Automação de Assuntos Estudantis
Automação corporativa que digitaliza todas as operações de assuntos estudantis em uma única plataforma, desde o calendário acadêmico e matrícula em disciplinas até o gerenciamento de exames e os processos de diploma e histórico escolar.
Novo padrão para assuntos estudantis digitais
A Automação de Assuntos Estudantis digitaliza todos os processos de assuntos estudantis de ponta a ponta, incluindo o calendário acadêmico, as estruturas de unidades e programas, o gerenciamento de cursos e exames, e os processos de diplomas e documentos. Ela oferece uma estrutura escalável para universidades, faculdades, institutos e escolas profissionalizantes.
Gestão completa do processo agendado
O calendário acadêmico, aprovado no início do ano letivo, é definido no sistema; todos os processos são planejados e executados automaticamente de acordo com esse calendário.
Banco de dados central de alunos
O processo, que começa com dados do sistema YÖK (Conselho de Educação Superior), garante um fluxo contínuo de dados durante as etapas de renovação de matrícula, inscrição em disciplinas, avaliação e formatura.
Uso de múltiplas funções
Estudantes, acadêmicos, funcionários da área de assuntos estudantis e a administração da universidade acessam o sistema por meio de painéis apropriados às suas funções.
Estrutura Reportável e Auditável
Gera dados detalhados e rastreáveis para indicadores de planejamento estratégico, processos de qualidade e relatórios para a diretoria.
Calendário Acadêmico, Gestão de Departamentos e Infraestrutura Física
A aprovação do calendário acadêmico, a definição das unidades curriculares e o estabelecimento de salas de aula e estruturas físicas constituem a base de todos os processos relacionados aos assuntos estudantis.
Gestão do Calendário Acadêmico
- Descrição dos anos e semestres acadêmicos (aulas de outono/primavera/verão)
- Datas de inscrição, matrícula em disciplinas, inclusão/exclusão de disciplinas, exames e lançamento de notas.
- Todos os processos devem ser realizados de acordo com as datas especificadas no calendário.
Estrutura da Unidade e do Programa
- Incorporação de novas unidades acadêmicas e administrativas ao sistema.
- Estabelecer a hierarquia de faculdade, departamento, programa, instituto e escola profissionalizante.
- Definições e relatórios de estrutura física e de sala de aula por unidade.
Estrutura curricular e do curso
- processos de desenvolvimento e atualização curricular dos representantes do programa
- Apoio na criação de cursos, elaboração de planos de aula e cronogramas de aulas.
- Monitoramento e elaboração de relatórios sobre as relações entre cursos, programas e corpo docente.
Processos de Matrícula, Exames e Avaliação
Desde os períodos de inscrição nos cursos até as semanas de exames, cada etapa é gerenciada por meio de um fluxo de trabalho controlado e que permite a geração de relatórios pelo sistema.
1. Matrícula e aconselhamento estudantil
Transferência de alunos admitidos na universidade do sistema YÖK para a estrutura Ubys; atualização automática das relações de orientação a cada semestre.
2. Período de Matrícula e Adição/Remoção de Disciplinas
O sistema monitora automaticamente e fornece relatórios em tempo real sobre as matrículas dos alunos nos cursos, com base em pré-requisitos, créditos e regras do programa.
3. Identificação do exame e designação do fiscal
Criar o cronograma de exames, planejar as salas de exame, designar fiscais e alocar os alunos em diferentes salas de aula/auditórios.
4. Lançamento e Verificação de Notas
Telas de lançamento de notas acadêmicas; detecção de lançamentos de notas incompletos, avisos e comunicação aos departamentos relevantes.
5. Processos de Revisão, Complementaridade e Apelação
As repetições de exames, exames de recuperação e recursos de notas são gerenciados pelo sistema; todo o processo é registrado.
Módulo do aluno: Painel de controle acadêmico pessoal
Os alunos acompanham toda a sua trajetória acadêmica por meio de um único painel: cursos, notas, frequência, documentos e processos de exame tornam-se transparentes.
Acompanhamento de notas e frequência
Os alunos podem visualizar instantaneamente suas notas, médias semestrais, registros de frequência e tendências acadêmicas.
Cronograma do curso e exames
Os horários das aulas semanais, locais e horários dos exames são apresentados em um calendário no painel do aluno.
Pesquisas e Feedback
A participação em pesquisas baseadas em cursos e programas sistematiza as vozes dos alunos nos processos de qualidade.
Aplicações de Documentos
Os pedidos de certificados de estudante, históricos escolares, documentos de serviço militar, etc., são gerenciados por meio de aplicativos online e telas de acompanhamento.
Módulo Acadêmico: Gestão de Cursos e Alunos
Um sistema que simplifica os processos de cursos, exames, notas e frequência para acadêmicos, oferecendo também recursos de consultoria e geração de relatórios.
- Lista de cursos oferecidos, lista de turmas e telas de frequência/participação.
- Telas de entrada de notas para provas intermediárias, finais, de recuperação e suplementares.
- Nota: Mecanismos de aviso para erros de entrada e entradas incompletas.
- Lista de alunos que recebem mentoria e resumo de seu desempenho acadêmico.
- Campos para aprovação de inscrição no curso, circunstâncias especiais e observações do orientador.
- Acompanhamento de alunos que estão próximos da formatura.
- Distribuição do desempenho por disciplina, médias da turma e resumos estatísticos.
- Relatórios que podem ser vinculados aos resultados do programa e aos objetivos de aprendizagem.
Relatórios, documentação e processos do conselho
Todos os processos de saída, desde as decisões do conselho até a impressão de diplomas, históricos escolares e documentos oficiais, ficam sujeitos a auditoria.
Conselho de Administração e Decisões
- Processos para adicionar, excluir e atualizar decisões do conselho de administração no sistema.
- Vincular decisões a programas, alunos ou cursos.
- Arquivo e relatório de decisões auditáveis.
Procedimentos para Obtenção de Diploma e Formatura
- Acompanhamento dos processos de diplomação individuais e por unidade.
- Implementação imediata das regulamentações e relatórios sem erros.
- Verificação do status de conclusão do curso, disciplinas pendentes e circunstâncias especiais.
Gestão de Documentos Oficiais
- Elaboração de relatórios como históricos escolares, certificados de estudante, certificados de serviço militar, etc.
- Adição de novos tipos de documentos ao sistema e gerenciamento de modelos.
- Rastreabilidade dos processos de solicitação e entrega de documentos.
Integração, Segurança e Continuidade
O módulo de Automação de Assuntos Estudantis integra-se com outros módulos da TOKU e sistemas externos, proporcionando um ambiente seguro e sem interrupções.
Integrações de sistemas externos
O YÖK (Conselho de Educação Superior) troca dados com sistemas de autenticação e outros sistemas institucionais; planos regulares de backup e recuperação contra perda de dados.
Harmonia com o Ecossistema TOKU
O setor de Assuntos Estudantis funciona de forma integrada com o Sistema de Gestão Educacional, o Sistema de Informações de Ex-alunos, a Gestão de Eventos e os módulos do Centro de Educação Continuada.
Sistema e segurança ininterruptos
Mecanismos de monitoramento, registro e alarme para garantir o funcionamento ininterrupto e sem problemas do sistema; segurança de acesso e autorização.
Galeria
Exemplos de painéis de estudantes, funcionários acadêmicos e assuntos estudantis; telas de horário de aulas, horário de provas, lançamento de notas e relatórios.
Perguntas frequentes
Foi desenvolvido principalmente para se adequar à estrutura universitária; no entanto, possui uma arquitetura flexível que pode ser utilizada em todas as instituições com faculdades, institutos, escolas profissionalizantes e estruturas semelhantes.
Muitas operações, como visualizar notas, inscrever-se em disciplinas, acompanhar a frequência, participar de pesquisas, solicitar documentos e consultar horários de aulas e provas, podem ser realizadas no painel do aluno.
É possível gerar estatísticas de matrícula e frequência às aulas, taxas de sucesso, dados de graduação, relatórios de desempenho por curso e por programa, além de relatórios resumidos e detalhados necessários para o planejamento estratégico e os processos de qualidade.