Vertice tecnologico 2023
Abbiamo organizzato con successo una delle più grandi conferenze tecnologiche della Turchia, durata tre giorni e con 2.500 partecipanti.
2.500 partecipanti
50 relatori
4.9 Soddisfazione
Gestione di eventi e progetti
Sistema di gestione dell'organizzazione
Gestisci tutti i tuoi processi organizzativi in un'unica piattaforma, dalla pianificazione degli eventi alla gestione dei partecipanti, dall'allocazione delle risorse al monitoraggio del budget. Soluzione professionale per la gestione degli eventi.
500+
Evento di successo
50.000+
Partecipante
98%
Tasso di successo
Centro di controllo dell'organizzazione
12 Attività attive
Prossimi eventi
15
MAR
Conferenza tecnologica 2024
Centro Congressi di Istanbul, 500 partecipanti
Prepararsi
22
MAR
Seminario sulla trasformazione digitale
Piattaforma online 1.200 partecipanti
Confermato
28
MAR
Assemblea generale annuale
Sheraton Hotel 150 partecipanti
È previsto
Soluzioni organizzative complete
Tutti gli strumenti necessari per la gestione professionale degli eventi.
Pianificazione di eventi
Pianificazione professionale con tempistiche dettagliate, assegnazione delle attività e monitoraggio delle tappe fondamentali.
- Pianificazione del diagramma di Gantt
- Assegnazione e monitoraggio delle attività
- Analisi del percorso critico
- Promemoria automatici
Gestione dei partecipanti
Sistemi integrati per la registrazione online, la consegna degli inviti e il monitoraggio dei partecipanti.
- Modulo di registrazione online
- Invito con codice QR
- Sistema di check-in
- Statistiche dei partecipanti
Gestione delle risorse
Un sistema centralizzato per la gestione di sedi, attrezzature, personale e fornitori.
- Prenotazione della sede
- Monitoraggio delle apparecchiature
- Pianificazione del personale
- Gestione dei fornitori
Monitoraggio del budget
Monitoraggio dei costi in tempo reale, analisi delle spese e calcolo del ROI.
- Pianificazione del budget
- Monitoraggio delle spese
- Analisi dei costi
- Rapporti sul ROI
Centro di contatto
Gestione della comunicazione multicanale tramite e-mail, SMS e notifiche push.
- Informazioni di massa
- Personalizza i messaggi
- Annunci automatici
- Integrazione dei social media
Analisi e reporting
Analisi dettagliate delle prestazioni e sistemi di reporting personalizzabili.
- Rapporti di partecipazione
- Analisi della soddisfazione
- Metriche delle prestazioni
- Analisi delle tendenze
Tipi di eventi
Soluzioni personalizzate per tutti i tipi di organizzazioni.
Eventi aziendali
Gestione di eventi aziendali
Soluzioni professionali per l'organizzazione di eventi come conferenze, seminari, meeting aziendali e feste aziendali.
Conferenze e seminari
Gestione completa per conferenze su larga scala.
Riunioni di lavoro
Riunioni del consiglio di amministrazione e organizzazioni dell'assemblea generale
Cerimonie di premiazione
Premi di merito ed eventi di riconoscimento
Programma degli eventi aziendali
Pianificazione di 3 mesi Fase 1 - Concetto
Definizione degli obiettivi, pianificazione del budget, ricerca della location.
4 settimane
Fase 2 - Pianificazione
Pianificazione del programma, inviti ai relatori, accordi di sponsorizzazione.
6 settimane
Fase 3 - Implementazione
Processi di registrazione, campagna di marketing, preparazione logistica
2 settimane
Fase 4 - Evento
Gioco in diretta, supporto tecnico, feedback immediato.
1 giorno
Attività educative
- Laboratori
- Seminari di formazione
- Programmi di certificazione
- Corsi online
Oltre 150 corsi di formazione di successo
Eventi di marketing
- Lanci di prodotti
- Organizzazioni fieristiche
- Spettacoli itineranti
- Riunioni con i clienti
Oltre 200 eventi di marketing
Attività sociali
- Serate di gala
- Festeggiamenti di Capodanno
- Team building
- Eventi di networking
Oltre 300 eventi sociali
Eventi digitali
- Webinar
- Conferenze virtuali
- Eventi ibridi
- Workshop online
Oltre 500 eventi digitali
Gestione delle risorse
VenueŞn gestisce tutte le risorse, dalle attrezzature al personale, fino ai fornitori.
Pannello di allocazione delle risorse
Tasso di utilizzo: 78%
Luoghi e luoghi
12 sedi 8 Disponibili 4 Riservati
Centro Congressi di Istanbul 500 persone disponibili
Sala da ballo Ankara Hilton: 300 persone riservate .
Il quartiere fieristico di Smirne può ospitare fino a 1000 persone.
Attrezzatura tecnica
45 Attrezzatura 32 Disponibili 13 In Uso
Sistema audio Pro-X 500W in uso
Proiettore LED 4K disponibile
Set di microfoni wireless, 8 canali disponibili
Personale e squadra
28 dipendenti 15 Disponibili 13 In Servizio
Coordinatore eventi senior in servizio
Supporto tecnico: 2 persone disponibili.
Assistenti di volo disponibili (6 persone )
Pianificazione intelligente delle risorse
Ottimizzazione basata sull'intelligenza artificiale
Assegnazione ottimale delle risorse ed evitamento delle collisioni con l'intelligenza artificiale.
Prenotazione automatica
Controllo della disponibilità e sistema di prenotazione automatizzato.
Analisi dell'utilizzo
Tassi di utilizzo delle risorse e analisi dell'efficienza.
Avvisi proattivi
Conflitti di risorse e avvisi di disponibilità
Calendario delle risorse
Marzo 2024
15
16
17
18
Gestione del budget e dei costi
Monitoraggio del budget e ottimizzazione dei costi in tempo reale.
Gestione finanziaria completa
Pianificazione del budget
Categorie di budget dettagliate e stime dei costi.
- Budgeting basato sulle categorie
- Previsione basata sui dati passati.
- Analisi dello scenario
Monitoraggio delle spese
Processi di monitoraggio e approvazione delle spese in tempo reale.
- Gestione delle fatture digitali
- Categorizzazione automatica
- Flussi di lavoro di approvazione
Analisi del ROI
Valutazione finanziaria del successo dell'evento
- Analisi costi-benefici
- Costo per partecipazione
- Monitoraggio del reddito
Riepilogo del rendiconto finanziario
Primo trimestre 2024
450.000
Budget totale
285.600
Speso
164.400
Resto
Utilizzo del budget 63,5%
Obiettivo 60% - Attenzione richiesta.
Distribuzione basata sulle categorie
Luogo e posizione ?125.000 44%
Ristorazione e catering 85.000 30%
Marketing ?45.000 16%
Tecnico e attrezzature 30.600 10%
Storie di successo
Eventi realizzati con TOKU Organization Management
Conferenza
Istituzionale
Riunione di gestione globale
L'incontro strategico della multinazionale, tenutosi in formato ibrido, ha riunito 300 dirigenti provenienti da 15 paesi.
300 Manager
15 Paesi
Partecipazione del 98%
Lancio
Lancio di nuovi prodotti
Abbiamo organizzato uno spettacolare evento di lancio per il nostro prodotto innovativo, presentandolo ai media e ai rappresentanti del settore.
800 ospiti
45 Media
Portata 2M
Avviare organizzazioni professionali
Porta i tuoi eventi a un livello professionale con il sistema di gestione eventi TOKU. Gestisci tutti i processi, dalla pianificazione ai risultati, in un'unica piattaforma.
Prova gratuita di 15 giorni
Formazione specializzata
Supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7