Automazione degli affari studenteschi
Automazione aziendale che digitalizza tutte le operazioni relative agli affari studenteschi su un'unica piattaforma, dal calendario accademico e dall'iscrizione ai corsi alla gestione degli esami e ai processi di diploma e trascrizione.
Nuovo standard per gli affari studenteschi digitali
Student Affairs Automation digitalizza tutti gli aspetti degli studenti, inclusi il calendario accademico, la struttura delle unità e dei programmi, la gestione dei corsi e degli esami, nonché i processi di diplomi e documenti. Offre una struttura scalabile a livello di università, facoltà, istituto e scuola professionale.
Gestione completa del processo programmato
Il calendario accademico, approvato all'inizio dell'anno accademico, è definito nel sistema; tutti i processi vengono pianificati ed eseguiti automaticamente in base a tale calendario.
Banca dati centrale degli studenti
Il processo, che inizia con i dati del sistema YÖK (Consiglio dell'Istruzione Superiore), garantisce un flusso continuo di dati attraverso le fasi di rinnovo delle iscrizioni, iscrizione ai corsi, valutazione e laurea.
Uso multiruolo
Studenti, docenti, personale addetto agli affari studenteschi e amministrazione universitaria accedono al sistema tramite pannelli appropriati ai loro ruoli.
Struttura segnalabile e verificabile
Genera dati dettagliati e tracciabili per indicatori di piani strategici, processi di qualità e report del consiglio di amministrazione.
Calendario accademico, gestione del dipartimento e delle infrastrutture fisiche
L'approvazione del calendario accademico, la definizione delle unità didattiche e l'istituzione delle aule e delle strutture fisiche costituiscono la base di tutti i processi relativi agli affari studenteschi.
Gestione del calendario accademico
- Descrizione degli anni accademici e dei semestri (scuola autunnale/primaverile/estiva)
- Date di registrazione, iscrizione ai corsi, aggiunta/cancellazione, esami e inserimento dei voti.
- Tutti i processi devono essere eseguiti secondo le date specificate nel calendario.
Struttura dell'unità e del programma
- Aggiungere al sistema nuove unità accademiche e amministrative.
- Stabilire la gerarchia tra docenti, dipartimenti, programmi, istituti e scuole professionali.
- Definizioni e resoconti delle strutture fisiche e delle aule basate sulle unità.
Curriculum e struttura del corso
- Processi di sviluppo e aggiornamento del curriculum dei rappresentanti del programma
- Supporto nella creazione di corsi, nella preparazione di piani di studio e calendari dei corsi.
- Monitoraggio e rendicontazione delle relazioni tra corsi, programmi e docenti.
Iscrizione ai corsi, esami e processi di valutazione
Dai periodi di iscrizione ai corsi alle settimane degli esami, ogni fase è gestita tramite un flusso di lavoro controllato e segnalabile dal sistema.
1. Registrazione e consulenza degli studenti
Trasferimento degli studenti ammessi all'università dal sistema YÖK alla struttura Ubys; aggiornamento automatico dei rapporti con i tutor ogni semestre.
2. Iscrizione al corso e settimane di aggiunta/eliminazione
Il sistema monitora automaticamente e fornisce report in tempo reale sulle iscrizioni ai corsi degli studenti in base ai prerequisiti, ai crediti e alle regole del programma.
3. Identificazione dell'esame e assegnazione del sorvegliante
Creazione del calendario degli esami, pianificazione delle aule, assegnazione dei sorveglianti e assegnazione degli studenti alle diverse aule/sale conferenze.
4. Inserimento e verifica del voto
Schermate di inserimento dei voti degli studenti; rilevamento di inserimenti di voti incompleti, avvisi e segnalazione ai dipartimenti competenti.
5. Processi di revisione, supplementari e di appello
La ripetizione degli esami, gli esami di recupero e i ricorsi sui voti vengono gestiti tramite il sistema; l'intero processo viene registrato.
Modulo per studenti: Cockpit accademico personale
Gli studenti monitorano l'intero percorso accademico tramite un'unica dashboard: corsi, voti, presenze, documenti e procedure d'esame diventano trasparenti.
Monitoraggio dei voti e delle presenze
Gli studenti possono visualizzare immediatamente i voti dei loro corsi, le medie semestrali, i registri delle presenze e le tendenze accademiche.
Orario dei corsi ed esami
Gli orari delle lezioni settimanali, le sedi e gli orari degli esami sono presentati in una visualizzazione calendario sul pannello degli studenti.
Sondaggi e feedback
La partecipazione a sondaggi basati sui corsi e sui programmi sistematizza le voci degli studenti nei processi di qualità.
Applicazioni di documenti
Le richieste di certificati studenteschi, trascrizioni, documenti del servizio militare, ecc. vengono gestite tramite schermate di domanda e monitoraggio online.
Modulo accademico: gestione dei corsi e degli studenti
Un sistema che semplifica i processi di corsi, esami, valutazioni e presenze per gli accademici, offrendo al contempo funzionalità di consulenza e reporting.
- Elenco dei corsi offerti, elenchi delle classi e schermate di presenza/partecipazione.
- Schermata di valutazione per gli esami di metà semestre, finali, di recupero e supplementari.
- Nota: meccanismi di avviso per errori di immissione e voci incomplete.
- Elenco degli studenti seguiti e riepiloghi dello stato accademico.
- Campi per l'approvazione dell'iscrizione al corso, circostanze speciali e note del relatore.
- Monitoraggio degli studenti prossimi alla laurea.
- Distribuzioni dei risultati in base alle materie, medie delle classi e riepiloghi statistici.
- Report che possono essere collegati ai risultati del programma e agli obiettivi di apprendimento.
Reporting, documentazione e processi del consiglio di amministrazione
Tutti i processi di output, dalle decisioni del consiglio alla stampa dei diplomi, alle trascrizioni e ai documenti ufficiali, diventano soggetti a verifica.
Consiglio di Amministrazione e Decisioni
- Procedure per aggiungere, eliminare e aggiornare le decisioni del consiglio di amministrazione nel sistema.
- Collegare le decisioni a programmi, studenti o corsi.
- Archivio delle decisioni e reporting verificabili.
Procedure per il conseguimento del diploma e della laurea
- Monitoraggio dei processi di diploma individuali e basati sulle unità.
- Applicazione immediata delle normative e reporting senza errori.
- Verifica dello stato di laurea, dei corsi mancanti e delle circostanze speciali.
Gestione dei documenti ufficiali
- Produzione di relazioni quali trascrizioni, certificati degli studenti, certificati di servizio militare, ecc.
- Aggiunta di nuovi tipi di documenti al sistema e gestione dei modelli.
- Tracciabilità dei processi di richiesta e consegna dei documenti.
Integrazione, sicurezza e continuità
Student Affairs Automation si integra con altri moduli TOKU e sistemi esterni, offrendo un ambiente sicuro e senza interruzioni.
Integrazioni di sistemi esterni
YÖK (Consiglio per l'istruzione superiore) scambia dati con sistemi di autenticazione e altri sistemi istituzionali; piani regolari di backup e ripristino contro la perdita di dati.
Armonia con l'ecosistema TOKU
Gli Affari Studenteschi sono integrati con i moduli del Sistema di Gestione dell'Istruzione, del Sistema Informativo degli Alumni, della Gestione degli Eventi e del Centro di Formazione Continua.
Sistema e sicurezza ininterrotti
Meccanismi di monitoraggio, registrazione e allarme per garantire un funzionamento del sistema ininterrotto e senza problemi; sicurezza di accesso e autorizzazione.
Galleria
Esempi di studenti, personale accademico e commissioni per gli affari studenteschi; programma dei corsi, programma degli esami, inserimento dei voti e schermate di segnalazione.
Domande frequenti
È stato sviluppato principalmente per adattarsi alla struttura universitaria; tuttavia, ha un'architettura flessibile che può essere utilizzata in tutte le istituzioni dotate di facoltà, istituti, scuole professionali e strutture simili.
Molte operazioni, come la visualizzazione dei voti, l'iscrizione ai corsi, il monitoraggio delle presenze, la partecipazione ai sondaggi, la richiesta di documenti e la visualizzazione dei programmi dei corsi e degli esami, possono essere eseguite dal pannello dello studente.
È possibile generare statistiche sulle iscrizioni e sulla frequenza ai corsi, tassi di successo, dati di laurea, report sulle prestazioni basati sui corsi e sui programmi, nonché report riassuntivi e dettagliati necessari per la pianificazione strategica e i processi di qualità.