أتمتة شؤون الطلاب
أتمتة الشركات التي تعمل على رقمنة جميع عمليات شؤون الطلاب على منصة واحدة، بدءًا من التقويم الأكاديمي وتسجيل الدورات وحتى إدارة الامتحانات وعمليات إصدار الشهادات والسجلات الأكاديمية.
معيار جديد لشؤون الطلاب الرقمية
يُحوّل نظام أتمتة شؤون الطلاب جميع جوانب شؤون الطلاب إلى نظام رقمي شامل، بما في ذلك التقويم الأكاديمي، وهياكل الوحدات والبرامج، وإدارة المقررات الدراسية والامتحانات، وعمليات إصدار الشهادات والوثائق. ويوفر هذا النظام بنية قابلة للتطوير على مستوى الجامعة والكلية والمعهد والمدرسة المهنية.
إدارة العمليات الكاملة المجدولة
يتم تحديد التقويم الأكاديمي، الذي تمت الموافقة عليه في بداية العام الدراسي، في النظام؛ ويتم تخطيط جميع العمليات وتنفيذها تلقائيًا وفقًا لهذا التقويم.
قاعدة بيانات الطلاب المركزية
تضمن هذه العملية، التي تبدأ بالبيانات من نظام YÖK (مجلس التعليم العالي)، تدفقًا مستمرًا للبيانات خلال مراحل تجديد التسجيل، والالتحاق بالدورات، والتقييم، والتخرج.
استخدام متعدد الأدوار
يستطيع الطلاب والأكاديميون وموظفو شؤون الطلاب وإدارة الجامعة الوصول إلى النظام من خلال لوحات مناسبة لأدوارهم.
هيكل قابل للإبلاغ والتدقيق
يقوم النظام بتوليد بيانات مفصلة وقابلة للتتبع لمؤشرات الخطة الاستراتيجية وعمليات الجودة وتقارير مجلس الإدارة.
التقويم الأكاديمي، وإدارة الأقسام والبنية التحتية المادية
يشكل اعتماد التقويم الأكاديمي، وتحديد الوحدات الدراسية، وإنشاء الفصول الدراسية والهياكل المادية أساس جميع عمليات شؤون الطلاب.
إدارة التقويم الأكاديمي
- وصف السنوات والفصول الدراسية (الفصل الدراسي الخريفي/الربيعي/الصيفي)
- التسجيل، والالتحاق بالدورات، والإضافة/الحذف، ومواعيد الامتحانات وإدخال الدرجات.
- يجب تنفيذ جميع العمليات وفقًا للتواريخ المحددة في التقويم.
هيكل الوحدة والبرنامج
- إضافة وحدات أكاديمية وإدارية تم إنشاؤها حديثاً إلى النظام.
- إنشاء التسلسل الهرمي للكلية والقسم والبرنامج والمعهد والمدرسة المهنية.
- تعريفات وتقارير الفصول الدراسية والهياكل المادية القائمة على الوحدات.
المنهج الدراسي وهيكل المقرر الدراسي
- عمليات تطوير وتحديث المناهج الدراسية لممثلي البرنامج
- تقديم الدعم في إنشاء الدورات التدريبية، وإعداد خطط الدورات التدريبية وجداولها الزمنية.
- مراقبة العلاقات بين المقرر الدراسي والبرنامج وأعضاء هيئة التدريس والإبلاغ عنها.
عمليات التسجيل في المقررات الدراسية، والامتحانات، والتقييم
بدءًا من فترات تسجيل الدورات وحتى أسابيع الامتحانات، تتم إدارة كل خطوة من خلال سير عمل يتم التحكم فيه وإعداد التقارير عنه بواسطة النظام.
1. تسجيل الطلاب وتقديم المشورة
نقل الطلاب المقبولين في الجامعة من نظام YÖK إلى هيكل Ubys؛ التحديث التلقائي لعلاقات المرشدين الأكاديميين في كل فصل دراسي.
2. تسجيل المقررات الدراسية وأسابيع الإضافة والحذف
يقوم النظام تلقائيًا بمراقبة وتقديم تقارير في الوقت الفعلي عن تسجيلات الطلاب في الدورات الدراسية بناءً على المتطلبات الأساسية والوحدات الدراسية وقواعد البرنامج.
3. تحديد الامتحان وتعيين المراقبين
إنشاء جدول الامتحانات، وتخطيط قاعات الامتحانات، وتعيين المراقبين، وتوزيع الطلاب على قاعات المحاضرات/الفصول الدراسية المختلفة.
4. إدخال الدرجات والتحقق منها
شاشات إدخال الدرجات الأكاديمية؛ اكتشاف إدخالات الدرجات غير المكتملة، والتحذيرات، والإبلاغ إلى الأقسام ذات الصلة.
5. عمليات المراجعة والتكميل والاستئناف
تتم إدارة عمليات إعادة الامتحانات، والامتحانات التعويضية، والطعون في الدرجات من خلال النظام؛ ويتم تسجيل العملية بأكملها.
وحدة الطالب: قمرة القيادة الأكاديمية الشخصية
يتتبع الطلاب رحلتهم الأكاديمية بأكملها من خلال لوحة تحكم واحدة: تصبح المقررات الدراسية والدرجات والحضور والوثائق وعمليات الامتحانات شفافة.
تتبع الدرجات والحضور
يمكن للطلاب الاطلاع فوراً على درجاتهم في المقررات الدراسية، ومتوسطات الفصل الدراسي، وسجلات الحضور، والاتجاهات الأكاديمية.
جدول المحاضرات والامتحانات
يتم عرض جداول الحصص الأسبوعية وأماكن ومواعيد الامتحانات في عرض تقويمي على لوحة الطالب.
الاستبيانات والتعليقات
تساهم المشاركة في استطلاعات الرأي الخاصة بالدورات والبرامج في تنظيم أصوات الطلاب في عمليات الجودة.
طلبات المستندات
تتم إدارة طلبات الحصول على شهادات الطلاب، والسجلات الأكاديمية، ووثائق الخدمة العسكرية، وما إلى ذلك، من خلال شاشات التقديم والتتبع عبر الإنترنت.
وحدة الشؤون الأكاديمية: إدارة المقررات الدراسية والطلاب
نظام يبسط عمليات الدورات والامتحانات والتقييم والحضور للأكاديميين، مع توفير إمكانيات الاستشارات وإعداد التقارير.
- قائمة الدورات التدريبية المقدمة، وقوائم الفصول الدراسية، وشاشات الحضور/المشاركة.
- شاشات إدخال درجات الامتحانات النصفية والنهائية والتكميلية.
- ملاحظة: آليات تحذيرية لأخطاء الإدخال والإدخالات غير المكتملة.
- قائمة الطلاب الذين يتم توجيههم وملخصات عن وضعهم الأكاديمي.
- حقول مخصصة للموافقة على تسجيل المقرر الدراسي، والظروف الخاصة، وملاحظات المرشد الأكاديمي.
- متابعة الطلاب الذين يقتربون من التخرج.
- توزيعات التحصيل الدراسي حسب المواد الدراسية، ومتوسطات الصفوف، والملخصات الإحصائية.
- التقارير التي يمكن ربطها بنتائج البرنامج وأهداف التعلم.
إعداد التقارير والتوثيق وإجراءات مجلس الإدارة
تخضع جميع عمليات الإنتاج، بدءًا من قرارات مجلس الإدارة وحتى طباعة الشهادات والسجلات والوثائق الرسمية، للتدقيق.
مجلس الإدارة والقرارات
- عمليات إضافة وحذف وتحديث قرارات مجلس الإدارة في النظام.
- ربط القرارات بالبرامج أو الطلاب أو الدورات الدراسية.
- أرشيف قرارات قابل للتدقيق وإعداد تقارير عنه.
إجراءات الحصول على الشهادة والتخرج
- مراقبة عمليات منح الشهادات على مستوى الأفراد والوحدات.
- التنفيذ الفوري للوائح والإبلاغ الخالي من الأخطاء.
- التحقق من حالة التخرج، والمقررات الدراسية المفقودة، والظروف الخاصة.
إدارة الوثائق الرسمية
- إعداد التقارير مثل كشوف الدرجات، وشهادات الطلاب، وشهادات الخدمة العسكرية، وما إلى ذلك.
- إضافة أنواع جديدة من المستندات إلى النظام وإدارة القوالب.
- إمكانية تتبع عمليات طلب المستندات وتسليمها.
التكامل والأمن والاستمرارية
يتكامل نظام أتمتة شؤون الطلاب مع وحدات TOKU الأخرى والأنظمة الخارجية، مما يوفر بيئة سلسة وآمنة.
تكامل الأنظمة الخارجية
يقوم مجلس التعليم العالي (YÖK) بتبادل البيانات مع أنظمة المصادقة والأنظمة المؤسسية الأخرى؛ وخطط النسخ الاحتياطي والاستعادة المنتظمة ضد فقدان البيانات.
الانسجام مع النظام البيئي لـ TOKU
تتكامل أعمال شؤون الطلاب مع نظام إدارة التعليم، ونظام معلومات الخريجين، وإدارة الفعاليات، ووحدات مركز التعليم المستمر.
نظام وأمان متواصلان
آليات المراقبة والتسجيل والإنذار لضمان تشغيل النظام دون انقطاع وبدون مشاكل؛ أمن الوصول والتفويض.
معرض
أمثلة من لجان الطلاب وأعضاء الهيئة التدريسية وشؤون الطلاب؛ جدول المقررات الدراسية، وجدول الامتحانات، وإدخال الدرجات، وشاشات إعداد التقارير.
الأسئلة الشائعة
تم تطويره في المقام الأول ليتناسب مع هيكل الجامعة؛ ومع ذلك، فهو يتمتع ببنية مرنة يمكن استخدامها في جميع المؤسسات التي تضم كليات ومعاهد ومدارس مهنية وهياكل مماثلة.
يمكن تنفيذ العديد من العمليات، مثل عرض الدرجات، والتسجيل في الدورات، وتتبع الحضور، والمشاركة في الاستطلاعات، والتقدم بطلب للحصول على المستندات، وعرض جداول الدورات والامتحانات، من لوحة الطالب.
يمكن إنشاء إحصاءات التسجيل وحضور الدورات، ومعدلات النجاح، وبيانات التخرج، وتقارير الأداء القائمة على الدورات والبرامج، والتقارير الموجزة والمفصلة اللازمة للتخطيط الاستراتيجي وعمليات الجودة.