Технологический саммит 2023
Мы успешно провели одну из крупнейших технологических конференций в Турции, которая длилась три дня и собрала 2500 участников.
2500 участников
50 докладчиков
4.9 Удовлетворенность
Организация мероприятий и проектов
Система управления организацией
Управляйте всеми организационными процессами на одной платформе: от планирования мероприятий и управления участниками до распределения ресурсов и отслеживания бюджета. Профессиональное решение для организации мероприятий.
500+
Успешное мероприятие
50K+
Участник
98%
Показатель успешности
Центр управления организацией
12 активных занятий
Предстоящие события
15
МАР
Технологическая конференция 2024
Конгресс-центр Стамбула, 500 участников.
Подготовка
22
МАР
Семинар по цифровой трансформации
Онлайн-платформа, 1200 участников.
Подтвержденный
28
МАР
Ежегодное общее собрание
Отель «Шератон», 150 участников
Планируется
Комплексные организационные решения
Все необходимые инструменты для профессиональной организации мероприятий.
Планирование мероприятий
Профессиональное планирование с подробным графиком, распределением задач и отслеживанием этапов.
- Планирование с помощью диаграммы Ганта
- Назначение и отслеживание задач
- Анализ критического пути
- Автоматические напоминания
Управление участниками
Интегрированные системы для онлайн-регистрации, рассылки приглашений и отслеживания участников.
- Онлайн-форма регистрации
- приглашение с QR-кодом
- Система регистрации
- Статистика участников
Управление ресурсами
Централизованная система для управления площадками, оборудованием, персоналом и поставщиками.
- Бронирование места проведения мероприятия
- Отслеживание оборудования
- Планирование персонала
- Управление поставщиками
Отслеживание бюджета
Отслеживание затрат в режиме реального времени, анализ расходов и расчет рентабельности инвестиций.
- Планирование бюджета
- Отслеживание расходов
- Анализ затрат
- Отчеты о рентабельности инвестиций
Контактный центр
Управление многоканальной коммуникацией с помощью электронной почты, SMS и push-уведомлений.
- Массовая информация
- Персонализация сообщений
- Автоматические объявления
- Интеграция с социальными сетями
Аналитика и отчетность
Детальный анализ производительности и настраиваемые системы отчетности.
- Отчеты об участии
- Анализ удовлетворенности
- Показатели производительности
- Анализ тенденций
Типы событий
Индивидуальные решения для организаций всех типов.
Корпоративные мероприятия
Организация корпоративных мероприятий
Профессиональные решения по организации мероприятий, таких как конференции, семинары, корпоративные встречи и торжества.
Конференции и семинары
Комплексное управление крупномасштабными конференциями.
Деловые встречи
заседания совета директоров и организации общего собрания
Церемонии награждения
Мероприятия по награждению и признанию достижений
Расписание корпоративных мероприятий
3-месячное планирование Этап 1 - Концепция
Постановка целей, планирование бюджета, поиск места проведения мероприятия.
4 недели
Этап 2 - Планирование
Планирование программы, приглашение докладчиков, заключение спонсорских соглашений.
6 недель
Этап 3 - Внедрение
Процессы регистрации, маркетинговая кампания, подготовка логистики.
2 недели
Этап 4 - Событие
Игра в режиме реального времени, техническая поддержка, мгновенная обратная связь.
1 день
Образовательная деятельность
- Мастер-классы
- Обучающие семинары
- Программы сертификации
- Онлайн-курсы
Более 150 успешных тренингов
Маркетинговые мероприятия
- Запуск новых продуктов
- организации, проводящие торговые выставки
- Выездные презентации
- Встречи с клиентами
Более 200 маркетинговых мероприятий
Социальные мероприятия
- Гала-вечера
- Новогодние празднования
- тимбилдинг
- Сетевые мероприятия
Более 300 светских мероприятий
Цифровые мероприятия
- Вебинары
- Виртуальные конференции
- Гибридные мероприятия
- Онлайн-семинары
Более 500 цифровых мероприятий
Управление ресурсами
Компания VenueŞn управляет всеми ресурсами, от оборудования и персонала до поставщиков.
Панель по распределению ресурсов
Уровень использования: 78%
Места проведения мероприятий
12 локаций 8 мест в наличии, 4 зарезервировано
Конгресс-центр в Стамбуле вмещает 500 человек.
Зал отеля Ankara Hilton: зарезервировано 300 мест .
Выставочный центр Измира вмещает до 1000 человек.
Техническое оборудование
45 Оборудование 32 в наличии, 13 используются
Используется звуковая система Pro-X мощностью 500 Вт.
Доступен светодиодный проектор 4K.
Беспроводной микрофонный комплект, 8 каналов .
Персонал и команда
28 сотрудников 15 в наличии, 13 на дежурстве
Старший координатор мероприятий ( дежурный)
Техническая поддержка: доступны 2 специалиста .
Наличие бортпроводников (6 человек )
Разумное планирование ресурсов
Оптимизация на основе искусственного интеллекта
Оптимальное распределение ресурсов и предотвращение столкновений с помощью искусственного интеллекта.
Автоматическое бронирование
Проверка наличия мест и автоматизированная система бронирования.
Аналитика использования
Анализ коэффициентов использования ресурсов и эффективности.
Проактивные оповещения
Конфликты ресурсов и предупреждения о доступности ресурсов
Календарь ресурсов
Март 2024 г.
15
16
17
18
Бюджетное и управленческое управление
Отслеживание бюджета в режиме реального времени и оптимизация затрат.
Комплексное финансовое управление
Планирование бюджета
Подробные бюджетные категории и сметы расходов.
- Бюджетирование на основе категорий
- Прогноз, основанный на данных прошлых периодов.
- Анализ сценариев
Отслеживание расходов
Отслеживание расходов и процессы утверждения в режиме реального времени.
- Цифровое управление счетами-фактурами
- Автоматическая категоризация
- Процессы утверждения
Анализ рентабельности инвестиций
Финансовая оценка успеха мероприятия
- Анализ затрат и выгод
- Стоимость участия
- Отслеживание доходов
Краткий обзор финансовой отчетности
2024 Q1
450 000
Общий бюджет
285,600
Потраченный
164 400
Остаток
Использование бюджета : 63,5%
Целевой показатель 60% — требуется внимание.
Распределение по категориям
Место проведения и локация £125 000 44%
Кейтеринг и обслуживание клиентов 85 000 30%
Маркетинг 45 000 16%
Технические характеристики и оборудование 30 600 10%
Истории успеха
Мероприятия, реализованные с помощью TOKU Organization Management
Конференция
Институциональный
Глобальное совещание по вопросам управления
В стратегическом совещании многонациональной компании, прошедшем в гибридном формате, приняли участие 300 руководителей из 15 стран.
300 менеджеров
15 стран
98% участия
Запуск
Запуск нового продукта
Мы провели впечатляющее мероприятие по запуску нашего инновационного продукта, представив его представителям СМИ и отрасли.
800 гостей
45 СМИ
Досягаемость 2 м
Создание профессиональных организаций
Поднимите ваши мероприятия на профессиональный уровень с помощью системы управления мероприятиями TOKU. Управляйте всеми процессами, от планирования до результатов, на единой платформе.
15-дневная бесплатная пробная версия
Специализированное обучение
Круглосуточная поддержка