Système de gestion de la santé, de la culture et du sport
Une solution intégrée qui gère les clubs, les événements, les installations, les plans nutritionnels et les certifications sur une plateforme unique ; numérisant tous les processus SKS pour les étudiants, le personnel et les clubs.
Écosystème de santé, de culture et de sport axé sur les étudiants
Le système de gestion de la santé, de la culture et du sport (SKS) numérise l'ensemble des opérations SKS, des formulaires d'inscription et activités associatives à l'attribution des salles et aux procédures de certification. Il permet de gérer les interactions entre les étudiants, le personnel académique et administratif, et les associations depuis une plateforme unique.
Formulaires de demande numériques
Les demandes d'adhésion à un club, les demandes d'événements, les attributions de véhicules et de salles, ainsi que les demandes d'aménagement de stands sont toutes gérées via un panneau unique avec des flux d'approbation.
Gestion de clubs et d'événements
Créer une vie de campus dynamique grâce aux annonces des clubs, aux horaires, aux récompenses, aux activités et aux informations d'inscription.
Planification des salles et des installations
Numérisation des définitions des salles, de l'inventaire des équipements et des processus d'attribution afin de garantir une planification de l'utilisation équitable et transparente.
Plan nutritionnel et menu mensuel
La publication de menus mensuels de manière transparente et accessible soutient l'approche SKS axée sur une vie saine.
Socle commun : SKS intégré à l’administration système
Le module Santé, Culture et Sports fonctionne en lien avec le système de gestion TOKU. L'unité, le personnel, le conseil d'administration et la structure réglementaire constituent l'infrastructure de tous les processus SKS.
Infrastructure des unités et des clubs
- Hiérarchie de l'établissement, du corps professoral, du département et de la direction des affaires étudiantes
- Gestion des unités auxquelles sont affiliés les clubs étudiants et de personnel.
Gestion du personnel et des tâches
- Personnel, coordinateurs et consultants universitaires de SKS
- Les affectations, les horaires de travail et la gestion des actifs sont intégrés à la structure.
Conseil d'administration et règlements
- Décisions du conseil d'administration concernant l'ouverture et les activités du club.
- Directives, règlements du club, règles d'organisation des événements et des stands.
Carte de structure et de fonction du module
Tous les modules, des formulaires de candidature aux processus des clubs sociaux, sont conçus au sein d'une structure unique, cohérente et permettant de rendre compte.
- Formulaire de demande de création de club : Demandes de création d’un nouveau club, conseiller académique, description des objectifs et des domaines d’activité.
- Formulaire d'événement du club : Pour soumettre des informations sur les dates, les lieux, le budget et le contenu des événements que le club souhaite organiser.
- Formulaire de demande de véhicule : Application numérique pour les demandes de véhicules pour les voyages, les tournois ou les événements.
- Formulaire de réservation de salles : Demandes de salles et d'installations pour les conférences, les séminaires et les réunions de clubs.
- Formulaire de demande d'autorisation d'emplacement : Procédure pour obtenir l'autorisation d'installer un stand à des fins de promotion, d'inscription de membres ou de responsabilité sociale.
- Menu mensuel : Préparation et publication centralisées des menus mensuels pour les élèves et le personnel.
- Archivage des données nutritionnelles ; permettant un examen rétrospectif périodique.
- Groupes d'invitation : Définition des groupes d'étudiants, d'anciens élèves, de personnel, de sponsors et de parties prenantes.
- Demandes d'événements : Gestion des demandes d'événements tels que sommets, conférences, séminaires, expositions, fêtes de printemps, cérémonies de remise de diplômes, etc.
- Participants : Suivi numérique des inscriptions, des listes de présence et des données d'appel.
- Activités sociales : Un calendrier de toutes les activités sociales organisées par les clubs et le Bureau des affaires étudiantes (SKS).
- Notifications et annonces : Gestion des annonces, des rappels et des informations concernant les événements.
- Processus de demande d'événements, d'aménagement des stands et d'approbation des demandes de stands.
- Les dossiers d'activité du club sont liés aux décisions du conseil d'administration.
- Annonces et récompenses du club : Annonces internes et générales du club, liste des récompenses reçues et des réalisations.
- Membres du club : demandes d’adhésion, processus d’approbation, statut de membre actif/passif.
- Horaire de travail et participation : Horaire de travail hebdomadaire/mensuel et compte rendu de participation aux ateliers.
- Demandes de documents : Gestion des demandes telles que les certificats d'adhésion à un club, les certificats de mission et les certificats de présence.
- Types de salles : Salles de conférence, gymnases, salles de réunion, salles de club.
- Description du matériel : Projecteur, système de sonorisation, équipement sportif et autres installations.
- Attribution des salles : Calendrier d’utilisation des salles pour les événements, les sessions de formation et les réunions.
- Définitions des certificats et documents de participation : Modèles de documents pour les événements, les camps, les formations et les programmes de clubs.
- Personnes ayant reçu un certificat : Liste des étudiants et du personnel ayant obtenu ce certificat.
- Annonces du club, programme d'entraînement et gestion des récompenses.
- Adhésions aux clubs, demandes d'adhésion et statuts de membre.
- Gestion des actifs : Suivi des immobilisations et des équipements livrés aux clubs.
- Clubs étudiants et personnel ; listes de membres et descriptions des rôles.
Cycle de vie des clubs et des activités
Tous les processus, de la création du club à la gestion des événements et des activités, sont gérés de manière claire, traçable et documentée.
1. Demande de création de club
Le formulaire de demande d'adhésion au club est rempli ; le but, les objectifs, le conseiller académique et la structure de gestion à mettre en place sont définis.
2. Approbation et identification
Après approbation du conseil d'administration, le club sera activé dans le système ; des profils de club et des utilisateurs autorisés seront attribués.
3. Adhésion et horaire de travail
Les demandes d'adhésion sont reçues, le calendrier de travail du club est défini et les plans de réunions et d'activités sont élaborés.
4. Demandes relatives aux événements et aux lieux
Les formulaires d'inscription aux événements du club, les demandes d'attribution de salles et de stands sont reçus par voie numérique et soumis au processus d'approbation.
5. Candidature et participation
Les activités sont réalisées ; les listes de présence, les appels nominaux et les rapports d'activité sont enregistrés dans le système.
6. Documents et certificats
Des certificats/attestations de présence sont délivrés aux élèves et au personnel participants ; des documents d'adhésion au club peuvent être produits.
7. Rapports et archivage
Les rapports d'activité des clubs sont analysés, notamment le nombre d'événements et les taux de participation au fil des ans.
Gestion des salles, des installations et des équipements
Les gymnases, les salles de conférence et les espaces de club peuvent être planifiés avec leurs équipements et attribués selon le principe d'une utilisation équitable.
Descriptions des chambres
Pour chaque salle, la capacité, l'usage prévu (sports, conférences, réunions, etc.) et les équipements essentiels sont définis dans le système.
Matériel et équipement
Les salles de sport et les clubs possèdent des équipements tels que des projecteurs, des systèmes de sonorisation et du matériel sportif ; un inventaire est tenu.
Allocation et contrôle des conflits
Les demandes de réservation de lieux basées sur une date et une heure sont gérées par un mécanisme de contrôle et d'approbation des conflits, ce qui rend la planification plus transparente.
Gestion nutritionnelle et plan de repas mensuel
Les plans de repas mensuels et les programmes nutritionnels sont communiqués en toute transparence aux étudiants et au personnel afin de promouvoir une vie de campus axée sur la santé.
Planification mensuelle
- Élaboration et publication des menus mensuels.
- Menus par repas, affichage des informations sur les allergènes et les ingrédients (facultatif)
Archives et transparence
- Archives et accès pour consulter les menus précédents.
- Communication transparente et traçable des politiques nutritionnelles.
Certificats, documents de participation et documents du club
Tous les documents générés à la suite d'événements, de camps, de programmes sportifs et d'activités de club sont gérés selon une structure définie et documentée.
Modèles de documents
Des modèles d'entreprise peuvent être définis pour les certificats, les certificats de participation et les documents d'adhésion à un club.
Ceux qui ont reçu des certificats
Les listes de certificats basées sur les événements peuvent être générées à l'aide de filtres basés sur la date et le programme.
Demandes de documents du club
Les demandes telles que les certificats d'adhésion à un club et les certificats d'affectation de travail peuvent être gérées via des processus de demande et d'approbation numériques.
Galerie
Il peut être enrichi d'exemples d'images provenant d'événements du campus, d'activités de clubs, de gymnases et de panneaux d'affichage des services aux étudiants (SKS).
Foire aux questions
Conçu pour les universités, les écoles supérieures et les services institutionnels SKS (Services aux étudiants et au patrimoine culturel). Il offre un écosystème SKS complet englobant les étudiants, le personnel et les associations.
Les demandes d'adhésion aux clubs, les adhésions, les demandes d'événements, les attributions de salles et de stands, ainsi que les processus de documentation et de certification, sont enregistrés numériquement et font l'objet d'un suivi de bout en bout.
Oui. En s'intégrant à des modules tels que la gestion d'événements, le système d'information des anciens élèves, les affaires étudiantes et la gestion de la communauté du site Web, il numérise l'intégralité du cycle de vie étudiant de votre établissement.