Automatisierung der Studierendenverwaltung
Unternehmensautomatisierung, die alle Abläufe im Bereich der Studentenangelegenheiten auf einer einzigen Plattform digitalisiert, vom akademischen Kalender und der Kursanmeldung bis hin zur Prüfungsverwaltung und den Prozessen für Diplome und Zeugnisse.
Neuer Standard für digitale Studierendenangelegenheiten
Die Automatisierung der Studierendenverwaltung digitalisiert alle Prozesse der Studierendenverwaltung vollständig, einschließlich des akademischen Kalenders, der Struktur von Einheiten und Studiengängen, der Kurs- und Prüfungsverwaltung sowie der Diplom- und Dokumentenabwicklung. Sie bietet eine skalierbare Struktur auf Universitäts-, Fakultäts-, Instituts- und Berufsschulebene.
Geplantes vollständiges Prozessmanagement
Der zu Beginn des akademischen Jahres genehmigte akademische Kalender ist im System definiert; alle Prozesse werden automatisch nach diesem Kalender geplant und ausgeführt.
Zentrale Studentendatenbank
Der Prozess, der mit Daten aus dem System des YÖK (Hochschulrat) beginnt, gewährleistet einen kontinuierlichen Datenfluss während der gesamten Studienverlaufsphase, von der Immatrikulationserneuerung über die Kurseinschreibung und die Benotung bis hin zum Studienabschluss.
Mehrfache Verwendung
Studierende, Akademiker, Mitarbeiter der Studierendenverwaltung und die Universitätsverwaltung greifen über für ihre jeweilige Rolle geeignete Bedienfelder auf das System zu.
Berichtspflichtige und prüfbare Struktur
Es generiert detaillierte und nachvollziehbare Daten für strategische Planungsindikatoren, Qualitätsprozesse und Vorstandsberichte.
Akademischer Kalender, Abteilungs- und Infrastrukturmanagement
Die Genehmigung des akademischen Kalenders, die Definition der Lehrveranstaltungen und die Einrichtung von Unterrichtsräumen und baulichen Anlagen bilden die Grundlage aller Prozesse im Bereich der Studentenangelegenheiten.
Verwaltung des akademischen Kalenders
- Beschreibung der Studienjahre und Semester (Herbst-/Frühlings-/Sommersemester)
- Anmeldefristen, Kursbelegung, Hinzufügen/Abmelden von Kursen, Prüfungstermine und Noteneingabe.
- Alle Vorgänge müssen gemäß den im Kalender angegebenen Terminen durchgeführt werden.
Einheiten- und Programmstruktur
- Hinzufügung neu gegründeter akademischer und administrativer Einheiten zum System.
- Festlegung der Hierarchie von Fakultät, Fachbereich, Studiengang, Institut und Berufsschule.
- Einheitenbezogene Definitionen und Berichterstattung über Klassenzimmer und physische Strukturen.
Lehrplan und Kursstruktur
- Lehrplanentwicklungs- und Aktualisierungsprozesse der Programmverantwortlichen
- Unterstützung bei der Erstellung von Kursen, Kursplänen und Kurszeitplänen.
- Überwachung und Berichterstattung über die Beziehungen zwischen Kursen, Studienprogrammen und Dozenten.
Kursanmeldung, Prüfungen und Bewertungsverfahren
Von den Anmeldefristen für die Kurse bis hin zu den Prüfungswochen wird jeder Schritt durch einen Workflow gesteuert, der vom System kontrolliert und dokumentiert wird.
1. Studierendenregistrierung und -beratung
Übertragung von Studierenden, die an der Universität zugelassen wurden, vom YÖK-System in die Ubys-Struktur; automatische Aktualisierung der Betreuerbeziehungen jedes Semester.
2. Kursanmeldung und Frist für das Hinzufügen und Abwählen von Kursen
Das System überwacht automatisch die Kursanmeldungen der Studierenden und erstellt Echtzeitberichte auf Basis von Voraussetzungen, Leistungspunkten und Programmregeln.
3. Prüfungsidentifizierung und Aufsichtspersonenzuweisung
Erstellung des Prüfungsplans, Planung der Prüfungsräume, Zuweisung von Aufsichtspersonen und Zuweisung der Studierenden zu verschiedenen Klassenzimmern/Hörsälen.
4. Noteneingabe und -überprüfung
Eingabemasken für Noten durch Akademiker; Erkennung unvollständiger Noteneingaben, Warnungen und Meldung an die zuständigen Abteilungen.
5. Überprüfungs-, Ergänzungs- und Beschwerdeverfahren
Wiederholungsprüfungen, Nachholprüfungen und Einsprüche gegen Noten werden über das System abgewickelt; der gesamte Vorgang wird protokolliert.
Studentenmodul: Persönliches akademisches Cockpit
Die Studierenden können ihren gesamten akademischen Werdegang über ein einziges Dashboard verfolgen: Kurse, Noten, Anwesenheit, Dokumente und Prüfungsabläufe werden transparent dargestellt.
Noten- und Anwesenheitsverfolgung
Die Studierenden können sofort ihre Kursnoten, Semesterdurchschnitte, Anwesenheitslisten und akademischen Trends einsehen.
Kursplan und Prüfungen
Wöchentliche Stundenpläne, Prüfungsorte und -zeiten werden in einer Kalenderansicht im Studentenbereich angezeigt.
Umfragen und Feedback
Die Teilnahme an kurs- und programmbezogenen Umfragen systematisiert die Stimmen der Studierenden in Qualitätsprozessen.
Dokumentenanwendungen
Anfragen bezüglich Studienbescheinigungen, Zeugnissen, Wehrdienstdokumenten usw. werden über Online-Antrags- und Tracking-Bildschirme verwaltet.
Akademisches Modul: Kurs- und Studierendenmanagement
Ein System, das die Prozesse von Kursen, Prüfungen, Benotung und Anwesenheit für Akademiker vereinfacht und gleichzeitig Beratungs- und Berichtsfunktionen bietet.
- Liste der angebotenen Kurse, Klassenlisten und Anwesenheits-/Teilnahmeübersichten.
- Eingabemasken für die Noten von Zwischen-, Abschluss-, Nachhol- und Ergänzungsprüfungen.
- Hinweis: Warnmechanismen für Eingabefehler und unvollständige Einträge.
- Liste der betreuten Studierenden und Zusammenfassungen ihres akademischen Status.
- Felder für die Genehmigung der Kursanmeldung, besondere Umstände und Hinweise des Studienberaters.
- Betreuung von Studierenden, die kurz vor dem Abschluss stehen.
- Fachbezogene Leistungsverteilungen, Klassendurchschnitte und statistische Zusammenfassungen.
- Berichte, die mit Programmergebnissen und Lernzielen verknüpft werden können.
Berichterstattung, Dokumentation und Prozesse des Aufsichtsrats
Sämtliche Ausgabeprozesse, von den Beschlüssen des Vorstands bis zum Druck von Diplomen, Zeugnissen und offiziellen Dokumenten, unterliegen der Prüfung.
Vorstand & Beschlüsse
- Prozesse zum Hinzufügen, Löschen und Aktualisieren von Beschlüssen des Verwaltungsrats im System.
- Verknüpfung von Entscheidungen mit Programmen, Studierenden oder Kursen.
- Prüfbares Entscheidungsarchiv und Berichtswesen.
Diplom- und Abschlussverfahren
- Überwachung individueller und fachbezogener Diplomprozesse.
- Unverzügliche Umsetzung der Vorschriften und fehlerfreie Berichterstattung.
- Überprüfung des Abschlussstatus, fehlender Kurse und besonderer Umstände.
Offizielles Dokumentenmanagement
- Erstellung von Berichten wie Zeugnissen, Studienbescheinigungen, Militärdienstzeugnissen usw.
- Hinzufügen neuer Dokumenttypen zum System und Vorlagenverwaltung.
- Nachvollziehbarkeit der Prozesse für Dokumentenanforderung und -zustellung.
Integration, Sicherheit und Kontinuität
Student Affairs Automation integriert sich mit anderen TOKU-Modulen und externen Systemen und bietet so eine nahtlose und sichere Umgebung.
Externe Systemintegrationen
Der YÖK (Hochschulrat) tauscht Daten mit Authentifizierungssystemen und anderen institutionellen Systemen aus; regelmäßige Backup- und Wiederherstellungspläne zum Schutz vor Datenverlust.
Harmonie mit dem TOKU-Ökosystem
Die Abteilung Student Affairs arbeitet integriert mit den Modulen des Bildungsmanagementsystems, des Alumni-Informationssystems, des Veranstaltungsmanagements und des Weiterbildungszentrums.
Unterbrechungsfreies System und Sicherheit
Überwachungs-, Protokollierungs- und Alarmmechanismen zur Gewährleistung eines unterbrechungsfreien und störungsfreien Systembetriebs; Zugriffs- und Autorisierungssicherheit.
Galerie
Beispiele aus Studenten-, Hochschul- und Studentenverwaltungsgremien; Kursplan, Prüfungsplan, Noteneingabe- und Berichtsbildschirme.
Häufig gestellte Fragen
Es wurde in erster Linie für die Universitätsstruktur entwickelt; es verfügt jedoch über eine flexible Architektur, die in allen Institutionen mit Fakultäten, Instituten, Berufsschulen und ähnlichen Strukturen eingesetzt werden kann.
Viele Vorgänge, wie das Abrufen von Noten, das Anmelden zu Kursen, das Erfassen der Anwesenheit, die Teilnahme an Umfragen, das Beantragen von Dokumenten und das Abrufen von Kurs- und Prüfungsplänen, können über das Studentenportal durchgeführt werden.
Es können Statistiken zu Einschreibungen und Kursteilnahmen, Erfolgsquoten, Abschlussdaten, kurs- und programmbezogene Leistungsberichte sowie zusammenfassende und detaillierte Berichte, die für die strategische Planung und Qualitätsprozesse erforderlich sind, erstellt werden.