Automatisation des affaires étudiantes
Automatisation d'entreprise permettant de numériser toutes les opérations liées aux affaires étudiantes sur une plateforme unique, du calendrier universitaire et de l'inscription aux cours à la gestion des examens et aux processus de délivrance des diplômes et des relevés de notes.
Nouvelle norme pour les affaires étudiantes numériques
L'automatisation des services aux étudiants numérise l'ensemble des processus liés à la vie étudiante, de la gestion du calendrier universitaire à la gestion des unités et des programmes, en passant par la gestion des cours et des examens, ainsi que les processus d'obtention des diplômes et autres documents. Elle offre une structure évolutive adaptée aux universités, aux facultés, aux instituts et aux écoles professionnelles.
Gestion complète des processus planifiée
Le calendrier universitaire, approuvé en début d'année universitaire, est défini dans le système ; tous les processus sont automatiquement planifiés et exécutés conformément à ce calendrier.
Base de données centrale des étudiants
Le processus, qui débute avec les données du système YÖK (Conseil de l'enseignement supérieur), assure un flux continu de données à travers les étapes de renouvellement d'inscription, d'inscription aux cours, de notation et d'obtention du diplôme.
Utilisation multi-rôles
Les étudiants, les universitaires, le personnel des affaires étudiantes et l'administration universitaire accèdent au système par le biais de panels adaptés à leurs rôles.
Structure soumise à déclaration et à audit
Il génère des données détaillées et traçables pour les indicateurs du plan stratégique, les processus qualité et les rapports du conseil d'administration.
Calendrier académique, gestion des départements et des infrastructures physiques
L'approbation du calendrier universitaire, la définition des unités d'enseignement et la mise en place des salles de classe et des infrastructures physiques constituent la base de tous les processus relatifs aux affaires étudiantes.
Gestion du calendrier académique
- Description des années et semestres académiques (école d'automne/printemps/été)
- Inscription, inscription aux cours, ajout/retrait de cours, dates d'examen et de saisie des notes.
- Toutes les opérations doivent être effectuées conformément aux dates indiquées dans le calendrier.
Structure de l'unité et du programme
- Ajout d'unités académiques et administratives nouvellement créées au système.
- Établissement de la hiérarchie des facultés, départements, programmes, instituts et écoles professionnelles.
- Définitions et rapports relatifs aux salles de classe et aux structures physiques, organisés par unités.
Programme et structure des cours
- Processus de développement et de mise à jour des programmes d'études des représentants du programme
- Aide à la création de cours, à la préparation des plans de cours et des calendriers de cours.
- Suivi et compte rendu des relations entre les cours, les programmes et le corps professoral.
Processus d'inscription aux cours, d'examens et d'évaluation
Des périodes d'inscription aux cours aux semaines d'examens, chaque étape est gérée par un flux de travail contrôlé et traçable par le système.
1. Inscription et orientation des étudiants
Transfert des étudiants admis à l'université du système YÖK à la structure Ubys ; mise à jour automatique des relations avec les conseillers chaque semestre.
2. Inscription aux cours et semaines d'ajout/retrait de cours
Le système surveille automatiquement les inscriptions des étudiants aux cours et fournit des rapports en temps réel en fonction des prérequis, des crédits et des règles du programme.
3. Identification des candidats et affectation des surveillants
Élaboration du calendrier des examens, planification des salles d'examen, désignation des surveillants et affectation des étudiants aux différentes salles de classe/amphithéâtres.
4. Saisie et vérification des notes
Écrans de saisie des notes pour les enseignants-chercheurs ; détection des saisies de notes incomplètes, avertissements et signalement aux départements concernés.
5. Procédures de révision, de complément et d'appel
Les reprises d'examens, les examens de rattrapage et les appels de notes sont gérés par le système ; l'intégralité du processus est enregistrée.
Module étudiant : Tableau de bord académique personnel
Les étudiants peuvent suivre l'intégralité de leur parcours universitaire grâce à un tableau de bord unique : cours, notes, assiduité, documents et procédures d'examen deviennent transparents.
Suivi des notes et de l'assiduité
Les étudiants peuvent consulter instantanément leurs notes de cours, leurs moyennes semestrielles, leurs relevés de présence et leurs tendances académiques.
Calendrier des cours et examens
Les emplois du temps hebdomadaires des cours, les lieux et les horaires des examens sont présentés sous forme de calendrier sur le tableau de bord étudiant.
Enquêtes et commentaires
La participation aux enquêtes menées dans le cadre des cours et des programmes permet de systématiser la parole des étudiants dans les processus d'amélioration de la qualité.
Applications de documents
Les demandes de certificats d'études, de relevés de notes, de documents relatifs au service militaire, etc., sont gérées via des applications et des formulaires de suivi en ligne.
Module académique : Gestion des cours et des étudiants
Un système qui simplifie les processus liés aux cours, aux examens, à la notation et à l'assiduité pour les universitaires, tout en offrant des services de conseil et de reporting.
- Liste des cours offerts, listes de classes et écrans de présence/participation.
- Écrans de saisie des notes des examens de mi-session, finaux, de rattrapage et supplémentaires.
- Remarque : Mécanismes d'avertissement pour les erreurs de saisie et les entrées incomplètes.
- Liste des étudiants bénéficiant d'un mentorat et résumé de leur situation scolaire.
- Champs relatifs à l'approbation de l'inscription aux cours, aux circonstances particulières et aux notes du conseiller.
- Suivi des étudiants qui approchent de l'obtention de leur diplôme.
- Répartition des résultats par matière, moyennes de classe et résumés statistiques.
- Des rapports pouvant être liés aux résultats du programme et aux objectifs d'apprentissage.
Rapports, documentation et processus du conseil d'administration
Tous les processus de production, des décisions du conseil d'administration à l'impression des diplômes, des relevés de notes et des documents officiels, sont soumis à un audit.
Conseil d'administration et décisions
- Procédures d'ajout, de suppression et de mise à jour des décisions du conseil d'administration dans le système.
- Lier les décisions aux programmes, aux étudiants ou aux cours.
- Archivage et rapports décisionnels vérifiables.
Procédures de délivrance des diplômes et de remise des diplômes
- Suivi des processus d'obtention de diplômes individuels et par unité de mesure.
- Mise en œuvre immédiate des réglementations et rapports sans erreur.
- Vérification du statut d'obtention du diplôme, des cours manquants et des circonstances particulières.
Gestion des documents officiels
- Production de rapports tels que relevés de notes, certificats d'études, certificats de service militaire, etc.
- Ajout de nouveaux types de documents au système et gestion des modèles.
- Traçabilité des processus de demande et de livraison de documents.
Intégration, sécurité et continuité
Le module d'automatisation des affaires étudiantes s'intègre aux autres modules TOKU et aux systèmes externes, offrant un environnement transparent et sécurisé.
Intégrations de systèmes externes
Le YÖK (Conseil de l'enseignement supérieur) échange des données avec des systèmes d'authentification et d'autres systèmes institutionnels ; des plans réguliers de sauvegarde et de récupération sont mis en place pour prévenir les pertes de données.
Harmonie avec l'écosystème TOKU
Le service des affaires étudiantes est intégré aux modules du système de gestion de l'éducation, du système d'information des anciens élèves, de la gestion des événements et du centre de formation continue.
Système et sécurité ininterrompus
Mécanismes de surveillance, d'enregistrement et d'alarme pour assurer un fonctionnement ininterrompu et sans problème du système ; sécurité d'accès et d'autorisation.
Galerie
Exemples tirés des comités étudiants, du personnel académique et des affaires étudiantes : calendrier des cours, calendrier des examens, saisie des notes et écrans de reporting.
Foire aux questions
Il a été principalement développé pour s'adapter à la structure universitaire ; cependant, son architecture flexible peut être utilisée dans tous les établissements comportant des facultés, des instituts, des écoles professionnelles et des structures similaires.
De nombreuses opérations, telles que la consultation des notes, l'inscription aux cours, le suivi des présences, la participation à des enquêtes, la demande de documents et la consultation des horaires de cours et d'examens, peuvent être effectuées depuis le tableau de bord étudiant.
Il est possible de générer des statistiques sur les inscriptions et la fréquentation des cours, les taux de réussite, les données sur l'obtention des diplômes, des rapports de performance par cours et par programme, ainsi que des rapports de synthèse et des rapports détaillés nécessaires à la planification stratégique et aux processus de qualité.