نظام إدارة الفعاليات
قم بإدارة جميع فعالياتك، مثل القمم والمؤتمرات والندوات والمعارض والمهرجانات وحفلات التخرج، في منصة واحدة تتضمن جداول البرامج والمتحدثين والتسجيل والأرشيفات والتقارير.
نظرة عامة على وحدة إدارة الأحداث
تتيح لك وحدة إدارة الفعاليات تخطيط جميع فعالياتك الداخلية والخارجية والإعلان عنها وتسجيل نتائجها وأرشفتها عبر منصة رقمية. يمكنك إدارة مجموعة واسعة من الفعاليات، مثل القمم والمؤتمرات والندوات والمعارض والمنظمات وورش العمل ومهرجانات الربيع والمؤتمرات الطبية وحفلات التخرج، من خلال نظام واحد.
عملية رقمية متكاملة
يتيح لك إدارة العملية بأكملها، بدءًا من فكرة الحدث وتصميم البرنامج وحتى التسجيل والأرشفة وإعداد التقارير، كل ذلك من لوحة تحكم واحدة.
التقويم والإعلانات الخاصة بالشركة
جميع الفعاليات مدرجة في التقويم المؤسسي؛ ويمكن لجمهورك المستهدف الوصول إلى التفاصيل بنقرة واحدة، وتبقى الإعلانات متسقة ومحدثة.
نظام تسجيل وإدارة مشاركين قوي
يتم دمج التسجيل عبر الإنترنت، والدعوات، وتأكيد الحضور، وإصدار بطاقات الأسماء، وقوائم المشاركين في نظام واحد.
إدارة الأرشيف والذاكرة
يتم تحميل الكتيبات والكتالوجات والدعوات والكتب والبرامج السابقة إلى النظام، مما يحول سلسلة فعالياتك (الأولى، الثانية، ...، العشرين) إلى ذاكرة مؤسسية.
أنواع الأحداث ونطاقها
تم تصميمه لإدارة جميع أنواع الفعاليات - الأكاديمية والثقافية والرياضية والشركات - تحت سقف واحد.
قمة، مؤتمر، اجتماع
- هياكل متعددة الجلسات، وقاعات متوازية، وبرامج متعددة الأيام.
- العروض التقديمية، والجلسات النقاشية، وعروض الملصقات، والجلسات الخاصة.
ندوة، ورشة عمل
- إعداد سريع للفعاليات الصغيرة والمتوسطة الحجم.
- حدود المشاركين، ومتطلبات التسجيل، وإدارة مجموعات العمل.
معرض، معرض، إطلاق
- تخصيص الأكشاك، وتخطيط القاعة/المنطقة، والمعلومات اللوجستية.
- الرعاية المؤسسية، وخطط استخدام المساحات، وتدفق الزوار.
مهرجان الربيع والتخرج
- مهرجانات الربيع، والحفلات الموسيقية، والفعاليات الجامعية
- حفلات التخرج، وقوائم البروتوكول، وإدارة سير العمل على المسرح.
إدارة البرامج والجلسات والمتحدثين
يتضمن محرك جدولة مفصل يخطط لكل شيء من البداية إلى النهاية، بما في ذلك التاريخ والوقت والمكان والجلسة وتفاصيل المتحدث.
1. الهيكل الرئيسي للحدث
تحديد اسم الحدث، وموضوعه، ونطاق تاريخه، والجمهور المستهدف، والأهداف العامة.
2. تخطيط المكان والوقت
يجب إدخال تعريفات الغرف/القاعات، والحد الأقصى للسعة، والمتطلبات الفنية.
الجلسة الثالثة وإضافة متحدثين
سيتم تحديد عناوين الجلسات والمتحدثين وأعضاء اللجنة والمنسقين؛ وسيتم تحديد الأوقات والمدد النهائية.
4. إنشاء جدول زمني للبرنامج
إنشاء جداول يومية مفصلة وجداول خاصة بكل غرفة بشكل آلي أو شبه آلي؛ وإنتاج نسخ مطبوعة ونسخ إلكترونية.
5. تغييرات اللحظة الأخيرة
تنعكس تغييرات الجلسة أو المتحدث أو الغرفة في الوقت الفعلي على التقويم وشاشات تسجيل المشاركين.
إدارة التسجيل والمشاركين والدعوات
يتولى النظام عمليات التسجيل عبر الإنترنت لجميع الفعاليات، ويصنف المشاركين، ويؤتمت عملية الدعوة.
- نماذج تسجيل قابلة للتخصيص بناءً على الفعاليات.
- حقول نوع المشاركة (طالب، أكاديمي، ضيف مدعو، راعي، إلخ).
- مربعات الاختيار (سياسة خصوصية البيانات، اللائحة العامة لحماية البيانات، إذن الصور/الفيديو، إلخ)
- دعوات البريد الإلكتروني وروابط الدعوات الرقمية
- تتبع واضح لحالة المشاركة باستخدام أزرار الموافقة/الرفض.
- بطاقات تعريفية، قوائم الحضور، قوائم المشاركين حسب الجلسة
- استطلاعات تقييم الرضا بعد الفعالية واستطلاعات التقييم القائمة على الجلسات.
- المتحدث، والمحتوى، والتنظيم، والمكان هي مجالات التقييم.
- ربط نتائج الاستطلاع بالتقارير وسلسلة الفعاليات.
أرشيف الفعاليات، وإدارة الكتيبات والمنشورات
يتم جمع جميع مخرجات كل حدث في أرشيف واحد؛ مما يخلق ذاكرة تنظيمية قوية للمنظمات المستقبلية.
كتيبات، دعوات، كتالوجات
يتم تحميل كتيبات الفعاليات والدعوات وكتيبات البرامج والفهارس إلى النظام بصيغة PDF وتصبح متاحة على صفحة الفعاليات السابقة.
سلسلة الأحداث المتكررة
يتم أرشفة أحداث مثل "المؤتمر الوطني الأول" و"المؤتمر الوطني الثاني" ... "المؤتمر الوطني العشرين" في سلسلة من الإصدارات تحت نفس الشجرة.
العروض التقديمية والأوراق البحثية
يتم ربط العروض التقديمية والأوراق البحثية وفصول الكتب من الجلسات بالجلسات المعنية؛ ويمكن مشاركتها مع المشاركين حسب الاقتضاء.
معرض الصور والفيديو
هيكل ألبوم لصور ومقاطع فيديو الفعاليات؛ شاشات عرض قابلة للتصفية حسب السنة والفعالية والموقع.
التحليلات والتقارير والتوقعات الاستراتيجية
يوفر لوحات معلومات يمكنك من خلالها عرض تحليلات المشاركين والتوزيع والتعليقات والتأثير لفعالياتك في مكان واحد.
ملف تعريف المشارك
- عدد المشاركين، وتوزيع الأدوار (طالب، أكاديمي، ممثل الصناعة، إلخ).
- إحصاءات المشاركة حسب المدينة والبلد والمؤسسة.
أداء الفعاليات
- معدلات التسجيل/المشاركة، معدلات إشغال القاعة
- الجلسات والمتحدثون والمواضيع الأكثر شعبية.
تحليل التغذية الراجعة
- نتائج الاستطلاع، ودرجات الرضا، ومؤشر صافي نقاط الترويج، وغيرها من المقاييس.
- اقتراحات وقوائم إجراءات للفعاليات المستقبلية
مقارنات أحداث السلسلة
- مقارنة المشاركة والتأثير بين سلاسل المؤتمرات مثل "المؤتمر الأول - الخامس - العاشر"
- رسوم بيانية للاتجاهات والنمو مع مرور الوقت.
التكامل مع نظام TOKU البيئي
يتكامل نظام إدارة الفعاليات بسلاسة مع الوحدات الأخرى على منصة TOKU، مما يوفر تجربة شاملة ومتكاملة.
إدارة مجتمع الموقع الإلكتروني
يتم توزيع الأحداث تلقائيًا عبر مواقع ويب متعددة (الكلية، القسم، المركز، النادي، إلخ)؛ ويتم مزامنة التقاويم وروابط التسجيل.
نظام معلومات شؤون الطلاب والخريجين
يتم دمج الفعاليات الخاصة بالطلاب والخريجين مع أنظمة معلومات شؤون الطلاب والخريجين لإنشاء قوائم دعوة مستهدفة.
إدارة التعليم والتدريب المستمر
تشمل الأنشطة التعليمية والقائمة على الدورات، والتي تعمل بالتنسيق مع Educatum360 ونظام المتدربين، عمليات الفحص والشهادات والاستمرار.
البطولات والمنظمات الرياضية
يمكن للمنظمات الرياضية التكامل مع نظام إدارة البطولات لإدارة المباريات والنتائج وحفلات توزيع الجوائز تحت مظلة حدث واحد.
معرض
أمثلة على لقطات شاشة لتقاويم الأحداث، وصفحات البرامج، ونماذج التسجيل، ولوحات التقارير.
الأسئلة الشائعة
نعم. يمكن إدارة العديد من الأشكال المختلفة، مثل القمم والمؤتمرات والندوات والمعارض ومهرجانات الربيع وحفلات التخرج والمؤتمرات الطبية، باستخدام قوالب وسير عمل مختلفة تستند إلى نفس الهيكل الأساسي.
يمكنك تحميل ملفات PDF والكتالوجات والكتب والنشرات ذات الصلة كملفات من صفحة تفاصيل الفعالية. تُدرج هذه الملفات في أرشيف الفعالية وتحت السنة/السلسلة ذات الصلة.
لا. يمكنك تعريف حدث ما على أنه "سلسلة" وتكراره للعام التالي؛ بمجرد تغيير التاريخ والجلسة والمتحدث، يمكنك إنشاء نسخة جديدة من الحدث في دقائق.