Цифровые формы заявок
Заявки от клубов, запросы на проведение мероприятий, распределение транспортных средств и помещений, а также запросы на установку стендов — все это управляется через единую панель с рабочими процессами утверждения.
Система управления здравоохранением, культурой и спортом
Интегрированное решение, позволяющее управлять клубами, мероприятиями, объектами, планами питания и сертификацией на единой платформе; оцифровка всех процессов SKS для студентов, сотрудников и клубов.
360°
Управление клубами и мероприятиями
100%
Цифровая подача заявок и отслеживание
Одна панель
Операции СКС
Экосистема здравоохранения, культуры и спорта, ориентированная на студентов.
Система управления здравоохранением, культурой и спортом (SKS) оцифровывает все операции SKS, от заявок и клубных мероприятий до распределения залов и процессов сертификации. Она позволяет управлять взаимодействием между студентами, преподавательским и административным персоналом и клубами из одного центра.
Управление клубами и мероприятиями
Создание яркой студенческой жизни с помощью объявлений клубов, расписаний, наград, мероприятий и информации о регистрации.
Планирование залов и помещений
Оцифровка определений помещений, учета оборудования и процессов распределения для обеспечения справедливого и прозрачного планирования использования.
План питания и ежемесячный план питания
Публикация ежемесячных планов питания в прозрачной и доступной форме поддерживает подход SKS, ориентированный на здоровый образ жизни.
Общий базовый курс: Интеграция SKS с системным администрированием
Модуль «Здоровье, культура и спорт» работает в тесном взаимодействии с ядром системы управления TOKU. Подразделение, персонал, совет директоров и регулирующая структура формируют инфраструктуру для всех процессов SKS.
Инфраструктура квартир и клубов
- Иерархия учреждения, факультета, кафедры и управления по делам студентов.
- Управление подразделениями, к которым относятся студенческие и преподавательские клубы.
Управление персоналом и задачами
- Сотрудники SKS, координаторы, научные консультанты.
- В структуру интегрированы распределение заданий, рабочие графики и управление активами.
Совет директоров и регламент
- Решения совета директоров относительно открытия клуба и его деятельности.
- Руководящие принципы, правила клуба, правила проведения мероприятий и организации стендов.
Схема структуры и функций модуля
Все модули, от анкет до процессов работы социальных клубов, разработаны в рамках единой, согласованной и поддающейся отчетности структуры.
- Заявление на создание клуба: Запрос на создание нового клуба, научный руководитель, описание целей и направлений деятельности.
- Форма для клубных мероприятий: Для предоставления информации о датах, местах проведения, бюджете и содержании мероприятий, которые будут организованы клубом.
- Форма заявки на предоставление транспортных средств: электронное приложение для запроса транспортных средств для поездок, турниров или мероприятий.
- Форма заявки на предоставление залов: Запросы на предоставление залов и помещений для проведения конференций, семинаров и собраний клубов.
- Форма запроса на разрешение на размещение стенда: Процедура получения разрешения на установку стенда в целях продвижения, регистрации участников или в рамках социальной ответственности.
- Ежемесячное меню питания: Централизованная подготовка и публикация ежемесячного меню питания для студентов и сотрудников.
- Архивирование информации о пищевой ценности; обеспечение возможности периодического ретроспективного анализа.
- Группы приглашенных: определение групп студентов, выпускников, сотрудников, спонсоров и заинтересованных сторон.
- Обработка заявок на мероприятия: управление заявками на проведение таких мероприятий, как саммиты, конференции, семинары, выставки, весенние фестивали, церемонии вручения дипломов и т. д.
- Участники: Цифровое отслеживание регистрации, списков присутствующих и данных о перекличке.
- Социальная жизнь: Календарь всех социальных мероприятий, организованных клубами и Отделом по делам студентов (SKS).
- Уведомления и объявления: Управление объявлениями, напоминаниями и информацией о событиях.
- Процессы обработки заявок на мероприятия, подготовки стендов и утверждения заявок на размещение стендов.
- Документы о деятельности клуба связаны с решениями Совета директоров.
- Клубные объявления и награды: внутренние и общие клубные объявления, информация о полученных наградах и достижениях.
- Члены клуба: подача заявок на членство, процедуры утверждения, статус активного/пассивного членства.
- График работы и участие: Еженедельные/ежемесячные графики работы и записи об участии в семинарах.
- Запросы на документы: Обработка запросов, таких как свидетельства о членстве в клубе, справки о назначении на должности и справки о посещаемости.
- Типы помещений: конференц-залы, спортивные залы, переговорные комнаты, клубные комнаты.
- Описание оборудования: проектор, звуковая система, спортивное оборудование и другие осветительные приборы.
- Распределение залов: Расписание использования залов для мероприятий, тренингов и собраний.
- Определения документов, подтверждающих участие и сертификаты: Шаблоны документов для мероприятий, лагерей, учебных курсов и клубных программ.
- Получатели: Список студентов и сотрудников, имеющих право на получение сертификатов.
- Объявления клуба, расписание тренировок и организация награждений.
- Членство в клубе, заявления на членство и статусы членства.
- Управление активами: отслеживание основных средств и оборудования, доставленных в клубы.
- Студенческие и преподавательские клубы; списки членов и должностные инструкции.
Жизненный цикл клуба и мероприятия
Все процессы, от создания клуба до организации мероприятий и активностей, осуществляются в четкой, отслеживаемой и подлежащей отчетности форме.
1. Заявление на создание клуба
Заполнена анкета для вступления в клуб; определены цель, задачи, научный руководитель и структура управления, которая будет создана.
2. Утверждение и идентификация
После утверждения Советом директоров клуб будет активирован в системе; будут назначены профили клуба и авторизованные пользователи.
3. Членство и график работы
Принимаются заявления на членство, составляется рабочий календарь клуба, а также разрабатываются планы собраний и мероприятий.
4. Запросы на проведение мероприятий и выбор места проведения.
Заявки на проведение клубных мероприятий, распределение залов и запросы на размещение стендов принимаются в электронном виде и поступают на утверждение.
5. Подача заявок и участие
Проводятся мероприятия; в систему заносятся списки присутствующих, переклички и отчеты о деятельности.
6. Документы и свидетельства
Студентам и сотрудникам, участвующим в программе, выдаются сертификаты/документы об участии; также можно предъявить документы, подтверждающие членство в клубе.
7. Составление отчетов и архивирование
Анализируются отчеты о деятельности клубов, включая количество мероприятий и показатели участия за разные годы.
Управление залами, помещениями и оборудованием.
Спортивные залы, конференц-залы и клубные зоны могут быть спланированы вместе с оборудованием и распределены на основе принципа справедливого использования.
Описание номеров
Для каждого зала в системе определены вместимость, предполагаемое использование (спорт, конференции, собрания и т. д.) и необходимое оборудование.
Оборудование и комплектующие
В спортивных залах и клубах хранится такое оборудование, как проекторы, звуковые системы и спортивный инвентарь; ведется учет его наличия.
Распределение ресурсов и контроль конфликтов
Запросы на предоставление площадки с указанием даты и времени обрабатываются с помощью механизма разрешения конфликтов и согласования, что делает планирование более прозрачным.
Управление питанием и составление ежемесячного плана питания
Ежемесячные планы питания и программы здорового питания прозрачно предоставляются студентам и сотрудникам с целью содействия здоровому образу жизни в кампусе.
Ежемесячное планирование
- Разработка и публикация ежемесячных меню.
- Меню, основанное на отдельных приемах пищи, с указанием информации об аллергенах и ингредиентах (по желанию).
Архивы и прозрачность
- Архив и доступ к просмотру прошлых меню.
- Прозрачное и отслеживаемое информирование о политике в области питания.
Сертификаты, документы об участии и клубные документы
Все документы, созданные в результате мероприятий, лагерей, спортивных программ и клубной деятельности, управляются в рамках четко определенной и подлежащей отчетности структуры.
Шаблоны документов
Для сертификатов, свидетельств об участии и документов о членстве в клубе можно определить корпоративные шаблоны.
Те, кто получил сертификаты
Списки сертификатов, основанные на событиях, могут быть сформированы с использованием фильтров по дате и программе.
Запросы на клубные документы
Запросы, такие как свидетельства о членстве в клубе и справки о назначении на должность, могут обрабатываться с помощью цифровых процессов подачи заявок и утверждения.
Галерея
Его можно дополнить примерами изображений с мероприятий на территории кампуса, клубной деятельности, спортивных залов и информационных досок SKS (Студенческой службы).
Часто задаваемые вопросы
Разработан для университетов, колледжей и институциональных подразделений по работе со студентами и сохранению культурного наследия (SKS). Он предлагает полноценную экосистему SKS, охватывающую студентов, сотрудников и клубы.
Заявки в клубы, членство, запросы на мероприятия, распределение залов и стендов, а также процессы оформления документов и сертификации регистрируются в цифровом виде и позволяют формировать отчеты от начала до конца.
Да. Благодаря интеграции с такими модулями, как управление мероприятиями, система информации о выпускниках, студенческие дела и управление сообществом на веб-сайте, система оцифровывает весь жизненный цикл студента в вашем учебном заведении.