Automatización de Asuntos Estudiantiles
Automatización corporativa que digitaliza todas las operaciones de asuntos estudiantiles en una sola plataforma, desde el calendario académico y la inscripción a cursos hasta la gestión de exámenes y los procesos de diplomas y transcripciones.
Nuevo estándar para asuntos estudiantiles digitales
La Automatización de Asuntos Estudiantiles digitaliza todos los asuntos estudiantiles de principio a fin, incluyendo el calendario académico, las estructuras de unidades y programas, la gestión de cursos y exámenes, y la gestión de diplomas y documentos. Ofrece una estructura escalable a nivel universitario, de facultad, de instituto y de escuela vocacional.
Gestión de procesos completos programados
El calendario académico, aprobado al inicio del año académico, se define en el sistema; todos los procesos se planifican y ejecutan automáticamente de acuerdo a este calendario.
Base de datos central de estudiantes
El proceso, que comienza con datos del sistema YÖK (Consejo de Educación Superior), garantiza un flujo continuo de datos durante las etapas de renovación de inscripción, inscripción a cursos, calificación y graduación.
Uso multi-rol
Los estudiantes, académicos, personal de asuntos estudiantiles y la administración de la universidad acceden al sistema a través de paneles apropiados a sus funciones.
Estructura Reportable y Auditable
Genera datos detallados y trazables para indicadores del plan estratégico, procesos de calidad e informes de junta directiva.
Calendario Académico, Gestión Departamental y de Infraestructura Física
La aprobación del calendario académico, la definición de unidades y el establecimiento de aulas y estructuras físicas constituyen la base de todos los procesos de asuntos estudiantiles.
Gestión del calendario académico
- Descripción de años y semestres académicos (Otoño/Primavera/Verano)
- Fechas de inscripción, matriculación a cursos, altas/bajas, exámenes y entrega de calificaciones.
- Todos los procesos deberán realizarse de acuerdo a las fechas señaladas en el calendario.
Estructura de la unidad y del programa
- Agregar al sistema unidades académicas y administrativas de nueva creación.
- Establecer la jerarquía de facultades, departamentos, programas, institutos y escuelas vocacionales.
- Definiciones e informes de estructuras físicas y de aulas basadas en unidades.
Currículo y estructura del curso
- Procesos de desarrollo y actualización curricular de los representantes del programa
- Apoyo en la creación de cursos, elaboración de planes de cursos y cronogramas de cursos.
- Seguimiento e informes sobre las relaciones curso-programa-facultad.
Procesos de inscripción, exámenes y evaluación de cursos
Desde los períodos de inscripción a los cursos hasta las semanas de exámenes, cada paso se gestiona a través de un flujo de trabajo que el sistema controla y puede generar informes.
1. Registro y asesoramiento estudiantil
Transferencia de estudiantes aceptados en la universidad desde el sistema YÖK a la estructura Ubys; actualización automática de las relaciones con los asesores cada semestre.
2. Inscripción a cursos y semanas de incorporación y baja
El sistema monitorea automáticamente y proporciona informes en tiempo real sobre las inscripciones a cursos de los estudiantes según los prerrequisitos, los créditos y las reglas del programa.
3. Identificación del examen y asignación del supervisor
Crear el cronograma de exámenes, planificar las salas de exámenes, asignar supervisores y asignar estudiantes a diferentes aulas/salas de conferencias.
4. Entrada y verificación de calificaciones
Pantallas de ingreso de calificaciones académicas; detección de entradas de calificaciones incompletas, advertencias e informes a los departamentos pertinentes.
5. Procesos de revisión, suplementarios y de apelación
Las recuperaciones de exámenes, los exámenes de recuperación y las apelaciones de calificaciones se gestionan a través del sistema; todo el proceso queda registrado.
Módulo del estudiante: Cabina académica personal
Los estudiantes rastrean todo su recorrido académico a través de un único panel: cursos, calificaciones, asistencia, documentos y procesos de exámenes se vuelven transparentes.
Seguimiento de calificaciones y asistencia
Los estudiantes pueden ver instantáneamente sus calificaciones del curso, promedios semestrales, registros de asistencia y tendencias académicas.
Horario de cursos y exámenes
Los horarios de clases semanales, las ubicaciones y los horarios de los exámenes se presentan en una vista de calendario en el panel de estudiantes.
Encuestas y comentarios
La participación en encuestas basadas en cursos y programas sistematiza las voces de los estudiantes en los procesos de calidad.
Aplicaciones de documentos
Las solicitudes de certificados de estudiantes, transcripciones, documentos de servicio militar, etc., se gestionan a través de pantallas de seguimiento y solicitud en línea.
Módulo Académico: Gestión de Cursos y Estudiantes
Un sistema que simplifica los procesos de cursos, exámenes, calificaciones y asistencia para los académicos, al mismo tiempo que ofrece capacidades de consultoría y generación de informes.
- Listado de cursos ofrecidos, listas de clases y pantallas de asistencia/participación.
- Pantallas de ingreso de calificaciones de exámenes parciales, finales, de recuperación y complementarios.
- Nota: Mecanismos de advertencia para errores de entrada y entradas incompletas.
- Listado de estudiantes tutorizados y resúmenes de situación académica.
- Campos para aprobación de inscripción a cursos, circunstancias especiales y notas del asesor.
- Seguimiento de estudiantes que se acercan a la graduación.
- Distribuciones de logros por asignatura, promedios de clase y resúmenes estadísticos.
- Informes que se pueden vincular con los resultados del programa y los objetivos de aprendizaje.
Informes, documentación y procesos de la junta
Todos los procesos de producción, desde las decisiones de la junta hasta la impresión de diplomas, transcripciones y documentos oficiales, quedan sujetos a auditoría.
Junta Directiva y Decisiones
- Procesos para agregar, eliminar y actualizar decisiones de la junta directiva en el sistema.
- Vincular decisiones a programas, estudiantes o cursos.
- Archivo de decisiones auditables y elaboración de informes.
Procedimientos de diploma y graduación
- Seguimiento de procesos de diploma individuales y unitarios.
- Implementación inmediata de normativas y reportes sin errores.
- Consultar estado de graduación, cursos faltantes y circunstancias especiales.
Gestión de documentos oficiales
- Elaboración de informes como transcripciones, certificados de estudiantes, certificados de servicio militar, etc.
- Agregar nuevos tipos de documentos al sistema y gestión de plantillas.
- Trazabilidad de los procesos de solicitud y entrega de documentos.
Integración, Seguridad y Continuidad
Student Affairs Automation se integra con otros módulos TOKU y sistemas externos, proporcionando un entorno seguro y sin inconvenientes.
Integraciones de sistemas externos
YÖK (Consejo de Educación Superior) intercambia datos con sistemas de autenticación y otros sistemas institucionales; planes regulares de copia de seguridad y recuperación contra pérdida de datos.
Armonía con el ecosistema TOKU
Asuntos Estudiantiles trabaja de manera integrada con los módulos del Sistema de Gestión Educativa, Sistema de Información de Exalumnos, Gestión de Eventos y Centro de Educación Continua.
Sistema ininterrumpido y seguridad
Mecanismos de monitoreo, registro y alarma para garantizar el funcionamiento ininterrumpido y sin problemas del sistema; seguridad de acceso y autorización.
Galería
Ejemplos de paneles de estudiantes, personal académico y asuntos estudiantiles; calendario de cursos, calendario de exámenes, ingreso de calificaciones y pantallas de informes.
Preguntas frecuentes
Fue desarrollado principalmente para adaptarse a la estructura universitaria; sin embargo, tiene una arquitectura flexible que se puede utilizar en todas las instituciones con facultades, institutos, escuelas vocacionales y estructuras similares.
Muchas operaciones, como ver calificaciones, registrarse en cursos, realizar seguimiento de asistencia, participar en encuestas, solicitar documentos y ver los cronogramas de cursos y exámenes, se pueden realizar desde el panel de estudiantes.
Se pueden generar estadísticas de inscripción y asistencia a cursos, tasas de éxito, datos de graduación, informes de desempeño basados en cursos y programas e informes resumidos y detallados necesarios para la planificación estratégica y los procesos de calidad.