Sistema de gerenciamento de eventos
Gerencie todos os seus eventos, como cúpulas, congressos, seminários, exposições, festivais e formaturas, em uma única plataforma com programação, palestrantes, inscrições, arquivos e relatórios.
Visão geral do módulo de gerenciamento de eventos
O módulo de Gestão de Eventos permite planejar, anunciar, registrar e arquivar os resultados de todos os seus eventos internos e externos por meio de uma plataforma digital. Você pode gerenciar uma ampla variedade de formatos, como cúpulas, congressos, seminários, exposições, organizações, workshops, festivais de primavera, congressos médicos e cerimônias de formatura, tudo em um único sistema.
Processo Digital de Ponta a Ponta
Ele permite gerenciar todo o processo, desde a concepção da ideia do evento e o design do programa até o registro, o arquivamento e a geração de relatórios, tudo a partir de um único painel de controle.
Calendário e comunicados corporativos
Todos os eventos estão listados no calendário corporativo; seu público-alvo pode acessar os detalhes com um único clique, e os comunicados permanecem consistentes e atualizados.
Gestão eficaz de inscrições e participantes
O cadastro online, os convites, a confirmação de presença, a geração de crachás e as listas de participantes estão todos integrados em um único sistema.
Gestão de Arquivos e Memória
Brochuras, catálogos, convites, livros e programas anteriores são carregados no sistema, transformando sua série de eventos (1º, 2º, ..., 20º) em memória corporativa.
Tipos e escopo de eventos
Foi concebido para gerir todos os formatos de eventos – académicos, culturais, desportivos e corporativos – num só lugar.
Cúpula, Congresso, Conferência
- Estruturas com múltiplas sessões, salas paralelas e programas com vários dias de duração.
- Apresentações, painéis, apresentações de pôsteres e sessões especiais.
Seminário, Workshop
- Montagem rápida para eventos de pequeno a médio porte.
- Limites de participantes, requisitos de inscrição e gestão de grupos de trabalho.
Exposição, Feira, Lançamento
- Alocação de estandes, planejamento de pavilhões/áreas e informações logísticas.
- Patrocínios corporativos, planos de utilização do espaço e fluxo de visitantes.
Festival da Primavera e Formatura
- Festivais de primavera, concertos, eventos no campus
- Cerimônias de formatura, listas de protocolo e gerenciamento do fluxo de palco.
Gestão de programas, sessões e palestrantes
Inclui um mecanismo de agendamento detalhado que planeja tudo de ponta a ponta, incluindo data, hora, local, sessão e detalhes do palestrante.
1. Estrutura principal do evento
Definir o nome do evento, o tema, o período, o público-alvo e os objetivos gerais.
2. Planejamento de local e horário
É necessário inserir as definições da sala/auditório, a capacidade máxima e os requisitos técnicos.
Sessão 3 e Adição de Oradores
Os títulos das sessões, os palestrantes, os painelistas e os moderadores serão atribuídos; e os horários e a duração serão definidos.
4. Criando um calendário de programação
Geração automática ou semiautomática de horários diários e por cômodo detalhados; produção de versões impressas e para a web.
5. Alterações de última hora
Alterações de sessão, palestrante ou sala são refletidas em tempo real no calendário e nas telas de inscrição dos participantes.
Gestão de Inscrições, Participantes e Convites
A plataforma gerencia os cadastros online para todos os eventos, segmenta os participantes e automatiza o processo de convite.
- Formulários de inscrição personalizáveis com base nos eventos.
- Campos de tipo de participação (estudante, acadêmico, convidado, patrocinador, etc.)
- Caixas de seleção (política de privacidade de dados, RGPD, permissão para fotos/vídeos, etc.)
- Convites por e-mail e links para convites digitais
- Acompanhamento claro do status de participação com botões Aprovar/Rejeitar.
- Crachás de identificação, listas de presença, listas de participantes por sessão
- Pesquisas de satisfação pós-evento e avaliações baseadas em sessões.
- Áreas de avaliação: palestrante, conteúdo, organização e local.
- Conectar os resultados da pesquisa com relatórios e séries de eventos.
Gestão de Arquivo de Eventos, Brochuras e Publicações
Todos os resultados de cada evento são reunidos em um único arquivo, criando uma memória organizacional sólida para futuras organizações.
Brochuras, convites, catálogos
Folhetos de eventos, convites, programas e catálogos são carregados no sistema em formato PDF e ficam acessíveis na página de eventos passados.
Série de eventos recorrentes
Eventos como "1º Congresso Nacional", "2º Congresso Nacional" ... "20º Congresso Nacional" estão arquivados em uma série de versões na mesma árvore.
Apresentações e artigos
As apresentações, artigos e capítulos de livros das sessões estão vinculados às respectivas sessões e podem ser compartilhados com os participantes, conforme apropriado.
Galeria de Fotos e Vídeos
Estrutura de álbum para fotos e vídeos de eventos; telas da galeria filtráveis por ano, evento e local.
Análise, Relatórios e Perspectiva Estratégica
A plataforma oferece painéis onde você pode visualizar análises de participantes, distribuição, feedback e impacto dos seus eventos, tudo em um só lugar.
Perfil do participante
- Número de participantes, distribuição de funções (estudante, acadêmico, representante da indústria, etc.)
- Estatísticas de participação por cidade, país e instituição.
Apresentação do evento
- Taxas de inscrição/participação, taxas de ocupação do salão
- As sessões, palestrantes e temas mais populares.
Análise de feedback
- Resultados de pesquisas, índices de satisfação, NPS e outras métricas.
- Sugestões e listas de ações para eventos futuros
Comparações de eventos em série
- Comparação da participação e do impacto entre séries como "1º, 5º e 10º Congresso"
- Tendências e gráficos de crescimento ao longo do tempo.
Integração com o Ecossistema TOKU
O Sistema de Gestão de Eventos integra-se perfeitamente com outros módulos da plataforma TOKU, proporcionando uma experiência completa de ponta a ponta.
Gestão da comunidade do site
Os eventos são distribuídos automaticamente por vários sites (faculdade, departamento, centro, clube, etc.); os calendários e links de inscrição são sincronizados.
Sistema de Informações sobre Assuntos Estudantis e Ex-alunos
Eventos especiais para alunos e ex-alunos são integrados aos sistemas de assuntos estudantis e de informações de ex-alunos para criar listas de convidados direcionadas.
Gestão de Educação Continuada e Treinamento
As atividades educacionais e baseadas em cursos, em conjunto com a Educatum360 e o Sistema de Treinamento, abrangem processos de exame, certificação e continuidade.
Torneios e Organizações Esportivas
Organizações esportivas podem integrar-se ao Sistema de Gestão de Torneios para gerenciar jogos, resultados e cerimônias de premiação sob a mesma estrutura de evento.
Galeria
Exemplos de capturas de tela de calendários de eventos, páginas de programas, formulários de inscrição e painéis de relatórios.
Perguntas frequentes
Sim. Muitos formatos diferentes, como cúpulas, conferências, seminários, exposições, festivais de primavera, cerimônias de formatura e congressos médicos, podem ser gerenciados com diferentes modelos e fluxos de trabalho baseados na mesma estrutura central.
Você pode fazer o upload de PDFs, catálogos, livros e brochuras relevantes como arquivos a partir da página de detalhes do evento. Esses arquivos são listados tanto no arquivo do evento quanto na respectiva categoria/ano.
Não. Você pode definir um evento como uma "série" e replicá-lo no ano seguinte; basta alterar a data, a sessão e o palestrante para criar uma nova versão do evento em minutos.