Sistema di gestione della salute, della cultura e dello sport
Una soluzione integrata che gestisce club, eventi, strutture, piani nutrizionali e certificazioni su un'unica piattaforma, digitalizzando tutti i processi SKS per studenti, personale e club.
Ecosistema sanitario, culturale e sportivo incentrato sugli studenti
Il Sistema di Gestione di Salute, Cultura e Sport digitalizza tutte le operazioni SKS (Salute, Cultura e Sport), dai moduli di domanda e dalle attività dei club alle assegnazioni delle sale e ai processi di certificazione. Consente di gestire l'interazione tra studenti, personale accademico e amministrativo e club da un unico centro.
Moduli di domanda digitali
Le richieste di iscrizione ai club, le richieste di eventi, l'assegnazione di veicoli e sale e le richieste di allestimento degli stand vengono tutte gestite tramite un unico pannello con flussi di lavoro di approvazione.
Gestione di club ed eventi
Creare una vivace vita universitaria con annunci di club, programmi, premi, attività e informazioni sulle iscrizioni.
Pianificazione di sale e strutture
Digitalizzazione delle definizioni delle stanze, dell'inventario delle attrezzature e dei processi di allocazione per garantire una pianificazione dell'utilizzo equa e trasparente.
Nutrizione e piano alimentare mensile
La pubblicazione di piani alimentari mensili in modo trasparente e accessibile sostiene l'approccio SKS incentrato su uno stile di vita sano.
Common Core: SKS integrato con amministrazione di sistema
Il modulo Salute, Cultura e Sport opera in sinergia con il nucleo di gestione del sistema TOKU. L'unità, il personale, il consiglio di amministrazione e la struttura normativa costituiscono l'infrastruttura per tutti i processi SKS.
Infrastruttura di unità e club
- Gerarchia di istituzione, facoltà, dipartimento e Direzione degli Affari Studenteschi
- Gestione delle unità a cui sono affiliati i club degli studenti e del personale
Gestione del personale e delle attività
- Personale SKS, coordinatori, consulenti accademici
- Gli incarichi, gli orari di lavoro e la gestione delle risorse sono integrati nella struttura.
Consiglio di Amministrazione e Regolamenti
- Decisioni del consiglio di amministrazione in merito all'apertura e alle attività del club.
- Linee guida, regolamenti del club, regole per l'allestimento di eventi e stand.
Struttura del modulo e mappa delle funzioni
Tutti i moduli, dai moduli di domanda ai processi dei circoli sociali, sono progettati all'interno di una struttura unica, coerente e rendicontabile.
- Modulo di domanda di adesione al club: richieste di istituzione di un nuovo club, consulente accademico, descrizione degli obiettivi e delle aree di attività.
- Modulo per eventi del club: questo modulo serve per inviare informazioni sugli eventi che il club organizzerà, tra cui date, luoghi, budget e contenuti.
- Modulo di assegnazione veicoli: domanda digitale per richieste di veicoli per viaggi, tornei o eventi.
- Modulo di assegnazione delle sale: richieste di sale e strutture per conferenze, seminari e riunioni di club.
- Modulo di richiesta di autorizzazione per lo stand: procedura per ottenere l'autorizzazione ad allestire uno stand per scopi promozionali, di registrazione dei soci o di responsabilità sociale.
- Menù mensile dei pasti: preparazione e pubblicazione centralizzata dei menù mensili dei pasti per studenti e personale.
- Archiviazione del contenuto nutrizionale; consentendo una revisione retrospettiva periodica.
- Gruppi di invito: definizione di gruppi di studenti, ex studenti, personale, sponsor e stakeholder.
- Richieste di eventi: gestione delle richieste per eventi quali summit, conferenze, seminari, mostre, festival di primavera, cerimonie di laurea, ecc.
- Partecipanti: monitoraggio digitale delle registrazioni, degli elenchi delle presenze e dei dati dell'appello.
- Attività sociali: un calendario di tutte le attività sociali organizzate dai club e dall'Ufficio Affari Studenteschi (SKS).
- Notifiche e annunci: gestione di annunci, promemoria e informazioni sugli eventi.
- Richieste di eventi, allestimento stand e processi di approvazione delle richieste di stand.
- Registri delle attività del club collegati alle decisioni del Consiglio di amministrazione.
- Annunci e premi del club: annunci interni e generali del club, registri dei premi ricevuti e dei risultati ottenuti.
- Soci del Club: domande di iscrizione, procedure di approvazione, stato di iscrizione attiva/passiva.
- Orario di lavoro e partecipazione: orari di lavoro settimanali/mensili e registrazioni della partecipazione ai workshop.
- Richieste di documenti: gestione di richieste quali certificati di iscrizione a club, certificati di assegnazione e certificati di partecipazione.
- Tipologie di camere: sale conferenze, palestre, sale riunioni, sale club.
- Descrizione dell'attrezzatura: proiettore, impianto audio, attrezzatura sportiva e altri dispositivi.
- Assegnazione delle sale: orari di utilizzo delle sale per eventi, sessioni di formazione e riunioni.
- Definizioni di certificati e documenti di partecipazione: modelli di documenti per eventi, campi, corsi di formazione e programmi di club.
- Coloro che hanno ricevuto: elenco degli studenti e del personale che hanno avuto diritto a ricevere i certificati.
- Annunci del club, programma di allenamento e gestione dei premi.
- Iscrizioni al club, domande di iscrizione e stati di iscrizione.
- Gestione delle risorse: monitoraggio delle risorse fisse e delle attrezzature consegnate ai club.
- Club degli studenti e del personale; elenchi dei membri e descrizioni dei ruoli.
Ciclo di vita del club e delle attività
Tutti i processi, dalla fondazione del club alla gestione di eventi e attività, sono gestiti in modo chiaro, tracciabile e rendicontabile.
1. Domanda di istituzione del club
Il modulo di domanda di ammissione al club è compilato; vengono definiti lo scopo, gli obiettivi, il consulente accademico e la struttura gestionale da istituire.
2. Approvazione e identificazione
Dopo l'approvazione del Consiglio di Amministrazione, il club verrà attivato nel sistema; verranno assegnati i profili del club e gli utenti autorizzati.
3. Iscrizione e orario di lavoro
Vengono ricevute le domande di iscrizione, viene definito il calendario di lavoro del club e vengono creati i piani per riunioni e attività.
4. Richieste di eventi e sedi
I moduli per gli eventi del club, le richieste di assegnazione delle sale e degli stand vengono ricevuti digitalmente e avviati al processo di approvazione.
5. Domanda e partecipazione
Vengono svolte le attività; gli elenchi delle presenze, gli appelli e i resoconti delle attività vengono registrati nel sistema.
6. Documenti e certificati
Agli studenti e al personale partecipanti vengono rilasciati certificati/documenti di partecipazione; è possibile produrre documenti di iscrizione al club.
7. Segnalazione e archiviazione
Vengono analizzati i resoconti delle attività svolte dai club, tra cui il numero di eventi e i tassi di partecipazione nel corso degli anni.
Gestione di sale, strutture e attrezzature
Palestre, sale conferenze e aree dedicate ai club possono essere progettate insieme alle loro attrezzature e assegnate in base al principio del fair use.
Descrizione delle camere
Per ogni sala, il sistema definisce la capienza, l'uso previsto (sport, conferenze, riunioni, ecc.) e le attrezzature essenziali.
Hardware e attrezzature
Attrezzature quali proiettori, impianti audio e attrezzature sportive sono associate a palestre e club; vengono tenuti registri di inventario.
Assegnazione e controllo dei conflitti
Le richieste di location basate su data e ora vengono gestite tramite un meccanismo di controllo e approvazione dei conflitti, rendendo la pianificazione più trasparente.
Gestione nutrizionale e piano alimentare mensile
I piani alimentari mensili e i programmi nutrizionali vengono condivisi in modo trasparente con studenti e personale per promuovere una vita universitaria incentrata sulla salute.
Pianificazione mensile
- Definire e pubblicare i menù mensili.
- Menù basato sui pasti, visualizzazione delle informazioni sugli allergeni e sugli ingredienti (facoltativo)
Archivi e trasparenza
- Archivio e accesso per rivedere i menu passati.
- Comunicazione trasparente e tracciabile delle politiche nutrizionali.
Certificati, documenti di partecipazione e documenti del club
Tutti i documenti generati a seguito di eventi, campi estivi, programmi sportivi e attività del club vengono gestiti in una struttura definibile e rendicontabile.
Modelli di documento
È possibile definire modelli aziendali per certificati, attestati di partecipazione e documenti di iscrizione a club.
Coloro che hanno ricevuto i certificati
Gli elenchi di certificati basati sugli eventi possono essere segnalati utilizzando filtri basati sulla data e sul programma.
Richieste di documenti del club
Richieste come i certificati di iscrizione a un club e i certificati di assegnazione di un lavoro possono essere gestite tramite procedure di richiesta e approvazione digitali.
Galleria
Può essere arricchito con immagini campione di eventi del campus, attività dei club, palestre e bacheche SKS (Servizi per gli studenti).
Domande frequenti
Progettato per università, college e unità istituzionali SKS (Student and Cultural Heritage). Offre un ecosistema SKS completo che comprende studenti, personale e club.
Le domande di iscrizione ai club, le iscrizioni, le richieste di eventi, le assegnazioni di sale e stand, insieme ai processi di documentazione e certificazione, vengono registrati digitalmente e rendicontabili dall'inizio alla fine.
Sì. Integrandosi con moduli quali Event Management, Alumni Information System, Student Affairs e Website Community Management, digitalizza l'intero ciclo di vita degli studenti del tuo istituto.