Eventmanagementsystem
Verwalten Sie alle Ihre Veranstaltungen, wie Gipfeltreffen, Kongresse, Seminare, Ausstellungen, Festivals und Abschlussfeiern, auf einer einzigen Plattform mit Programmübersichten, Referenten, Registrierung, Archiv und Berichten.
Übersicht des Eventmanagement-Moduls
Das Eventmanagement-Modul ermöglicht Ihnen die Planung, Ankündigung, Dokumentation und Archivierung aller internen und externen Veranstaltungen über eine digitale Plattform. Sie können verschiedenste Formate wie Gipfeltreffen, Kongresse, Seminare, Ausstellungen, Organisationsveranstaltungen, Workshops, Frühlingsfeste, medizinische Kongresse und Abschlussfeiern mit einem einzigen System verwalten.
Durchgängiger digitaler Prozess
Es ermöglicht Ihnen, den gesamten Prozess von der Veranstaltungsidee und Programmgestaltung bis hin zur Registrierung, Archivierung und Berichterstattung über ein einziges Dashboard zu verwalten.
Unternehmenskalender und Ankündigungen
Alle Veranstaltungen sind im Firmenkalender aufgeführt; Ihre Zielgruppen können mit einem einzigen Klick auf die Details zugreifen, und die Ankündigungen bleiben einheitlich und aktuell.
Starke Registrierungs- und Teilnehmerverwaltung
Online-Registrierung, Einladungen, Teilnahmebestätigung, Namensschildgenerierung und Teilnehmerlisten sind alle in einem einzigen System integriert.
Archiv- und Speicherverwaltung
Broschüren, Kataloge, Einladungen, Bücher und vergangene Programme werden in das System hochgeladen und verwandeln so Ihre Veranstaltungsreihe (1., 2., ..., 20.) in ein Unternehmensgedächtnis.
Ereignistypen und -umfang
Es ist darauf ausgelegt, alle Veranstaltungsformate – akademische, kulturelle, sportliche und geschäftliche – unter einem Dach zu verwalten.
Gipfeltreffen, Kongress, Konferenz
- Strukturen mit mehreren Sitzungen, parallele Säle und mehrtägige Programme.
- Präsentationen, Podiumsdiskussionen, Posterpräsentationen und Sondersitzungen.
Seminar, Workshop
- Schneller Aufbau für kleine bis mittelgroße Veranstaltungen.
- Teilnehmerbegrenzungen, Registrierungsanforderungen und Arbeitsgruppenmanagement.
Ausstellung, Messe, Produkteinführung
- Standzuweisung, Hallen-/Bereichsplanung und logistische Informationen.
- Sponsoring durch Unternehmen, Raumnutzungspläne und Besucherströme.
Frühlingsfest & Abschlussfeier
- Frühlingsfeste, Konzerte, Campusveranstaltungen
- Abschlussfeiern, Protokolllisten und Ablaufplanung.
Programm-, Sitzungs- und Referentenmanagement
Es beinhaltet ein detailliertes Planungssystem, das alles von Anfang bis Ende durchplant, einschließlich Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Session und Sprecherdetails.
1. Hauptstruktur der Veranstaltung
Definition des Veranstaltungsnamens, des Themas, des Datumsbereichs, der Zielgruppe und der übergeordneten Ziele.
2. Veranstaltungsort- und Zeitplanung
Raum-/Saaldefinitionen, maximale Kapazität und technische Anforderungen müssen eingegeben werden.
Sitzung 3 & Hinzufügung von Referenten
Die Titel der Sitzungen, die Referenten, die Diskussionsteilnehmer und die Moderatoren werden festgelegt; außerdem werden die Zeiten und Dauern endgültig bestimmt.
4. Erstellen eines Programmkalenders
Automatische oder halbautomatische Erstellung detaillierter Tages- und Zimmerpläne; Produktion von Print- und Webversionen.
5. Änderungen in letzter Minute
Änderungen bezüglich Sitzung, Referent oder Raum werden in Echtzeit im Kalender und auf den Teilnehmerregistrierungsbildschirmen angezeigt.
Registrierungs-, Teilnehmer- und Einladungsmanagement
Es übernimmt die Online-Registrierung für alle Veranstaltungen, segmentiert die Teilnehmer und automatisiert den Einladungsprozess.
- Anpassbare Anmeldeformulare je nach Veranstaltung.
- Felder für die Art der Teilnahme (Student, Wissenschaftler, eingeladener Gast, Sponsor usw.)
- Kontrollkästchen (Datenschutzrichtlinie, DSGVO, Foto-/Videoerlaubnis usw.)
- E-Mail-Einladungen und digitale Einladungslinks
- Klare Nachverfolgung des Teilnahmestatus mit Genehmigen/Ablehnen-Schaltflächen.
- Namensschilder, Anwesenheitslisten, Teilnehmerlisten für einzelne Sitzungen
- Zufriedenheitsbefragungen und sitzungsbezogene Evaluationen nach der Veranstaltung.
- Der Redner, der Inhalt, die Organisation und der Veranstaltungsort sind die Bewertungskriterien.
- Verknüpfung von Umfrageergebnissen mit Berichten und Veranstaltungsreihen.
Veranstaltungsarchiv, Broschüren- und Publikationsmanagement
Alle Ergebnisse jeder Veranstaltung werden in einem einzigen Archiv gesammelt; dadurch entsteht ein starkes Organisationsgedächtnis für zukünftige Organisationen.
Broschüren, Einladungen, Kataloge
Veranstaltungsbroschüren, Einladungen, Programmhefte und Kataloge werden als PDFs in das System hochgeladen und sind auf der Seite „Vergangene Veranstaltungen“ abrufbar.
Wiederkehrende Veranstaltungsreihe
Ereignisse wie „1. Nationalkongress“, „2. Nationalkongress“ ... „20. Nationalkongress“ sind in einer Reihe von Versionen unter demselben Baum archiviert.
Präsentationen und Vorträge
Präsentationen, Aufsätze und Buchkapitel aus den einzelnen Sitzungen sind mit den jeweiligen Sitzungen verlinkt; sie können gegebenenfalls mit den Teilnehmern geteilt werden.
Foto- und Videogalerie
Albumstruktur für Fotos und Videos von Veranstaltungen; Galerieansichten filterbar nach Jahr, Veranstaltung und Ort.
Analysen, Berichterstattung und strategische Ausrichtung
Es bietet Dashboards, auf denen Sie Teilnehmer-, Verteilungs-, Feedback- und Wirkungsanalysen für Ihre Veranstaltungen an einem Ort einsehen können.
Teilnehmerprofil
- Teilnehmerzahl, Rollenverteilung (Student, Hochschulangehöriger, Branchenvertreter usw.).
- Teilnahmestatistiken nach Stadt, Land und Institution.
Veranstaltungsleistung
- Anmelde-/Teilnahmequoten, Saalbelegungsraten
- Die beliebtesten Sessions, Referenten und Themen.
Feedbackanalyse
- Umfrageergebnisse, Zufriedenheitswerte, NPS und andere Kennzahlen.
- Vorschläge und Aktionslisten für zukünftige Veranstaltungen
Serien-Event-Vergleiche
- Vergleiche der Beteiligung und der Auswirkungen verschiedener Reihen wie beispielsweise „1. – 5. – 10. Kongress“
- Trends und Wachstumsdiagramme im Zeitverlauf.
Integration in das TOKU-Ökosystem
Das Event-Management-System integriert sich nahtlos in andere Module der TOKU-Plattform und bietet so ein durchgängiges Nutzererlebnis.
Website-Community-Management
Veranstaltungen werden automatisch auf mehreren Websites (Fakultät, Abteilung, Zentrum, Club usw.) verteilt; Kalender und Anmeldelinks werden synchronisiert.
Informationssystem für Studentenangelegenheiten und Alumni
Spezielle Veranstaltungen für Studierende und Alumni werden in die Informationssysteme der Studierendenverwaltung und der Alumni integriert, um gezielte Einladungslisten zu erstellen.
Weiterbildungs- und Trainingsmanagement
Die Bildungs- und Kursaktivitäten, die in Verbindung mit Educatum360 und dem Trainee-System durchgeführt werden, umfassen Prüfungs-, Zertifizierungs- und Weiterbildungsprozesse.
Turniere und Sportorganisationen
Sportorganisationen können das Turnierverwaltungssystem integrieren, um Spielpläne, Ergebnisse und Siegerehrungen im Rahmen derselben Veranstaltung zu verwalten.
Galerie
Beispielhafte Screenshots von Veranstaltungskalendern, Programmseiten, Anmeldeformularen und Berichtstafeln.
Häufig gestellte Fragen
Ja. Viele verschiedene Formate, wie Gipfeltreffen, Konferenzen, Seminare, Ausstellungen, Frühlingsfeste, Abschlussfeiern und medizinische Konferenzen, können mit unterschiedlichen Vorlagen und Arbeitsabläufen auf der Grundlage derselben Kernstruktur verwaltet werden.
Sie können relevante PDFs, Kataloge, Bücher und Broschüren als Dateien von der Veranstaltungsdetailseite hochladen. Diese Dateien werden sowohl im Veranstaltungsarchiv als auch unter dem jeweiligen Jahr/der jeweiligen Reihe aufgelistet.
Nein. Sie können eine Veranstaltung als „Serie“ definieren und sie für das folgende Jahr wiederholen; indem Sie einfach Datum, Sitzung und Referenten ändern, können Sie in wenigen Minuten eine neue Veranstaltungsversion erstellen.