Digitale Antragsformulare
Clubanmeldungen, Veranstaltungsanfragen, Fahrzeug- und Hallenzuweisungen sowie Standaufbauanfragen werden alle über ein einziges Panel mit Genehmigungsworkflows verwaltet.
Gesundheits-, Kultur- und Sportmanagementsystem
Eine integrierte Lösung, die Clubs, Veranstaltungen, Einrichtungen, Ernährungspläne und Zertifizierungen auf einer einzigen Plattform verwaltet; Digitalisierung aller SKS-Prozesse für Studenten, Mitarbeiter und Clubs.
360°
Club- und Eventmanagement
100%
Digitale Anwendung & Tracking
Einzelpaneel
SKS-Operationen
Studentenorientiertes Ökosystem für Gesundheit, Kultur und Sport
Das Managementsystem für Gesundheit, Kultur und Sport digitalisiert alle Abläufe im Bereich Gesundheit, Kultur und Sport (SKS), von Anmeldeformularen und Vereinsaktivitäten bis hin zur Hallenbelegung und Zertifizierungsverfahren. Es ermöglicht die zentrale Verwaltung der Interaktion zwischen Studierenden, akademischem und administrativem Personal sowie Vereinen.
Club- und Eventmanagement
Wir schaffen ein lebendiges Campusleben mit Clubankündigungen, Zeitplänen, Auszeichnungen, Aktivitäten und Anmeldeinformationen.
Hallen- und Anlagenplanung
Digitalisierung von Raumdefinitionen, Geräteinventar und Zuteilungsprozessen zur Gewährleistung einer fairen und transparenten Nutzungsplanung.
Ernährung und monatlicher Speiseplan
Die Veröffentlichung monatlicher Speisepläne auf transparente und leicht zugängliche Weise unterstützt den auf gesunde Lebensweise ausgerichteten SKS-Ansatz.
Gemeinsamer Kern: Integriertes SKS mit Systemadministration
Das Modul Gesundheit, Kultur und Sport arbeitet mit dem Kernsystem der TOKU zusammen. Die Einheit, das Personal, der Vorstand und die regulatorische Struktur bilden die Infrastruktur für alle SKS-Prozesse.
Infrastruktur der Einheiten und Clubs
- Hierarchie der Institution, der Fakultät, des Fachbereichs und der Direktion für studentische Angelegenheiten
- Verwaltung der Einheiten, denen Studenten- und Mitarbeiterclubs angehören.
Personal- und Aufgabenmanagement
- SKS-Mitarbeiter, Koordinatoren, beratende Akademiker
- Aufgabenverteilung, Arbeitspläne und Anlagenverwaltung sind in die Struktur integriert.
Vorstand & Satzung
- Beschlüsse des Vorstands bezüglich der Eröffnung und der Aktivitäten des Clubs.
- Richtlinien, Vereinsbestimmungen, Regeln für die Veranstaltungs- und Standgestaltung.
Modulstruktur- und Funktionsübersicht
Alle Module, von Antragsformularen bis hin zu Prozessen in sozialen Vereinen, sind in einer einheitlichen, konsistenten und nachvollziehbaren Struktur gestaltet.
- Antragsformular für Vereine: Anträge auf Gründung eines neuen Vereins, beratender Akademiker, Beschreibung der Ziele und Tätigkeitsbereiche.
- Vereinsveranstaltungsformular: Zur Übermittlung von Informationen über Datum, Ort, Budget und Inhalt der vom Verein zu organisierenden Veranstaltungen.
- Fahrzeugzuteilungsformular: Digitaler Antrag für Fahrzeuganforderungen für Ausflüge, Turniere oder Veranstaltungen.
- Formular zur Raumbelegung: Anträge auf Nutzung von Sälen und Einrichtungen für Konferenzen, Seminare und Clubtreffen.
- Antragsformular für die Standnutzung: Verfahren zur Erlangung der Genehmigung zum Aufbau eines Standes für Werbezwecke, Mitgliederregistrierung oder soziale Verantwortung.
- Monatlicher Speiseplan: Zentrale Erstellung und Veröffentlichung monatlicher Speisepläne für Studierende und Mitarbeiter.
- Archivierung von Nährwertangaben; ermöglicht regelmäßige retrospektive Überprüfung.
- Einladungsgruppen: Definition von Studierenden-, Alumni-, Mitarbeiter-, Sponsoren- und Interessengruppen.
- Veranstaltungsanfragen: Bearbeitung von Anfragen für Veranstaltungen wie Gipfeltreffen, Konferenzen, Seminare, Ausstellungen, Frühlingsfeste, Abschlussfeiern usw.
- Teilnehmer: Digitale Erfassung von Registrierungen, Anwesenheitslisten und Namensaufrufen.
- Soziale Aktivitäten: Ein Kalender aller von den Clubs und dem Studentensekretariat (SKS) organisierten sozialen Aktivitäten.
- Benachrichtigungen und Ankündigungen: Verwaltung von Ankündigungen, Erinnerungen und Informationen zu Veranstaltungen.
- Veranstaltungsanfragen, Standaufbau und Genehmigungsprozesse für Standanfragen.
- Aktivitätenaufzeichnungen des Vereins, die mit Beschlüssen des Vorstands verknüpft sind.
- Vereinsankündigungen & Auszeichnungen: Interne und allgemeine Vereinsankündigungen, Aufzeichnungen über erhaltene Auszeichnungen und Leistungen.
- Clubmitglieder: Mitgliedsanträge, Genehmigungsverfahren, aktiver/passiver Mitgliedschaftsstatus.
- Arbeitszeitplan & Teilnahme: Wöchentliche/monatliche Arbeitszeitpläne und Nachweise über die Teilnahme an Workshops.
- Dokumentenanforderungen: Verwaltung von Anfragen wie z. B. Clubmitgliedschaftszertifikaten, Aufgabenbescheinigungen und Anwesenheitsbescheinigungen.
- Raumtypen: Konferenzräume, Turnhallen, Besprechungsräume, Clubräume.
- Ausrüstungsbeschreibung: Projektor, Soundsystem, Sportgeräte und sonstige Einrichtungsgegenstände.
- Saalbelegung: Zeitpläne für die Saalbelegung für Veranstaltungen, Schulungen und Besprechungen.
- Definitionen von Zertifikaten und Teilnahmebescheinigungen: Dokumentvorlagen für Veranstaltungen, Camps, Schulungen und Vereinsprogramme.
- Diejenigen, die Zertifikate erhalten haben: Liste der Studierenden und Mitarbeiter, die sich für den Erhalt von Zertifikaten qualifiziert haben.
- Vereinsankündigungen, Trainingsplan und Auszeichnungsmanagement.
- Clubmitgliedschaften, Mitgliedsanträge und Mitgliedschaftsstatus.
- Anlagenverwaltung: Erfassung von Anlagevermögen und Ausrüstung, die an Vereine geliefert werden.
- Studenten- und Mitarbeiterclubs; Mitgliederlisten und Rollenbeschreibungen.
Lebenszyklus von Vereinen und Aktivitäten
Alle Prozesse, von der Clubgründung bis zum Event- und Aktivitätsmanagement, werden transparent, nachvollziehbar und berichtspflichtig abgewickelt.
1. Antrag auf Clubgründung
Das Anmeldeformular für den Verein ist ausgefüllt; Zweck, Ziele, akademischer Berater und die einzurichtende Managementstruktur sind festgelegt.
2. Genehmigung und Identifizierung
Nach Genehmigung durch den Vorstand wird der Club im System aktiviert; Clubprofile und autorisierte Benutzer werden zugewiesen.
3. Mitgliedschaft & Arbeitszeitplan
Mitgliedsanträge werden entgegengenommen, der Arbeitskalender des Clubs wird festgelegt und Termine für Treffen und Aktivitäten werden geplant.
4. Anfragen zu Veranstaltungen und Veranstaltungsorten
Anmeldeformulare für Clubveranstaltungen, Saalzuweisungen und Standanfragen werden digital entgegengenommen und durchlaufen den Genehmigungsprozess.
5. Bewerbung & Teilnahme
Die Aktivitäten werden durchgeführt; Anwesenheitslisten, Namensaufrufe und Aktivitätsberichte werden im System erfasst.
6. Dokumente und Zertifikate
Teilnahmebescheinigungen werden an die teilnehmenden Studenten und Mitarbeiter ausgestellt; Mitgliedschaftsnachweise können vorgelegt werden.
7. Berichtswesen & Archivierung
Es werden die Aktivitätsberichte der Vereine analysiert, einschließlich der Anzahl der Veranstaltungen und der Teilnahmequoten im Laufe der Jahre.
Hallen-, Anlagen- und Gerätemanagement
Turnhallen, Konferenzsäle und Clubbereiche können zusammen mit ihrer Ausstattung geplant und nach dem Prinzip der fairen Nutzung zugeteilt werden.
Zimmerbeschreibungen
Für jeden Saal sind Kapazität, Verwendungszweck (Sport, Konferenzen, Tagungen usw.) und notwendige Ausstattung im System definiert.
Hardware & Ausrüstung
Geräte wie Projektoren, Soundsysteme und Sportgeräte gehören zur Standardausstattung von Fitnessstudios und Vereinen; es werden Bestandsaufzeichnungen geführt.
Zuteilung und Konfliktkontrolle
Datums- und zeitbezogene Veranstaltungsanfragen werden über einen Konfliktkontroll- und Genehmigungsmechanismus verwaltet, wodurch die Planung transparenter wird.
Ernährungsmanagement und monatlicher Speiseplan
Monatliche Speisepläne und Ernährungsprogramme werden transparent mit Studierenden und Mitarbeitern geteilt, um ein gesundheitsorientiertes Campusleben zu fördern.
Monatsplanung
- Monatliche Speisepläne erstellen und veröffentlichen.
- Menü mit Mahlzeiten, Anzeige von Allergen- und Zutateninformationen (optional)
Archive und Transparenz
- Archiv und Zugriff auf frühere Speisekarten.
- Transparente und nachvollziehbare Kommunikation von Ernährungsrichtlinien.
Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen und Vereinsdokumente
Alle im Rahmen von Veranstaltungen, Camps, Sportprogrammen und Vereinsaktivitäten erstellten Dokumente werden in einer definierbaren und berichtsfähigen Struktur verwaltet.
Dokumentvorlagen
Für Zertifikate, Teilnahmebescheinigungen und Vereinsmitgliedschaftsdokumente können unternehmensinterne Vorlagen definiert werden.
Diejenigen, die Zertifikate erhalten haben
Ereignisbasierte Zertifikatslisten können mithilfe von datums- und programmbasierten Filtern erstellt werden.
Anfragen zu Vereinsdokumenten
Anfragen wie beispielsweise Clubmitgliedschaftszertifikate und Arbeitszuweisungsbescheinigungen können über digitale Antrags- und Genehmigungsverfahren abgewickelt werden.
Galerie
Es kann mit Beispielbildern von Campusveranstaltungen, Clubaktivitäten, Turnhallen und den Schwarzen Brettern des SKS (Studentenclubs) angereichert werden.
Häufig gestellte Fragen
Es wurde für Universitäten, Hochschulen und institutionelle SKS-Einheiten (Student and Cultural Heritage) entwickelt. Es bietet ein vollständiges SKS-Ökosystem, das Studierende, Mitarbeiter und Clubs umfasst.
Clubanträge, Mitgliedschaften, Veranstaltungsanfragen, Hallen- und Standzuweisungen sowie Dokumenten- und Zertifizierungsprozesse werden digital erfasst und von Anfang bis Ende nachvollziehbar dokumentiert.
Ja. Durch die Integration mit Modulen wie Eventmanagement, Alumni-Informationssystem, Studentenangelegenheiten und Website-Community-Management digitalisiert es den gesamten Studentenlebenszyklus Ihrer Institution.