Sommet technologique 2023
Nous avons organisé avec succès l'une des plus grandes conférences technologiques de Turquie, qui s'est déroulée sur trois jours et a réuni 2 500 participants.
2 500 participants
50 intervenants
4.9 Satisfaction
Gestion d'événements et de projets
Système de gestion organisationnelle
Gérez l'ensemble de vos processus organisationnels sur une plateforme unique, de la planification d'événements à la gestion des participants, en passant par l'allocation des ressources et le suivi budgétaire. Solution professionnelle de gestion d'événements.
Plus de 500
Événement réussi
Plus de 50 000
Participant
98%
Taux de réussite
Centre de contrôle de l'organisation
12 activités actives
Événements à venir
15
MAR
Conférence technologique 2024
Centre des congrès d'Istanbul, 500 participants
Préparation
22
MAR
Séminaire sur la transformation numérique
Plateforme en ligne : 1 200 participants
Confirmé
28
MAR
Assemblée générale annuelle
Hôtel Sheraton 150 participants
C'est prévu
Solutions organisationnelles globales
Tous les outils dont vous avez besoin pour une gestion d'événements professionnelle.
Planification d'événements
Planification professionnelle avec des échéanciers détaillés, une répartition des tâches et un suivi des étapes clés.
- Planification par diagramme de Gantt
- Attribution et suivi des tâches
- Analyse du chemin critique
- Rappels automatiques
Gestion des participants
Systèmes intégrés pour l'inscription en ligne, l'envoi des invitations et le suivi des participants.
- Formulaire d'inscription en ligne
- invitation par code QR
- Système d'enregistrement
- Statistiques des participants
Gestion des ressources
Un système centralisé pour la gestion des lieux, des équipements, du personnel et des fournisseurs.
- Réservation de salle
- Suivi des équipements
- planification du personnel
- Gestion des fournisseurs
Suivi budgétaire
Suivi des coûts en temps réel, analyse des dépenses et calculs du retour sur investissement.
- planification budgétaire
- Suivi des dépenses
- Analyse des coûts
- rapports sur le retour sur investissement
Centre de contact
Gestion des communications multicanaux par e-mail, SMS et notifications push.
- Information de masse
- Personnaliser les messages
- Annonces automatiques
- intégration des médias sociaux
Analyse et reporting
Analyses de performance détaillées et systèmes de reporting personnalisables.
- Rapports de participation
- Analyse de la satisfaction
- Indicateurs de performance
- Analyses de tendances
Types d'événements
Des solutions personnalisées pour tous types d'organisations.
Événements d'entreprise
Gestion d'événements d'entreprise
Solutions professionnelles d'organisation d'événements pour conférences, séminaires, réunions d'entreprise et célébrations corporatives.
Conférences et séminaires
Gestion complète des conférences de grande envergure.
Réunions d'affaires
réunions du conseil d'administration et organisations d'assemblée générale
Cérémonies de remise de prix
Cérémonies de remise de prix et de reconnaissance
Calendrier des événements d'entreprise
Planification sur 3 mois Phase 1 - Concept
Définition des objectifs, planification budgétaire, recherche de lieux.
4 semaines
Phase 2 - Planification
Planification du programme, invitations aux conférenciers, accords de parrainage.
6 semaines
Phase 3 - Mise en œuvre
Processus d'inscription, campagne marketing, préparation logistique
2 semaines
Phase 4 - Événement
Jeu en direct, assistance technique, retour d'information instantané.
1 jour
Activités éducatives
- Ateliers
- Séminaires de formation
- programmes de certification
- Cours en ligne
Plus de 150 formations réussies
Événements marketing
- lancements de produits
- organisations de salons professionnels
- tournées promotionnelles
- Réunions clients
Plus de 200 événements marketing
Activités sociales
- soirées de gala
- Célébrations du Nouvel An
- team building
- événements de réseautage
Plus de 300 événements sociaux
Événements numériques
- Webinaires
- conférences virtuelles
- événements hybrides
- Ateliers en ligne
Plus de 500 événements numériques
Gestion des ressources
VenueŞn gère toutes les ressources, des équipements et du personnel aux fournisseurs.
Comité d'allocation des ressources
Taux d'utilisation : 78 %
Lieux et espaces
12 emplacements 8 disponibles, 4 réservés
Centre des congrès d'Istanbul, 500 personnes disponibles
Salle de bal de l'hôtel Hilton d'Ankara : 300 personnes réservées .
Le parc des expositions d'Izmir peut accueillir 1000 personnes.
Équipement technique
45 Équipement 32 disponibles, 13 en service
Système audio Pro-X 500W en cours d'utilisation
Projecteur LED 4K disponible
Ensemble microphone sans fil, 8 canaux disponibles
Personnel et équipe
28 employés 15 disponibles, 13 en service
Coordonnateur d'événements senior de service
Assistance technique : 2 personnes disponibles.
Personnel de bord disponible (6 personnes )
Planification intelligente des ressources
Optimisation basée sur l'IA
Allocation optimale des ressources et évitement des collisions grâce à l'intelligence artificielle.
Réservation automatique
Vérification des disponibilités et système de réservation automatisé.
Analyses d'utilisation
Analyses des taux d'utilisation des ressources et de l'efficacité.
Alertes proactives
Conflits de ressources et alertes de disponibilité
Calendrier des ressources
Mars 2024
15
16
17
18
Gestion du budget et des coûts
Suivi budgétaire et optimisation des coûts en temps réel.
Gestion financière globale
Planification budgétaire
Catégories budgétaires détaillées et estimations de coûts.
- Budgétisation par catégorie
- Prédiction basée sur des données passées.
- Analyse de scénarios
Suivi des dépenses
Processus de suivi et d'approbation des dépenses en temps réel.
- Gestion des factures numériques
- catégorisation automatique
- Flux d'approbation
Analyse du retour sur investissement
Évaluation financière du succès de l'événement
- analyse coûts-avantages
- Coût par participation
- Suivi des revenus
Résumé des états financiers
1er trimestre 2024
450 000
Budget total
285 600
Dépensé
164 400
Reste
Utilisation du budget : 63,5 %
Objectif 60 % - Attention requise.
Distribution par catégorie
Lieu et emplacement : 125 000 ₹ (44 %)
Restauration et traiteur 85 000 30 %
Marketing 45 000 € 16 %
Technique et équipement 30 600 10 %
Histoires à succès
Événements réalisés avec TOKU Organization Management
Conférence
Institutionnel
Réunion de direction mondiale
La réunion stratégique de la multinationale, organisée dans un format hybride, a rassemblé 300 dirigeants de 15 pays.
300 gestionnaires
15 pays
98 % de participation
Lancement
Lancement d'un nouveau produit
Nous avons organisé un événement de lancement spectaculaire pour notre produit innovant, le présentant aux médias et aux représentants de l'industrie.
800 invités
45 Médias
Portée de 2 millions
Créer des organisations professionnelles
Donnez une dimension professionnelle à vos événements grâce au système de gestion d'événements TOKU. Gérez l'intégralité du processus, de la planification aux résultats, depuis une plateforme unique.
Essai gratuit de 15 jours
Formation spécialisée
Assistance 24h/24 et 7j/7