Öğrenci İşleri Otomasyonu
Akademik takvimden ders kaydına, sınav yönetiminden diploma ve transkript süreçlerine kadar tüm öğrenci işleri operasyonunu tek platformda dijitalleştiren kurumsal otomasyon.
Dijital Öğrenci İşleri için Yeni Standart
Öğrenci İşleri Otomasyonu; akademik takvim, birim ve program yapıları, ders–sınav yönetimi, diploma ve belge süreçleri ile tüm öğrenci işlerini uçtan uca dijitalleştirir. Üniversite, fakülte, enstitü ve MYO düzeyinde ölçeklenebilir bir yapı sunar.
Takvime Bağlı Tam Süreç Yönetimi
Akademik yıl başında onaylanan akademik takvim sisteme tanımlanır; tüm işlemler bu takvime göre otomatik olarak planlanır ve yürütülür.
Merkezi Öğrenci Veritabanı
YÖK sisteminden gelen verilerle başlayan süreç, kayıt yenileme, ders alma, not ve mezuniyet aşamalarına kadar kesintisiz bir veri akışı sağlar.
Çok Rollü Kullanım
Öğrenciler, akademisyenler, öğrenci işleri personeli ve üniversite yönetimi; kendi rollerine uygun panolarla sisteme erişir.
Raporlanabilir ve Denetlenebilir Yapı
Stratejik plan göstergeleri, kalite süreçleri ve yönetim kurulu raporları için detaylı ve izlenebilir veri üretir.
Akademik Takvim, Birim ve Fiziksel Yapı Yönetimi
Akademik takvimin onayı, birimlerin tanımlanması ve derslik–fiziksel yapıların oluşturulması, tüm öğrenci işleri süreçlerinin temelini oluşturur.
Akademik Takvim Yönetimi
- Akademik yıl ve dönemlerin tanımı (Güz/Bahar/Yaz okulu)
- Kayıt, ders alma, ekle–sil, sınav ve not giriş tarihleri
- Tüm süreçlerin takvimde belirtilen tarihlere bağlı yürütülmesi
Birim ve Program Yapısı
- Yeni açılan akademik ve idari birimlerin sisteme eklenmesi
- Fakülte, bölüm, program, enstitü, MYO hiyerarşisinin oluşturulması
- Birim tabanlı derslik ve fiziki yapı tanımları ile raporlama
Müfredat ve Ders Yapısı
- Program temsilcilerinin müfredat oluşturma ve güncelleme süreçleri
- Ders açma, ders planı ve ders programı hazırlama desteği
- Ders–program–öğretim üyesi ilişkilerinin kontrol edilmesi ve raporlanması
Ders Alma, Sınav ve Değerlendirme Süreçleri
Ders alma dönemlerinden sınav haftalarına kadar her adım, sistem tarafından kontrol edilen ve raporlanabilen bir akışla yönetilir.
-
1. Öğrenci Kayıt ve Danışmanlık
Üniversiteyi kazanan öğrencilerin YÖK sisteminden Ubys yapısına aktarılması; her dönem danışmanlık ilişkisinin otomatik güncellenmesi.
-
2. Ders Alma ve Ekle–Sil Haftaları
Öğrencilerin ders alma işlemlerinin sistem tarafından önkoşul, krediler ve program kurallarına göre otomatik kontrolü ve anlık raporlanması.
-
3. Sınav Tanımlama ve Gözetmen Atama
Sınav takviminin oluşturulması, sınav salonlarının planlanması, gözetmen atamaları ve sınıf/derslik bazlı öğrenci yerleştirmeleri.
-
4. Not Girişi ve Kontrol
Akademisyenlerin not giriş ekranları; eksik not girişlerinin tespiti, uyarılması ve ilgili birimlere raporlanması.
-
5. Tekrar, Bütünleme ve İtiraz Süreçleri
Sınav tekrarları, bütünleme süreçleri ve not itirazlarının sistem üzerinden yönetilmesi; tüm sürecin kayıt altına alınması.
Öğrenci Modülü: Kişisel Akademik Kokpit
Öğrenciler, tüm akademik yolculuklarını tek panel üzerinden takip eder: ders, not, devamsızlık, belge ve sınav süreçleri şeffaf hale gelir.
Not ve Devamsızlık Takibi
Öğrenciler; ders bazlı notlarını, dönem ortalamalarını, devamsızlık durumlarını ve başarı trendlerini anlık görebilir.
Ders Programı ve Sınavlar
Haftalık ders programı, sınav yeri ve zamanları; öğrenci panelinde takvim görünümüyle sunulur.
Anketler ve Geri Bildirim
Ders ve program bazlı anketlere katılım; kalite süreçlerinde öğrenci sesini sistematik hale getirir.
Belge Başvuruları
Öğrenci belgesi, transkript, askerlik belgesi vb. talepler; çevrim içi başvuru ve takip ekranları ile yönetilir.
Akademisyen Modülü: Ders ve Öğrenci Yönetimi
Akademisyenler için ders, sınav, not ve devamsızlık süreçlerini sadeleştiren; aynı zamanda danışmanlık ve raporlama yetenekleri sunan bir yapı.
- Verilen derslerin listesi, sınıf listeleri ve yoklama/katılım ekranları
- Vize, final, bütünleme ve ek sınav not giriş ekranları
- Not giriş hataları ve eksik girişlere yönelik uyarı mekanizmaları
- Danışmanlık verilen öğrencilerin listesi ve akademik durum özetleri
- Ders alma onayı, özel durumlar ve danışman notları için alanlar
- Mezuniyet eşiğine yaklaşan öğrencilerin takibi
- Ders bazlı başarı dağılımları, sınıf ortalamaları ve istatistiksel özetler
- Program çıktıları ve öğrenme hedefleri ile ilişkilendirilebilen raporlar
Raporlama, Belgeler ve Yönetim Kurulu Süreçleri
Yönetim kurulu kararlarından diploma basımına, transkript ve resmi belgelere kadar tüm çıktı süreçleri denetlenebilir hale gelir.
Yönetim Kurulu & Kararlar
- Yönetim kurulu kararlarının sisteme ekleme–silme–güncelleme süreçleri
- Kararların program, öğrenci veya ders bazlı ilişkilendirilmesi
- Denetlenebilir karar arşivi ve raporlamalar
Diploma ve Mezuniyet İşlemleri
- Bireysel ve birim tabanlı diploma süreçlerinin takibi
- Düzenlemelerin anlık uygulanması ve hatasız raporlama
- Mezuniyet statüsü, eksik dersler ve özel durumların kontrolü
Resmi Belge Yönetimi
- Transkript, öğrenci belgesi, askerlik belgesi vb. raporların üretimi
- Yeni belge türlerinin sisteme kazandırılması ve şablon yönetimi
- Belge talebi ve teslim süreçlerinin izlenebilirliği
Entegrasyon, Güvenlik ve Süreklilik
Öğrenci İşleri Otomasyonu; diğer TOKU modülleri ve dış sistemlerle entegre çalışarak kesintisiz ve güvenli bir yapı sunar.
Dış Sistem Entegrasyonları
YÖK, kimlik doğrulama sistemleri ve diğer kurumsal sistemlerle veri alışverişi; veri kaybına karşı düzenli yedekleme ve kurtarma planları.
TOKU Ekosistemi ile Uyum
Öğrenci İşleri; Eğitim Yönetim Sistemi, Mezun Bilgi Sistemi, Etkinlik Yönetimi ve Sürekli Eğitim Merkezi modülleriyle entegre çalışır.
Kesintisiz Sistem ve Güvenlik
Sistemin kesintisiz ve sorunsuz çalışması için izleme, loglama ve alarm mekanizmaları; erişim ve yetkilendirme güvenliği.
Galeri
Öğrenci, akademisyen ve öğrenci işleri panellerinden; ders programı, sınav takvimi, not giriş ve rapor ekranlarından örnekler.
Sık Sorulan Sorular
Öncelikli olarak üniversite yapısına uygun geliştirilmiştir; ancak fakülte, enstitü, meslek yüksekokulu ve benzeri yapılara sahip tüm kurumlarda kullanılabilecek esnek bir mimariye sahiptir.
Not görüntüleme, ders alma, devamsızlık takibi, anketlere katılım, belge başvurusu, ders programı ve sınav takvimi görüntüleme gibi birçok işlem öğrenci panelinden yapılabilir.
Kayıt ve ders alma istatistikleri, başarı oranları, mezuniyet verileri, ders bazlı ve program bazlı performans raporları, stratejik plan ve kalite süreçleri için gerekli özet ve detay raporlar üretilebilir.