Cumbre de Tecnología 2023
Celebramos con éxito una de las conferencias tecnológicas más grandes de Turquía durante tres días con 2.500 participantes.
2.500 participantes
50 oradores
4.9 Satisfacción
Gestión de eventos y proyectos
Sistema de Gestión Organizacional
Gestione todos sus procesos organizativos en una sola plataforma, desde la planificación de eventos y la gestión de participantes hasta la asignación de recursos y el control presupuestario. Solución profesional para la gestión de eventos.
más de 500
Evento exitoso
50 mil+
Partícipe
98%
Tasa de éxito
Centro de control de la organización
12 actividades activas
Próximos eventos
15
MAR
Conferencia de Tecnología 2024
Centro de Congresos de Estambul, 500 participantes
Preparándose
22
MAR
Seminario de Transformación Digital
Plataforma en línea 1.200 participantes
Confirmado
28
MAR
Asamblea General Anual
Hotel Sheraton 150 participantes
Está previsto
Soluciones organizacionales integrales
Todas las herramientas que necesitas para la gestión profesional de eventos.
Planificación de eventos
Planificación profesional con cronogramas detallados, asignaciones de tareas y seguimiento de hitos.
- Planificación mediante diagramas de Gantt
- Asignación y seguimiento de tareas
- Análisis de la ruta crítica
- Recordatorios automáticos
Gestión de participantes
Sistemas integrados de registro en línea, envío de invitaciones y seguimiento de participantes.
- Formulario de inscripción en línea
- Invitación con código QR
- Sistema de check-in
- Estadísticas de participantes
Gestión de recursos
Un sistema centralizado para la gestión de lugares, equipos, personal y proveedores.
- Reserva de lugar
- Seguimiento de equipos
- Planificación de personal
- Gestión de proveedores
Seguimiento del presupuesto
Seguimiento de costos en tiempo real, análisis de gastos y cálculos de ROI.
- Planificación presupuestaria
- Seguimiento de gastos
- Análisis de costos
- Informes de ROI
Centro de contacto
Gestión de comunicación multicanal mediante email, SMS y notificaciones push.
- Información masiva
- Personalizar mensajes
- Anuncios automáticos
- Integración de redes sociales
Análisis e informes
Análisis detallados del rendimiento y sistemas de informes personalizables.
- Informes de participación
- Análisis de satisfacción
- Métricas de rendimiento
- Análisis de tendencias
Tipos de eventos
Soluciones personalizadas para todo tipo de organizaciones.
Eventos corporativos
Gestión de eventos corporativos
Soluciones profesionales de planificación de eventos para conferencias, seminarios, reuniones de empresa y celebraciones corporativas.
Conferencias y seminarios
Gestión integral para congresos de gran formato.
Reuniones de negocios
Organizaciones de reuniones de junta directiva y asamblea general
Ceremonias de entrega de premios
Premios a los logros y eventos de reconocimiento
Calendario de eventos corporativos
Planificación de 3 meses Fase 1 - Concepto
Establecimiento de objetivos, planificación de presupuesto, investigación de lugares.
4 semanas
Fase 2 - Planificación
Planificación de programas, invitaciones a conferenciantes, acuerdos de patrocinio.
6 semanas
Fase 3 - Implementación
Procesos de registro, Campaña de marketing, Preparación logística
2 semanas
Fase 4 - Evento
Juego en vivo, soporte técnico, retroalimentación instantánea.
1 día
Actividades educativas
- Talleres
- Seminarios de formación
- Programas de certificación
- Cursos en línea
Más de 150 capacitaciones exitosas
Eventos de marketing
- Lanzamientos de productos
- Organizaciones de ferias comerciales
- Roadshows
- Reuniones con clientes
Más de 200 eventos de marketing
Actividades sociales
- Noches de gala
- Celebraciones de Año Nuevo
- Formación de equipos
- Eventos de networking
Más de 300 eventos sociales
Eventos digitales
- Seminarios web
- Conferencias virtuales
- Eventos híbridos
- Talleres en línea
Más de 500 eventos digitales
Gestión de recursos
VenueŞn gestiona todos los recursos, desde el equipo y el personal hasta los proveedores.
Panel de asignación de recursos
Tasa de uso: 78%
Lugares y sedes
12 ubicaciones 8 Disponibles 4 Reservados
Centro de Congresos de Estambul 500 personas disponibles
Salón de baile Ankara Hilton: 300 personas reservadas .
El recinto ferial de Izmir tiene capacidad para 1.000 personas.
Equipo técnico
45 Equipo 32 disponibles 13 en uso
Sistema de sonido Pro-X 500W en uso
Proyector LED 4K disponible
Juego de micrófono inalámbrico, 8 canales disponibles
Personal y equipo
28 empleados 15 disponibles 13 de servicio
Coordinador de eventos sénior de turno
Soporte Técnico: 2 personas disponibles.
Auxiliares de vuelo disponibles (6 personas )
Planificación inteligente de recursos
Optimización impulsada por IA
Asignación óptima de recursos y prevención de colisiones con inteligencia artificial.
Reserva automática
Comprobación de disponibilidad y sistema automatizado de reservas.
Análisis de uso
Análisis de tasas de utilización de recursos y eficiencia.
Alertas proactivas
Conflictos de recursos y advertencias de disponibilidad
Calendario de recursos
Marzo de 2024
15
16
17
18
Gestión de presupuestos y costes
Seguimiento de presupuesto en tiempo real y optimización de costes.
Gestión financiera integral
Planificación presupuestaria
Categorías presupuestarias detalladas y estimaciones de costos.
- Presupuesto basado en categorías
- Predicción basada en datos pasados.
- Análisis de escenarios
Seguimiento de gastos
Seguimiento de gastos en tiempo real y procesos de aprobación.
- Gestión de facturas digitales
- Categorización automática
- Flujos de trabajo de aprobación
Análisis del ROI
Evaluación financiera del éxito del evento
- Análisis de costo-beneficio
- Costo por participación
- Seguimiento de ingresos
Resumen de estados financieros
Primer trimestre de 2024
450.000
Presupuesto total
285.600
Gastado
164.400
Resto
Utilización del presupuesto 63,5%
Objetivo 60% - Atención requerida.
Distribución basada en categorías
Lugar y ubicación ?125.000 44%
Catering y Catering 85.000 30%
Marketing ?45.000 16%
Técnico y Equipo 30.600 10%
Historias de éxito
Eventos realizados con TOKU Organization Management
Conferencia
Institucional
Reunión de gestión global
La reunión estratégica de la multinacional, realizada en formato híbrido, reunió a 300 ejecutivos de 15 países.
300 gerentes
15 países
Participación del 98%
Lanzamiento
Lanzamiento de nuevo producto
Celebramos un espectacular evento de lanzamiento de nuestro innovador producto, mostrándolo a los medios y representantes de la industria.
800 invitados
45 Medios
Alcance de 2 millones
Iniciar Organizaciones Profesionales
Profesionaliza tus eventos con el sistema de gestión de eventos TOKU. Gestiona todos los procesos, desde la planificación hasta los resultados, en una única plataforma.
Prueba gratuita de 15 días
Formación especializada
Soporte 24/7