System zarządzania wydarzeniami
Zarządzaj wszystkimi swoimi wydarzeniami, takimi jak szczyty, kongresy, seminaria, wystawy, festiwale i uroczystości ukończenia studiów, na jednej platformie z harmonogramami programów, prelegentami, rejestracją, archiwami i raportami.
Przegląd modułu zarządzania wydarzeniami
Moduł Zarządzania Wydarzeniami umożliwia planowanie, ogłaszanie, rejestrowanie i archiwizowanie wyników wszystkich wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych za pośrednictwem platformy cyfrowej. Możesz zarządzać szeroką gamą formatów, takich jak szczyty, kongresy, seminaria, wystawy, spotkania organizacyjne, warsztaty, festiwale wiosenne, kongresy medyczne i ceremonie ukończenia studiów, z poziomu jednego systemu.
Kompleksowy proces cyfrowy
Umożliwia zarządzanie całym procesem – od pomysłu na wydarzenie i projektu programu po rejestrację, archiwizację i raportowanie – wszystko z jednego pulpitu.
Kalendarz i ogłoszenia korporacyjne
Wszystkie wydarzenia są wymienione w kalendarzu korporacyjnym; odbiorcy docelowi mogą uzyskać dostęp do szczegółów za pomocą jednego kliknięcia, a ogłoszenia są spójne i aktualne.
Silna rejestracja i zarządzanie uczestnikami
Rejestracja online, zaproszenia, potwierdzanie obecności, generowanie identyfikatorów i list uczestników – wszystko to zintegrowane w jednym systemie.
Archiwum i zarządzanie pamięcią
Broszury, katalogi, zaproszenia, książki i programy archiwalne są przesyłane do systemu, dzięki czemu Twoja seria wydarzeń (1., 2., ..., 20.) staje się pamiątką firmową.
Typy i zakres zdarzeń
Rozwiązanie to umożliwia zarządzanie wszystkimi formatami wydarzeń – akademickimi, kulturalnymi, sportowymi i korporacyjnymi – pod jednym dachem.
Szczyt, Kongres, Konferencja
- Struktury wielosesyjne, sale równoległe i programy wielodniowe.
- Prezentacje, panele, prezentacje plakatowe i sesje specjalne.
Seminarium, Warsztat
- Szybka konfiguracja na potrzeby małych i średnich wydarzeń.
- Limity liczby uczestników, wymogi rejestracyjne i zarządzanie grupą roboczą.
Wystawa, Targi, Premiera
- Przydział stoisk, planowanie hali/obszaru i informacje logistyczne.
- Sponsorowanie przez korporacje, plany zagospodarowania przestrzeni i przepływ odwiedzających.
Festiwal Wiosny i Ukończenie Szkoły
- Festiwale wiosenne, koncerty, wydarzenia na terenie kampusu
- Uroczystości ukończenia studiów, listy protokołów i zarządzanie przebiegiem etapów.
Zarządzanie programem, sesjami i prelegentami
Zawiera szczegółowy moduł planowania, który planuje wszystko od początku do końca, łącznie z datą, godziną, miejscem, sesją i szczegółami dotyczącymi prelegentów.
1. Główna struktura wydarzenia
Zdefiniowanie nazwy wydarzenia, tematu, zakresu dat, grupy docelowej i celów ogólnych.
2. Planowanie miejsca i czasu
Należy wprowadzić definicje pomieszczeń/sali, maksymalną pojemność i wymagania techniczne.
Sesja 3 i dodawanie mówców
Tytuły sesji, prelegenci, paneliści i moderatorzy zostaną przydzieleni, a godziny i czas trwania zostaną ostatecznie ustalone.
4. Tworzenie kalendarza programu
Automatyczne lub półautomatyczne generowanie szczegółowych harmonogramów dziennych i dla poszczególnych pomieszczeń; produkcja wersji drukowanych i internetowych.
5. Zmiany w ostatniej chwili
Zmiany dotyczące sesji, prelegentów lub sali są na bieżąco widoczne w kalendarzu i na ekranach rejestracji uczestników.
Rejestracja, zarządzanie uczestnikami i zaproszeniami
Zajmuje się rejestracją online na wszystkie wydarzenia, segmentuje uczestników i automatyzuje proces zapraszania.
- Możliwość dostosowania formularzy rejestracyjnych do wydarzeń.
- Pola typu uczestnictwa (student, osoba naukowa, zaproszony gość, sponsor itp.)
- Pola wyboru (polityka prywatności danych, RODO, zgoda na zamieszczanie zdjęć/wideo itp.)
- Zaproszenia e-mailowe i linki do zaproszeń cyfrowych
- Przejrzyste śledzenie statusu uczestnictwa dzięki przyciskom Zatwierdź/Odrzuć.
- Identyfikatory imienne, listy obecności, listy uczestników sesji
- Ankiety oceniające satysfakcję i przebieg sesji po wydarzeniu.
- Ocenie podlegają mówca, treść, organizacja i miejsce.
- Łączenie wyników ankiet ze sprawozdaniami i seriami wydarzeń.
Archiwum wydarzeń, broszury i zarządzanie publikacjami
Wszystkie rezultaty każdego wydarzenia gromadzone są w jednym archiwum, co tworzy mocną pamięć organizacyjną dla przyszłych organizacji.
Broszury, zaproszenia, katalogi
Broszury, zaproszenia, programy i katalogi wydarzeń są przesyłane do systemu w formacie PDF i stają się dostępne na stronie z informacjami o minionych wydarzeniach.
Cykliczne serie wydarzeń
Wydarzenia takie jak „I Zjazd Narodowy”, „II Zjazd Narodowy” ... „XX Zjazd Narodowy” są zarchiwizowane w serii wersji pod tym samym drzewem.
Prezentacje i artykuły
Prezentacje, artykuły i rozdziały książek z poszczególnych sesji są powiązane z poszczególnymi sesjami; w razie potrzeby można je udostępniać uczestnikom.
Galeria zdjęć i wideo
Struktura albumu dla zdjęć i filmów z wydarzeń; ekrany galerii można filtrować według roku, wydarzenia i lokalizacji.
Analityka, raportowanie i perspektywy strategiczne
Zawiera pulpity nawigacyjne, na których możesz przeglądać analizy dotyczące uczestników, dystrybucji, opinii i wpływu Twoich wydarzeń – wszystko w jednym miejscu.
Profil uczestnika
- Liczba uczestników, podział ról (studenci, wykładowcy, przedstawiciele branży itp.)
- Statystyki uczestnictwa według miasta, kraju i instytucji.
Wydajność wydarzenia
- Wskaźniki rejestracji/uczestnictwa, wskaźniki obłożenia sal
- Najbardziej popularne sesje, prelegenci i tematy.
Analiza informacji zwrotnej
- Wyniki ankiet, wskaźniki satysfakcji, NPS i inne wskaźniki.
- Sugestie i listy działań na przyszłe wydarzenia
Porównania wydarzeń serii
- Porównanie uczestnictwa i wpływu w seriach takich jak „1. – 5. – 10. Kongres”
- Wykresy trendów i wzrostu na przestrzeni czasu.
Integracja z ekosystemem TOKU
System zarządzania wydarzeniami płynnie integruje się z innymi modułami platformy TOKU, zapewniając kompleksowe rozwiązanie.
Zarządzanie społecznością witryny internetowej
Wydarzenia są automatycznie dystrybuowane na wiele stron internetowych (wydział, katedra, ośrodek, klub itd.); kalendarze i linki do rejestracji są zsynchronizowane.
System Informacji o Studentach i Absolwentach
Wydarzenia specjalne dla studentów i absolwentów są zintegrowane z systemami informacji o studentach i absolwentach, co pozwala na tworzenie ukierunkowanych list zaproszonych osób.
Zarządzanie kształceniem ustawicznym i szkoleniami
Działania edukacyjne i oparte na kursach, realizowane we współpracy z Educatum360 i Trainee System, obejmują procesy egzaminowania, certyfikacji i kontynuacji.
Turnieje i organizacje sportowe
Organizacje sportowe mogą zintegrować się z systemem zarządzania turniejami, aby zarządzać rozgrywkami, wynikami i ceremoniami wręczania nagród w ramach jednego wydarzenia.
Galeria
Przykładowe zrzuty ekranu kalendarzy wydarzeń, stron programów, formularzy rejestracyjnych i tablic raportów.
Często zadawane pytania
Tak. Wiele różnych formatów, takich jak szczyty, konferencje, seminaria, wystawy, festiwale wiosenne, uroczystości ukończenia studiów i konferencje medyczne, można obsługiwać za pomocą różnych szablonów i przepływów pracy opartych na tej samej strukturze bazowej.
Możesz przesłać odpowiednie pliki PDF, katalogi, książki i broszury jako pliki ze strony ze szczegółami wydarzenia. Pliki te są wymienione zarówno w archiwum wydarzeń, jak i pod odpowiednim rokiem/seriami.
Nie. Możesz zdefiniować wydarzenie jako „serię” i powtórzyć je w kolejnym roku; wystarczy zmienić datę, sesję i prelegenta, a w kilka minut stworzysz nową wersję wydarzenia.