Système de gestion d'événements
Gérez tous vos événements, tels que sommets, congrès, séminaires, expositions, festivals et remises de diplômes, sur une seule plateforme avec programmes, intervenants, inscriptions, archives et rapports.
Présentation du module de gestion des événements
Le module de gestion d'événements vous permet de planifier, d'annoncer, d'enregistrer et d'archiver les résultats de tous vos événements internes et externes via une plateforme numérique. Vous pouvez gérer une grande variété de formats, tels que sommets, congrès, séminaires, expositions, associations, ateliers, fêtes de printemps, congrès médicaux et cérémonies de remise de diplômes, à partir d'un seul système.
Processus numérique de bout en bout
Il vous permet de gérer l'intégralité du processus, de l'idée d'événement et de la conception du programme à l'inscription, l'archivage et la production de rapports, le tout à partir d'un seul tableau de bord.
Calendrier et annonces de l'entreprise
Tous les événements sont répertoriés dans le calendrier de l'entreprise ; vos publics cibles peuvent accéder aux détails en un seul clic, et les annonces restent cohérentes et à jour.
Gestion efficace des inscriptions et des participants
L’inscription en ligne, les invitations, la confirmation de présence, la génération des badges nominatifs et les listes de participants sont tous intégrés dans un seul système.
Gestion des archives et de la mémoire
Brochures, catalogues, invitations, livres et programmes antérieurs sont téléchargés dans le système, transformant ainsi votre série d'événements (1er, 2e, ..., 20e) en mémoire d'entreprise.
Types d'événements et étendue
Il est conçu pour gérer tous les types d'événements – académiques, culturels, sportifs et d'entreprise – sous un même toit.
Sommet, Congrès, Conférence
- Structures à plusieurs sessions, salles parallèles et programmes sur plusieurs jours.
- Présentations, panels, présentations par affiches et séances spéciales.
Séminaire, atelier
- Installation rapide pour les événements de petite et moyenne taille.
- Limites de participants, exigences d'inscription et gestion des groupes de travail.
Exposition, Foire, Lancement
- Attribution des stands, planification des halls/zones et informations logistiques.
- Commandites d'entreprises, plans d'utilisation de l'espace et flux de visiteurs.
Fête du printemps et remise des diplômes
- Fêtes de printemps, concerts, événements sur le campus
- Cérémonies de remise de diplômes, listes de protocoles et gestion du déroulement des événements.
Gestion des programmes, des sessions et des intervenants
Il comprend un moteur de planification détaillé qui gère tout de bout en bout, y compris la date, l'heure, le lieu, la session et les informations sur les intervenants.
1. Structure principale de l'événement
Définir le nom de l'événement, son thème, sa période, son public cible et ses objectifs généraux.
2. Planification du lieu et de l'horaire
Les définitions des salles/halls, leur capacité maximale et les exigences techniques doivent être saisies.
Séance 3 et ajout d'intervenants
Les titres des sessions, les intervenants, les panélistes et les modérateurs seront attribués ; les horaires et les durées seront finalisés.
4. Création d'un calendrier de programme
Génération automatique ou semi-automatique de programmes détaillés quotidiens et pièce par pièce ; production de versions imprimées et web.
5. Changements de dernière minute
Les modifications apportées aux sessions, aux intervenants ou aux salles sont affichées en temps réel sur le calendrier et les écrans d'inscription des participants.
Gestion des inscriptions, des participants et des invitations
Il gère les inscriptions en ligne pour tous les événements, segmente les participants et automatise le processus d'invitation.
- Formulaires d'inscription personnalisables en fonction des événements.
- Champs relatifs au type de participation (étudiant, universitaire, invité, sponsor, etc.)
- Cases à cocher (politique de confidentialité des données, RGPD, autorisation de photos/vidéos, etc.)
- Invitations par courriel et liens d'invitation numériques
- Suivi clair du statut de participation grâce aux boutons Approuver/Rejeter.
- Badges nominatifs, listes de présence, listes de participants par session
- Enquêtes de satisfaction post-événement et d'évaluation des sessions.
- L'orateur, le contenu, l'organisation et le lieu sont les éléments à évaluer.
- Relier les résultats des enquêtes aux rapports et aux séries d'événements.
Gestion des archives d'événements, des brochures et des publications
Tous les résultats de chaque événement sont rassemblés dans une seule archive, créant ainsi une mémoire organisationnelle solide pour les organisations futures.
Brochures, invitations, catalogues
Les brochures, invitations, programmes et catalogues des événements sont téléchargés dans le système au format PDF et deviennent accessibles sur la page des événements passés.
Série d'événements récurrents
Les événements tels que « 1er Congrès national », « 2e Congrès national »… « 20e Congrès national » sont archivés en plusieurs versions sous le même arbre.
Présentations et articles
Les présentations, les articles et les chapitres d'ouvrages issus des sessions sont liés aux sessions respectives ; ils peuvent être partagés avec les participants le cas échéant.
Galerie photos et vidéos
Structure d'album pour les photos et vidéos de l'événement ; écrans de galerie filtrables par année, événement et lieu.
Analyse, rapports et perspectives stratégiques
Il propose des tableaux de bord permettant de consulter, au même endroit, les analyses relatives aux participants, à la distribution, aux commentaires et à l'impact de vos événements.
Profil du participant
- Nombre de participants, répartition des rôles (étudiant, universitaire, représentant de l'industrie, etc.)
- Statistiques de participation par ville, pays et institution.
Spectacle événementiel
- taux d'inscription/de participation, taux d'occupation des salles
- Les sessions, les intervenants et les thèmes les plus populaires.
Analyse des commentaires
- Résultats de l'enquête, scores de satisfaction, NPS et autres indicateurs.
- Suggestions et listes d'actions pour les événements futurs
Comparaisons d'événements en série
- Comparaisons de la participation et de l'impact entre des séries telles que « 1er – 5e – 10e Congrès »
- Graphiques des tendances et de la croissance au fil du temps.
Intégration à l'écosystème TOKU
Le système de gestion d'événements s'intègre parfaitement aux autres modules de la plateforme TOKU, offrant une expérience de bout en bout.
Gestion de communauté de site web
Les événements sont automatiquement diffusés sur plusieurs sites web (faculté, département, centre, club, etc.) ; les calendriers et les liens d'inscription sont synchronisés.
Système d'information sur les affaires étudiantes et les anciens élèves
Les événements spéciaux destinés aux étudiants et aux anciens élèves sont intégrés aux systèmes d'information sur les affaires étudiantes et les anciens élèves afin de créer des listes d'invités ciblées.
Gestion de la formation continue
Les activités éducatives et les cours, en collaboration avec Educatum360 et le système de formation, englobent les processus d'examen, de certification et de poursuite d'études.
Tournois et organisations sportives
Les organisations sportives peuvent s'intégrer au système de gestion des tournois pour gérer les rencontres, les résultats et les cérémonies de remise des prix sous l'égide d'un même événement.
Galerie
Exemples de captures d'écran de calendriers d'événements, de pages de programmes, de formulaires d'inscription et de tableaux de bord de rapports.
Foire aux questions
Oui. De nombreux formats différents, tels que les sommets, les conférences, les séminaires, les expositions, les fêtes de printemps, les cérémonies de remise de diplômes et les congrès médicaux, peuvent être gérés avec différents modèles et flux de travail basés sur la même structure de base.
Vous pouvez téléverser des fichiers PDF, des catalogues, des livres et des brochures pertinents depuis la page de détails de l'événement. Ces fichiers sont répertoriés à la fois dans les archives de l'événement et sous l'année/série correspondante.
Non. Vous pouvez définir un événement comme une « série » et le reproduire l'année suivante ; en modifiant simplement la date, la session et l'intervenant, vous pouvez créer une nouvelle version de l'événement en quelques minutes.