Automatyzacja spraw studenckich
Automatyzacja korporacyjna, która digitalizuje wszystkie operacje związane ze sprawami studenckimi na jednej platformie, od kalendarza akademickiego i rejestracji na kursy po zarządzanie egzaminami oraz procesy związane z dyplomami i transkryptami.
Nowy standard dla cyfrowych spraw studenckich
Rozwiązanie Student Affairs Automation umożliwia kompleksową digitalizację wszystkich spraw studenckich, w tym kalendarza akademickiego, struktur jednostek i programów, zarządzania kursami i egzaminami oraz procesów związanych z dyplomami i dokumentami. Oferuje skalowalną strukturę na poziomie uniwersytetu, wydziału, instytutu i szkoły zawodowej.
Zaplanowane pełne zarządzanie procesami
W systemie definiowany jest kalendarz akademicki zatwierdzany na początku roku akademickiego, według którego automatycznie planowane i realizowane są wszystkie procesy.
Centralna Baza Danych Studentów
Proces ten rozpoczyna się od danych pochodzących z systemu YÖK (Rady Szkolnictwa Wyższego) i zapewnia ciągły przepływ danych na każdym etapie odnawiania rejestracji, zapisywania się na kursy, oceniania i ukończenia studiów.
Zastosowanie wielorolowe
Studenci, pracownicy naukowi, pracownicy działów studenckich i administracja uniwersytetu uzyskują dostęp do systemu za pośrednictwem paneli odpowiadających ich rolom.
Struktura raportowalna i audytowalna
Generuje szczegółowe i możliwe do prześledzenia dane dotyczące wskaźników planów strategicznych, procesów jakościowych i raportów zarządu.
Kalendarz akademicki, zarządzanie wydziałem i infrastrukturą fizyczną
Zatwierdzenie kalendarza akademickiego, określenie jednostek dydaktycznych oraz utworzenie sal wykładowych i obiektów fizycznych stanowią podstawę wszelkich procesów związanych ze sprawami studenckimi.
Zarządzanie kalendarzem akademickim
- Opis lat akademickich i semestrów (szkoła jesienna/wiosenna/letnia)
- Daty rejestracji, zapisów na kursy, dodawania/usuwania zajęć, egzaminów i oceniania.
- Wszystkie procesy muszą być przeprowadzane zgodnie z datami podanymi w kalendarzu.
Struktura jednostki i programu
- Dodawanie do systemu nowo utworzonych jednostek akademickich i administracyjnych.
- Ustalanie hierarchii wydziału, katedry, programu, instytutu i szkoły zawodowej.
- Definicje i raportowanie struktur klasowych i fizycznych opartych na jednostkach.
Program nauczania i struktura kursu
- Procesy opracowywania i aktualizacji programów nauczania przez przedstawicieli programu
- Wsparcie w tworzeniu kursów, przygotowywaniu planów kursów i harmonogramów zajęć.
- Monitorowanie i raportowanie relacji pomiędzy kursem, programem i wykładowcami.
Zapisy na kursy, egzaminy i procesy oceny
Począwszy od okresów rejestracji na kursy, aż po tygodnie egzaminacyjne, każdy krok jest zarządzany za pomocą przepływu pracy, który jest kontrolowany i raportowany przez system.
1. Rejestracja studentów i doradztwo
Przeniesienie studentów przyjętych na uniwersytet z systemu YÖK do struktury Ubys; automatyczna aktualizacja relacji z doradcą w każdym semestrze.
2. Rejestracja na kurs i tygodnie dodawania i usuwania przedmiotów
System automatycznie monitoruje zapisy studentów na kursy i dostarcza raporty w czasie rzeczywistym na podstawie wymagań wstępnych, punktów ECTS i zasad programu.
3. Identyfikacja egzaminu i przydzielenie osoby nadzorującej
Tworzenie harmonogramu egzaminu, planowanie sal egzaminacyjnych, przydzielanie egzaminatorów i przydzielanie studentów do różnych sal lekcyjnych/wykładowych.
4. Wprowadzanie i weryfikacja ocen
Ekrany wprowadzania ocen akademickich; wykrywanie niekompletnych wpisów ocen, ostrzeżenia i raportowanie do odpowiednich wydziałów.
5. Procesy przeglądu, uzupełnienia i odwołania
Powtórne podejścia do egzaminów, egzaminy poprawkowe i odwołania od ocen są zarządzane za pośrednictwem systemu; cały proces jest rejestrowany.
Moduł studencki: Osobisty kokpit akademicki
Studenci śledzą cały swój proces edukacyjny za pośrednictwem jednego pulpitu: kursy, oceny, frekwencja, dokumenty i procesy egzaminacyjne stają się przejrzyste.
Śledzenie ocen i obecności
Studenci mogą natychmiast przeglądać swoje oceny z zajęć, średnie ocen semestralnych, rejestry frekwencji i trendy akademickie.
Harmonogram zajęć i egzaminy
Tygodniowy harmonogram zajęć, miejsca i godziny egzaminów są prezentowane w widoku kalendarza na panelu studenta.
Ankiety i opinie
Udział w ankietach dotyczących kursów i programów systematyzuje głosy studentów w procesach zapewniania jakości.
Aplikacje dokumentów
Wnioski o świadectwa studenckie, transkrypty, dokumenty dotyczące służby wojskowej itp. rozpatrywane są za pośrednictwem aplikacji internetowych i ekranów śledzenia.
Moduł akademicki: Zarządzanie kursami i studentami
System, który upraszcza proces prowadzenia kursów, egzaminów, oceniania i kontroli obecności dla pracowników naukowych, a także oferuje możliwości konsultacyjne i raportowania.
- Lista oferowanych kursów, listy zajęć i ekrany obecności/udziału.
- Ekrany wprowadzania ocen z egzaminów śródokresowych, końcowych, poprawkowych i uzupełniających.
- Uwaga: Mechanizmy ostrzegawcze dotyczące błędów wejściowych i niekompletnych wpisów.
- Lista studentów objętych opieką mentorską i podsumowanie ich statusu akademickiego.
- Pola służące do zatwierdzenia rejestracji na kurs, wypełniania formularzy ze szczególnymi okolicznościami i uwagami doradcy.
- Monitorowanie studentów zbliżających się do ukończenia studiów.
- Podział osiągnięć według przedmiotów, średnie ocen w klasach i podsumowania statystyczne.
- Raporty, które można powiązać z wynikami programu i celami edukacyjnymi.
Raportowanie, dokumentacja i procesy zarządu
Wszystkie procesy wyjściowe, od decyzji zarządu po druk dyplomów, transkryptów i dokumentów urzędowych, podlegają audytowi.
Rada Dyrektorów i Decyzje
- Procesy dodawania, usuwania i aktualizowania decyzji zarządu w systemie.
- Powiązanie decyzji z programami, studentami lub kursami.
- Archiwum decyzji podlegających audytowi i raportowanie.
Procedury dyplomowe i ukończenia studiów
- Monitorowanie procesów dyplomowych indywidualnych i jednostkowych.
- Natychmiastowe wdrażanie przepisów i bezbłędne raportowanie.
- Sprawdzanie statusu ukończenia studiów, brakujących kursów i szczególnych okoliczności.
Zarządzanie dokumentami urzędowymi
- Sporządzanie raportów, takich jak transkrypty, świadectwa studenckie, zaświadczenia o odbyciu służby wojskowej itp.
- Dodawanie nowych typów dokumentów do systemu i zarządzanie szablonami.
- Możliwość śledzenia procesów wnioskowania o dokumenty i ich dostarczania.
Integracja, bezpieczeństwo i ciągłość
Moduł Student Affairs Automation integruje się z innymi modułami TOKU i systemami zewnętrznymi, zapewniając spójne i bezpieczne środowisko.
Integracje systemów zewnętrznych
YÖK (Rada Szkolnictwa Wyższego) wymienia dane z systemami uwierzytelniania i innymi systemami instytucjonalnymi; w celu ochrony przed utratą danych opracowano regularne plany tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych.
Harmonia z ekosystemem TOKU
Dział Spraw Studenckich współpracuje ze sobą za pośrednictwem modułów Systemu Zarządzania Edukacją, Systemu Informacji o Absolwentach, Zarządzania Wydarzeniami oraz Centrum Kształcenia Ustawicznego.
Nieprzerwany system i bezpieczeństwo
Mechanizmy monitorowania, rejestrowania i alarmowania zapewniają nieprzerwaną i bezproblemową pracę systemu, bezpieczeństwo dostępu i autoryzacji.
Galeria
Przykłady pochodzące od studentów, kadry akademickiej i paneli ds. studenckich, harmonogram zajęć, harmonogram egzaminów, ekrany wprowadzania ocen i raportowania.
Często zadawane pytania
System ten został opracowany głównie z myślą o strukturze uniwersyteckiej. Posiada jednak elastyczną architekturę, która umożliwia jego wykorzystanie we wszystkich instytucjach posiadających wydziały, instytuty, szkoły zawodowe i tym podobne struktury.
Wiele operacji, takich jak przeglądanie ocen, rejestrowanie się na kursy, śledzenie obecności, udział w ankietach, ubieganie się o dokumenty oraz przeglądanie harmonogramów kursów i egzaminów, można wykonać z poziomu panelu studenta.
Możliwe jest generowanie statystyk zapisów i frekwencji na kursach, wskaźników powodzenia, danych o ukończeniu kursów, raportów dotyczących osiągnięć w ramach kursów i programów oraz raportów podsumowujących i szczegółowych niezbędnych do planowania strategicznego i procesów jakościowych.