Система управления событиями
Управляйте всеми своими мероприятиями, такими как саммиты, конгрессы, семинары, выставки, фестивали и выпускные церемонии, на одной платформе, используя расписание программ, список докладчиков, регистрацию, архив и отчеты.
Обзор модуля управления событиями
Модуль управления мероприятиями позволяет планировать, объявлять, записывать и архивировать результаты всех ваших внутренних и внешних мероприятий через цифровую платформу. Вы можете управлять самыми разнообразными форматами, такими как саммиты, конгрессы, семинары, выставки, мероприятия организаций, мастер-классы, весенние фестивали, медицинские конгрессы и церемонии вручения дипломов, из одной системы.
Комплексный цифровой процесс
Это позволяет управлять всем процессом, от разработки идеи мероприятия и программы до регистрации, архивирования и составления отчетов, — все с одной панели управления.
Корпоративный календарь и объявления
Все мероприятия внесены в корпоративный календарь; ваша целевая аудитория может получить доступ к подробной информации одним щелчком мыши, а объявления остаются актуальными и соответствуют текущей ситуации.
Эффективная регистрация и управление участниками
Онлайн-регистрация, приглашения, подтверждение участия, генерация именных бейджей и списки участников — все это интегрировано в единую систему.
Архивирование и управление памятью
Брошюры, каталоги, приглашения, книги и программы прошлых мероприятий загружаются в систему, превращая вашу серию мероприятий (1-е, 2-е, ..., 20-е) в корпоративную память.
Типы и масштабы событий
Он предназначен для организации мероприятий всех форматов – академических, культурных, спортивных и корпоративных – под одной крышей.
Саммит, Конгресс, Конференция
- Многосессионная структура, параллельные залы и многодневные программы.
- Презентации, панельные дискуссии, стендовые доклады и специальные сессии.
Семинар, Мастер-класс
- Быстрая подготовка для мероприятий малого и среднего масштаба.
- Ограничения по количеству участников, требования к регистрации и управление рабочими группами.
Выставка, ярмарка, открытие
- Распределение стендов, планирование залов/зон и логистическая информация.
- Корпоративное спонсорство, планы использования площадей и потоки посетителей.
Весенний фестиваль и выпускной
- Весенние фестивали, концерты, мероприятия в кампусе
- Церемонии вручения дипломов, протокольные списки и организация потока участников на каждом этапе.
Управление программой, сессиями и спикерами.
В него входит детальная система планирования, которая продумывает все от начала до конца, включая дату, время, место проведения, сессию и информацию о докладчиках.
1. Основная структура мероприятия
Определение названия мероприятия, темы, временного диапазона, целевой аудитории и общих целей.
2. Планирование места и времени проведения мероприятия
Необходимо указать характеристики помещений/залов, максимальную вместимость и технические требования.
Сессия 3 и добавление докладчиков
Будут назначены названия сессий, докладчики, участники дискуссий и модераторы; также будут окончательно определены время и продолжительность мероприятий.
4. Создание календаря программы
Автоматическое или полуавтоматическое создание подробных ежедневных и покомнатных расписаний; подготовка печатных и веб-версий.
5. Изменения в последнюю минуту
Изменения в расписании, составе докладчиков или помещении отображаются в режиме реального времени на экранах календаря и регистрации участников.
Регистрация, управление участниками и приглашениями.
Она обрабатывает онлайн-регистрацию на все мероприятия, сегментирует участников и автоматизирует процесс рассылки приглашений.
- Настраиваемые регистрационные формы в зависимости от мероприятия.
- Тип участия (студент, преподаватель, приглашенный гость, спонсор и т. д.)
- Флажки (политика конфиденциальности данных, GDPR, разрешение на фото/видеосъемку и т. д.)
- Приглашения по электронной почте и ссылки на цифровые приглашения
- Наглядное отслеживание статуса участия с помощью кнопок «Одобрить»/«Отклонить».
- Именные бейджи, списки участников, списки участников по сессиям.
- Опросы удовлетворенности после мероприятия и оценки по итогам сессий.
- Критериями оценки являются докладчик, содержание, организация и место проведения.
- Сопоставление результатов опросов с отчетами и сериями мероприятий.
Архив мероприятий, управление брошюрами и публикациями.
Все результаты каждого мероприятия собираются в едином архиве, создавая прочную организационную память для будущих организаций.
Брошюры, приглашения, каталоги
Брошюры, приглашения, программные буклеты и каталоги мероприятий загружаются в систему в формате PDF и становятся доступными на странице прошедших мероприятий.
Серия повторяющихся событий
Такие события, как «1-й Национальный конгресс», «2-й Национальный конгресс» и «20-й Национальный конгресс», архивированы в нескольких версиях под одним и тем же деревом.
Презентации и доклады
Презентации, доклады и главы книг, представленные на сессиях, связаны с соответствующими сессиями; при необходимости ими можно поделиться с участниками.
Фото- и видеогалерея
Структура альбома для фотографий и видео с мероприятий; экраны галереи с возможностью фильтрации по году, мероприятию и месту проведения.
Аналитика, отчетность и стратегический прогноз
Он предоставляет панели мониторинга, где вы можете просматривать данные об участниках, распределении, отзывах и результатах ваших мероприятий — все в одном месте.
Профиль участника
- Количество участников, распределение ролей (студент, преподаватель, представитель отрасли и т. д.)
- Статистика участия по городам, странам и учреждениям.
Выполнение мероприятий
- Показатели регистрации/участия, заполняемость залов
- Самые популярные сессии, докладчики и темы.
Анализ обратной связи
- Результаты опросов, оценки удовлетворенности, NPS и другие показатели.
- Предложения и списки действий для будущих мероприятий
Сравнение событий серии
- Сравнение уровня участия и влияния в различных сериях мероприятий, таких как «1-й – 5-й – 10-й Конгресс».
- Тенденции и графики роста во времени.
Интеграция с экосистемой TOKU
Система управления мероприятиями легко интегрируется с другими модулями платформы TOKU, обеспечивая комплексное взаимодействие.
Управление сообществом на веб-сайте
Информация о мероприятиях автоматически распространяется по нескольким веб-сайтам (факультета, кафедры, центра, клуба и т. д.); календари и ссылки для регистрации синхронизируются.
Система информации о студентах и выпускниках
Специальные мероприятия для студентов и выпускников интегрируются с системами учета информации о студентах и выпускниках для создания целевых списков приглашений.
Управление непрерывным образованием и повышением квалификации
Образовательные и курсовые мероприятия, проводимые совместно с Educatum360 и системой подготовки кадров, включают в себя процессы экзаменации, сертификации и повышения квалификации.
Турниры и спортивные организации
Спортивные организации могут интегрироваться с системой управления турнирами, чтобы управлять расписанием матчей, результатами и церемониями награждения в рамках одного мероприятия.
Галерея
Примеры скриншотов календарей мероприятий, страниц программ, регистрационных форм и досок отчетов.
Часто задаваемые вопросы
Да. Многие различные форматы, такие как саммиты, конференции, семинары, выставки, весенние фестивали, церемонии вручения дипломов и медицинские конференции, могут быть организованы с использованием различных шаблонов и рабочих процессов, основанных на одной и той же базовой структуре.
На странице с подробной информацией о мероприятии вы можете загрузить соответствующие PDF-файлы, каталоги, книги и брошюры. Эти файлы отображаются как в архиве мероприятия, так и по соответствующему году/серии.
Нет. Вы можете определить мероприятие как «серию» и повторить его в следующем году; просто изменив дату, сессию и докладчика, вы можете создать новую версию мероприятия за считанные минуты.