Sistema di gestione degli eventi
Gestisci tutti i tuoi eventi, come summit, congressi, seminari, mostre, festival e lauree, in un'unica piattaforma con programmi, relatori, registrazioni, archivi e report.
Panoramica del modulo di gestione degli eventi
Il modulo di gestione eventi consente di pianificare, annunciare, registrare e archiviare i risultati di tutti i vostri eventi interni ed esterni tramite una piattaforma digitale. È possibile gestire un'ampia varietà di formati, come summit, congressi, seminari, fiere, eventi organizzati, workshop, festival di primavera, congressi medici e cerimonie di laurea, da un unico sistema.
Processo digitale end-to-end
Consente di gestire l'intero processo, dall'ideazione dell'evento e dalla progettazione del programma alla registrazione, all'archiviazione e alla reportistica, tutto da un'unica dashboard.
Calendario aziendale e annunci
Tutti gli eventi sono elencati nel calendario aziendale; il tuo pubblico di riferimento può accedere ai dettagli con un solo clic e gli annunci rimangono coerenti e aggiornati.
Ottima gestione delle registrazioni e dei partecipanti
La registrazione online, gli inviti, la conferma della partecipazione, la generazione del badge nominativo e gli elenchi dei partecipanti sono tutti integrati in un unico sistema.
Gestione degli archivi e della memoria
Brochure, cataloghi, inviti, libri e programmi passati vengono caricati nel sistema, trasformando la serie di eventi (1°, 2°, ..., 20°) in un ricordo aziendale.
Tipi di eventi e ambito
È progettato per gestire tutti i formati di eventi: accademici, culturali, sportivi e aziendali, sotto lo stesso tetto.
Vertice, Congresso, Conferenza
- Strutture multi-sessione, sale parallele e programmi di più giorni.
- Presentazioni, panel, presentazioni di poster e sessioni speciali.
Seminario, Workshop
- Installazione rapida per eventi di piccole e medie dimensioni.
- Limiti dei partecipanti, requisiti di registrazione e gestione dei gruppi di lavoro.
Mostra, Fiera, Lancio
- Assegnazione degli stand, pianificazione delle sale/aree e informazioni logistiche.
- Sponsorizzazioni aziendali, piani di utilizzo degli spazi e flusso di visitatori.
Festa di Primavera e Laurea
- Festival di primavera, concerti, eventi del campus
- Cerimonie di laurea, liste di protocollo e gestione del flusso di scena.
Gestione di programmi, sessioni e relatori
Include un motore di pianificazione dettagliato che pianifica tutto dall'inizio alla fine, inclusi i dettagli di data, ora, luogo, sessione e relatore.
1. Struttura principale dell'evento
Definire il nome dell'evento, il tema, l'intervallo di date, il pubblico di destinazione e gli obiettivi generali.
2. Pianificazione del luogo e del tempo
È necessario inserire le definizioni di sala/sala, la capacità massima e i requisiti tecnici.
Sessione 3 e aggiunta di relatori
Verranno assegnati i titoli delle sessioni, i relatori, i relatori e i moderatori; saranno definiti anche gli orari e la durata.
4. Creazione di un calendario di programma
Generazione automatica o semiautomatica di programmi giornalieri dettagliati e stanza per stanza; produzione di versioni cartacee e web.
5. Modifiche dell'ultimo minuto
Le modifiche a sessioni, relatori o aule vengono visualizzate in tempo reale sul calendario e sulle schermate di registrazione dei partecipanti.
Gestione delle registrazioni, dei partecipanti e degli inviti
Gestisce le registrazioni online per tutti gli eventi, segmenta i partecipanti e automatizza il processo di invito.
- Moduli di registrazione personalizzabili in base agli eventi.
- Campi relativi al tipo di partecipazione (studente, accademico, ospite invitato, sponsor, ecc.)
- Caselle di controllo (informativa sulla privacy dei dati, GDPR, autorizzazione per foto/video, ecc.)
- Inviti via e-mail e link di invito digitale
- Monitoraggio chiaro dello stato di partecipazione con i pulsanti Approva/Rifiuta.
- Badge nominativi, elenchi delle presenze, elenchi dei partecipanti basati sulle sessioni
- Sondaggi di valutazione post-evento e basati sulle sessioni.
- Aree di valutazione degli oratori, dei contenuti, dell'organizzazione e della sede.
- Collegamento dei risultati dei sondaggi con report e serie di eventi.
Archivio eventi, gestione brochure e pubblicazioni
Tutti i risultati di ogni evento vengono raccolti in un unico archivio, creando una solida memoria organizzativa per le organizzazioni future.
Brochure, inviti, cataloghi
Le brochure degli eventi, gli inviti, i libretti dei programmi e i cataloghi vengono caricati nel sistema come PDF e diventano accessibili nella pagina degli eventi passati.
Serie di eventi ricorrenti
Eventi come "1° Congresso Nazionale", "2° Congresso Nazionale" ... "20° Congresso Nazionale" sono archiviati in una serie di versioni sotto lo stesso albero.
Presentazioni e documenti
Le presentazioni, gli articoli e i capitoli di libri delle sessioni sono collegati alle rispettive sessioni e possono essere condivisi con i partecipanti, se opportuno.
Galleria fotografica e video
Struttura dell'album per foto e video dell'evento; schermate della galleria filtrabili per anno, evento e luogo.
Analisi, reporting e prospettive strategiche
Fornisce dashboard in cui è possibile visualizzare in un unico posto le analisi dei partecipanti, della distribuzione, del feedback e dell'impatto dei propri eventi.
Profilo del partecipante
- Numero di partecipanti, distribuzione dei ruoli (studente, accademico, rappresentante dell'industria, ecc.)
- Statistiche sulla partecipazione per città, paese e istituzione.
Performance dell'evento
- Tariffe di registrazione/partecipazione, tariffe di occupazione delle sale
- Le sessioni, i relatori e i temi più popolari.
Analisi del feedback
- Risultati dei sondaggi, punteggi di soddisfazione, NPS e altre metriche.
- Suggerimenti ed elenchi di azioni per eventi futuri
Confronti tra eventi di serie
- Confronti di partecipazione e impatto tra serie come "1° – 5° – 10° Congresso"
- Grafici di tendenza e crescita nel tempo.
Integrazione con l'ecosistema TOKU
Il sistema di gestione degli eventi si integra perfettamente con gli altri moduli della piattaforma TOKU, offrendo un'esperienza end-to-end.
Gestione della community del sito web
Gli eventi vengono distribuiti automaticamente su più siti web (facoltà, dipartimento, centro, club, ecc.); i calendari e i link di registrazione vengono sincronizzati.
Sistema informativo per gli affari studenteschi e gli ex studenti
Gli eventi speciali per studenti ed ex studenti vengono integrati con i sistemi informativi per gli affari studenteschi e gli ex studenti per creare elenchi di inviti mirati.
Gestione della formazione continua e dell'addestramento
Le attività formative e formative, in collaborazione con Educatum360 e il Trainee System, comprendono processi di esame, certificazione e continuazione.
Tornei e organizzazioni sportive
Le organizzazioni sportive possono integrarsi con il Tournament Management System per gestire partite, risultati e cerimonie di premiazione sotto lo stesso tetto dell'evento.
Galleria
Esempi di schermate di calendari di eventi, pagine di programmi, moduli di registrazione e bacheche di resoconti.
Domande frequenti
Sì. Molti formati diversi, come summit, conferenze, seminari, mostre, festival di primavera, cerimonie di laurea e congressi medici, possono essere gestiti con modelli e flussi di lavoro diversi basati sulla stessa struttura di base.
È possibile caricare PDF, cataloghi, libri e brochure pertinenti come file dalla pagina dei dettagli dell'evento. Questi file sono elencati sia nell'archivio dell'evento sia nell'anno/serie di riferimento.
No. Puoi definire un evento come una "serie" e replicarlo per l'anno successivo; semplicemente modificando la data, la sessione e il relatore, puoi creare una nuova versione dell'evento in pochi minuti.