Автоматизация студенческих дел
Система корпоративной автоматизации, которая оцифровывает все операции по работе со студентами на единой платформе, от академического календаря и регистрации на курсы до управления экзаменами и процессов выдачи дипломов и транскриптов.
Новый стандарт для цифровых студенческих дел
Система автоматизации студенческой деятельности оцифровывает все аспекты студенческой жизни от начала до конца, включая академический календарь, структуру учебных модулей и программ, управление курсами и экзаменами, а также процессы выдачи дипломов и оформления документов. Она предлагает масштабируемую структуру на уровне университета, факультета, института и профессионального училища.
Плановое полное управление процессом
Учебный календарь, утвержденный в начале учебного года, определяется в системе; все процессы автоматически планируются и выполняются в соответствии с этим календарем.
Центральная база данных студентов
Этот процесс, начинающийся с данных из системы YÖK (Совет высшего образования), обеспечивает непрерывный поток данных на всех этапах: продление регистрации, зачисление на курсы, выставление оценок и выпуск.
Многоцелевое использование
Студенты, преподаватели, сотрудники по работе со студентами и администрация университета получают доступ к системе через панели, соответствующие их должностным обязанностям.
Структура, подлежащая отчетности и аудиту
Она генерирует подробные и отслеживаемые данные для показателей стратегического планирования, процессов обеспечения качества и отчетов для совета директоров.
Академический календарь, управление кафедрой и физической инфраструктурой.
Утверждение академического календаря, определение учебных модулей, а также обустройство аудиторий и материально-технической базы составляют основу всех процессов, связанных со студенческой жизнью.
Управление академическим календарем
- Описание учебных лет и семестров (осенняя/весенняя/летняя школа)
- Даты регистрации, зачисления на курсы, добавления/отмены курсов, экзаменов и выставления оценок.
- Все процессы должны выполняться в соответствии с датами, указанными в календаре.
Структура модулей и программы
- Добавление в систему вновь созданных академических и административных подразделений.
- Создание иерархии факультетов, кафедр, программ, институтов и профессиональных училищ.
- Определение и составление отчетов по учебным модулям, а также по физической структуре помещений.
Учебный план и структура курса
- Процессы разработки и обновления учебных программ представителями программы
- Оказание поддержки в создании курсов, подготовке учебных планов и расписаний.
- Мониторинг и отчетность по взаимоотношениям между учебными курсами, программами и преподавательским составом.
Процессы зачисления на курсы, проведения экзаменов и оценки знаний.
Начиная с периодов регистрации на курсы и заканчивая экзаменационными неделями, каждый этап управляется в рамках рабочего процесса, который контролируется системой и позволяет формировать отчеты.
1. Регистрация студентов и консультирование
Перевод студентов, принятых в университет, из системы YÖK в структуру Ubys; автоматическое обновление отношений с научным руководителем каждый семестр.
2. Регистрация на курсы и недели добавления/отмены курсов.
Система автоматически отслеживает и предоставляет отчеты в режиме реального времени о регистрации студентов на курсы на основе предварительных требований, количества зачетных единиц и правил программы.
3. Идентификация экзамена и назначение наблюдателей.
Составление расписания экзаменов, планирование экзаменационных помещений, назначение наблюдателей и распределение студентов по различным аудиториям/лекционным залам.
4. Ввод и проверка оценок
Проверка ввода оценок преподавателями; выявление неполных записей оценок, предупреждения и передача информации в соответствующие отделы.
5. Процессы пересмотра, дополнения и обжалования.
Пересдача экзаменов, пересдача и апелляции по оценкам осуществляются через систему; весь процесс регистрируется.
Студенческий модуль: Персональная академическая панель
Студенты могут отслеживать весь свой учебный процесс через единую панель управления: курсы, оценки, посещаемость, документы и экзаменационный процесс становятся прозрачными.
Отслеживание оценок и посещаемости
Студенты могут мгновенно просматривать свои оценки за курс, средние баллы за семестр, данные о посещаемости и академические тенденции.
Расписание занятий и экзамены
Еженедельное расписание занятий, места и время проведения экзаменов отображаются в календарном виде на панели студента.
Опросы и обратная связь
Участие в опросах, проводимых в рамках учебных курсов и программ, систематизирует учет мнения студентов в процессах обеспечения качества.
Заявки на документы
Запросы на получение студенческих свидетельств, выписок из зачетной книжки, документов о прохождении военной службы и т. д. обрабатываются через онлайн-систему подачи заявок и отслеживания запросов.
Академический модуль: Управление курсом и студентами
Система, упрощающая процессы проведения курсов, экзаменов, выставления оценок и учета посещаемости, а также предоставляющая возможности консультирования и составления отчетов.
- Список предлагаемых курсов, списки занятий и экраны для проверки посещаемости/участия.
- Проверка оценок за промежуточные, итоговые, пересдаточные и дополнительные экзамены.
- Примечание: Механизмы предупреждения об ошибках ввода и неполных данных.
- Список студентов, находящихся под наблюдением, и сводная информация об их успеваемости.
- Поля для подтверждения регистрации на курс, особых обстоятельств и заметок научного руководителя.
- Мониторинг студентов, приближающихся к окончанию обучения.
- Распределение успеваемости по предметам, средние баллы по классам и статистические сводки.
- Отчеты, которые можно связать с результатами программы и целями обучения.
Отчетность, документация и процессы работы совета директоров
Все процессы обработки информации, от решений совета директоров до печати дипломов, выписок из зачетной книжки и официальных документов, подлежат аудиту.
Совет директоров и принятые решения
- Процессы добавления, удаления и обновления решений совета директоров в системе.
- Увязывание решений с программами, студентами или курсами.
- Архив решений, подлежащих аудиту, и отчетность.
Процедура выдачи дипломов и вручения дипломов
- Мониторинг процессов получения индивидуальных и модульных дипломов.
- Незамедлительное внедрение нормативных требований и безошибочная отчетность.
- Проверка статуса окончания обучения, пропущенных курсов и особых обстоятельств.
Управление официальными документами
- Подготовка документов, таких как выписки из зачетной книжки, свидетельства об окончании обучения, свидетельства о прохождении военной службы и т. д.
- Добавление новых типов документов в систему и управление шаблонами.
- Отслеживаемость процессов запроса и доставки документов.
Интеграция, безопасность и непрерывность
Система автоматизации работы со студентами интегрируется с другими модулями TOKU и внешними системами, обеспечивая бесперебойную и безопасную среду.
Внешняя системная интеграция
YÖK (Совет высшего образования) обменивается данными с системами аутентификации и другими институциональными системами; предусмотрены регулярные планы резервного копирования и восстановления данных в случае их потери.
В гармонии с экосистемой TOKU.
Работа отдела по делам студентов интегрирована с модулями системы управления образованием, системы информации об выпускниках, системы управления мероприятиями и центра непрерывного образования.
Бесперебойная работа системы и безопасность
Механизмы мониторинга, регистрации и оповещения для обеспечения бесперебойной и безотказной работы системы; безопасность доступа и авторизации.
Галерея
Примеры из работы студенческих, преподавательских и студенческих комиссий; расписание занятий, расписание экзаменов, ввод оценок и отчетность.
Часто задаваемые вопросы
Она была разработана в первую очередь для соответствия университетской структуре; однако она обладает гибкой архитектурой, которая может использоваться во всех учреждениях с факультетами, институтами, профессиональными училищами и аналогичными структурами.
Многие операции, такие как просмотр оценок, регистрация на курсы, отслеживание посещаемости, участие в опросах, подача заявок на документы, а также просмотр расписания курсов и экзаменов, можно выполнять из личного кабинета студента.
Можно генерировать статистические данные о зачислении и посещаемости курсов, показатели успеваемости, данные о выпуске, отчеты о результатах обучения по курсам и программам, а также сводные и подробные отчеты, необходимые для стратегического планирования и процессов обеспечения качества.