Sistema de gestión de eventos
Gestiona todos tus eventos, como cumbres, congresos, seminarios, exposiciones, festivales y graduaciones, en una única plataforma con programación, ponentes, registro, archivos e informes.
Descripción general del módulo de gestión de eventos
El Módulo de Gestión de Eventos le permite planificar, anunciar, registrar y archivar los resultados de todos sus eventos internos y externos a través de una plataforma digital. Puede gestionar una amplia variedad de formatos, como cumbres, congresos, seminarios, exposiciones, organizaciones, talleres, festivales de primavera, congresos médicos y ceremonias de graduación, desde un único sistema.
Proceso digital de extremo a extremo
Le permite gestionar todo el proceso, desde la idea del evento y el diseño del programa hasta el registro, el archivo y los informes, todo desde un único panel.
Calendario corporativo y anuncios
Todos los eventos aparecen en el calendario corporativo; su público objetivo puede acceder a los detalles con un solo clic y los anuncios se mantienen consistentes y actualizados.
Fuerte gestión de registros y participantes
El registro en línea, las invitaciones, la confirmación de asistencia, la generación de credenciales y las listas de participantes se integran en un solo sistema.
Gestión de archivos y memoria
Folletos, catálogos, invitaciones, libros y programas pasados se cargan en el sistema, transformando su serie de eventos (1º, 2º, ..., 20º) en memoria corporativa.
Tipos de eventos y alcance
Está diseñado para gestionar todos los formatos de eventos (académicos, culturales, deportivos y corporativos) bajo un mismo techo.
Cumbre, Congreso, Conferencia
- Estructuras multisesión, salas paralelas y programas de varios días.
- Presentaciones, paneles, presentaciones de posters y sesiones especiales.
Seminario, Taller
- Configuración rápida para eventos pequeños y medianos.
- Límites de participantes, requisitos de registro y gestión de grupos de trabajo.
Exposición, Feria, Lanzamiento
- Asignación de stands, planificación de salas/áreas e información logística.
- Patrocinios corporativos, planes de uso del espacio y flujo de visitantes.
Festival de Primavera y Graduación
- Festivales de primavera, conciertos, eventos en el campus.
- Ceremonias de graduación, listas de protocolo y gestión del flujo del escenario.
Gestión de programas, sesiones y ponentes
Incluye un motor de programación detallado que planifica todo de principio a fin, incluida la fecha, la hora, el lugar, la sesión y los detalles del orador.
1. Estructura principal del evento
Definir el nombre del evento, el tema, el rango de fechas, el público objetivo y los objetivos generales.
2. Planificación del lugar y el tiempo
Se deben ingresar las definiciones de sala/salón, la capacidad máxima y los requisitos técnicos.
Sesión 3 y adición de oradores
Se asignarán títulos de sesiones, oradores, panelistas y moderadores; y se definirán los horarios y duraciones.
4. Creación de un calendario de programas
Generación automática o semiautomática de horarios detallados diarios y habitación por habitación; producción de versiones impresas y web.
5. Cambios de última hora
Los cambios de sesión, ponente o sala se reflejan en tiempo real en el calendario y en las pantallas de registro de participantes.
Gestión de Registro, Participantes e Invitaciones
Gestiona las inscripciones online para todos los eventos, segmenta a los participantes y automatiza el proceso de invitación.
- Formularios de registro personalizables según eventos.
- Campos de tipo de participación (estudiante, académico, invitado, patrocinador, etc.)
- Casillas de verificación (política de privacidad de datos, RGPD, permiso para fotos/vídeos, etc.)
- Invitaciones por correo electrónico y enlaces de invitación digitales
- Seguimiento claro del estado de participación con los botones Aprobar/Rechazar.
- Credenciales, listas de asistencia, listas de participantes basadas en sesiones
- Encuestas de satisfacción post evento y evaluación de sesiones.
- El ponente, el contenido, la organización y el lugar son los ámbitos de evaluación.
- Conectar los resultados de la encuesta con informes y series de eventos.
Archivo de eventos, gestión de folletos y publicaciones
Todos los resultados de cada evento se recogen en un único archivo, creando una sólida memoria organizativa para futuras organizaciones.
Folletos, invitaciones, catálogos
Los folletos de eventos, las invitaciones, los folletos de programas y los catálogos se cargan en el sistema como archivos PDF y se puede acceder a ellos en la página de eventos pasados.
Serie de eventos recurrentes
Eventos como "1er Congreso Nacional", "2º Congreso Nacional" ... "20º Congreso Nacional" se archivan en una serie de versiones bajo el mismo árbol.
Presentaciones y artículos
Las presentaciones, artículos y capítulos de libros de las sesiones están vinculados a las respectivas sesiones; pueden compartirse con los participantes según corresponda.
Galería de fotos y vídeos
Estructura de álbum para fotos y vídeos de eventos; pantallas de galería filtrables por año, evento y ubicación.
Análisis, informes y perspectiva estratégica
Proporciona paneles donde puedes ver análisis de participantes, distribución, comentarios e impacto de tus eventos, todo en un solo lugar.
Perfil del participante
- Número de participantes, distribución de roles (estudiante, académico, representante de la industria, etc.)
- Estadísticas de participación por ciudad, país e institución.
Rendimiento del evento
- Tasas de inscripción/participación, tasas de ocupación de las salas
- Las sesiones, ponentes y temas más populares.
Análisis de retroalimentación
- Resultados de encuestas, puntuaciones de satisfacción, NPS y otras métricas.
- Sugerencias y listas de acciones para eventos futuros
Comparaciones de eventos en serie
- Comparaciones de participación e impacto entre series como "1er – 5to – 10mo Congreso"
- Tendencias y gráficos de crecimiento a lo largo del tiempo.
Integración con el ecosistema TOKU
El sistema de gestión de eventos se integra perfectamente con otros módulos de la plataforma TOKU, proporcionando una experiencia de extremo a extremo.
Gestión de la comunidad del sitio web
Los eventos se distribuyen automáticamente en múltiples sitios web (facultad, departamento, centro, club, etc.); los calendarios y los enlaces de registro están sincronizados.
Sistema de Información de Asuntos Estudiantiles y Exalumnos
Los eventos especiales para estudiantes y ex alumnos se integran con los sistemas de asuntos estudiantiles e información de ex alumnos para crear listas de invitación específicas.
Gestión de la formación y educación continua
Las actividades educativas y de cursos, trabajando en conjunto con Educatum360 y el Sistema de Trainee, abarcan procesos de examen, certificación y continuación.
Torneos y organizaciones deportivas
Las organizaciones deportivas pueden integrarse con el Sistema de Gestión de Torneos para gestionar partidos, resultados y ceremonias de premiación bajo el mismo paraguas del evento.
Galería
Capturas de pantalla de ejemplo de calendarios de eventos, páginas de programas, formularios de registro y paneles de informes.
Preguntas frecuentes
Sí. Se pueden gestionar diversos formatos, como cumbres, conferencias, seminarios, exposiciones, festivales de primavera, ceremonias de graduación y congresos médicos, con diferentes plantillas y flujos de trabajo basados en la misma estructura central.
Puede cargar archivos PDF, catálogos, libros y folletos relevantes desde la página de detalles del evento. Estos archivos se listan tanto en el archivo del evento como en el año o serie correspondiente.
No. Puedes definir un evento como una “serie” y replicarlo para el año siguiente; con solo cambiar la fecha, la sesión y el ponente, puedes crear una nueva versión del evento en minutos.