Moduli di domanda digitali
Le richieste di iscrizione ai club, le richieste di eventi, l'assegnazione di veicoli e sale e le richieste di allestimento degli stand vengono tutte gestite tramite un unico pannello con flussi di lavoro di approvazione.
Sistema di gestione della salute, della cultura e dello sport
Una soluzione integrata che gestisce club, eventi, strutture, piani nutrizionali e certificazioni su un'unica piattaforma, digitalizzando tutti i processi SKS per studenti, personale e club.
360°
Gestione di club ed eventi
100%
Applicazione e monitoraggio digitale
Pannello singolo
Operazioni SKS
Ecosistema sanitario, culturale e sportivo incentrato sugli studenti
Il Sistema di Gestione di Salute, Cultura e Sport digitalizza tutte le operazioni SKS (Salute, Cultura e Sport), dai moduli di domanda e dalle attività dei club alle assegnazioni delle sale e ai processi di certificazione. Consente di gestire l'interazione tra studenti, personale accademico e amministrativo e club da un unico centro.
Gestione di club ed eventi
Creare una vivace vita universitaria con annunci di club, programmi, premi, attività e informazioni sulle iscrizioni.
Pianificazione di sale e strutture
Digitalizzazione delle definizioni delle stanze, dell'inventario delle attrezzature e dei processi di allocazione per garantire una pianificazione dell'utilizzo equa e trasparente.
Nutrizione e piano alimentare mensile
La pubblicazione di piani alimentari mensili in modo trasparente e accessibile sostiene l'approccio SKS incentrato su uno stile di vita sano.
Common Core: SKS integrato con amministrazione di sistema
Il modulo Salute, Cultura e Sport opera in sinergia con il nucleo di gestione del sistema TOKU. L'unità, il personale, il consiglio di amministrazione e la struttura normativa costituiscono l'infrastruttura per tutti i processi SKS.
Infrastruttura di unità e club
- Gerarchia di istituzione, facoltà, dipartimento e Direzione degli Affari Studenteschi
- Gestione delle unità a cui sono affiliati i club degli studenti e del personale
Gestione del personale e delle attività
- Personale SKS, coordinatori, consulenti accademici
- Gli incarichi, gli orari di lavoro e la gestione delle risorse sono integrati nella struttura.
Consiglio di Amministrazione e Regolamenti
- Decisioni del consiglio di amministrazione in merito all'apertura e alle attività del club.
- Linee guida, regolamenti del club, regole per l'allestimento di eventi e stand.
Struttura del modulo e mappa delle funzioni
Tutti i moduli, dai moduli di domanda ai processi dei circoli sociali, sono progettati all'interno di una struttura unica, coerente e rendicontabile.
- Modulo di domanda di adesione al club: richieste di istituzione di un nuovo club, consulente accademico, descrizione degli obiettivi e delle aree di attività.
- Modulo per eventi del club: questo modulo serve per inviare informazioni sugli eventi che il club organizzerà, tra cui date, luoghi, budget e contenuti.
- Modulo di assegnazione veicoli: domanda digitale per richieste di veicoli per viaggi, tornei o eventi.
- Modulo di assegnazione delle sale: richieste di sale e strutture per conferenze, seminari e riunioni di club.
- Modulo di richiesta di autorizzazione per lo stand: procedura per ottenere l'autorizzazione ad allestire uno stand per scopi promozionali, di registrazione dei soci o di responsabilità sociale.
- Menù mensile dei pasti: preparazione e pubblicazione centralizzata dei menù mensili dei pasti per studenti e personale.
- Archiviazione del contenuto nutrizionale; consentendo una revisione retrospettiva periodica.
- Gruppi di invito: definizione di gruppi di studenti, ex studenti, personale, sponsor e stakeholder.
- Richieste di eventi: gestione delle richieste per eventi quali summit, conferenze, seminari, mostre, festival di primavera, cerimonie di laurea, ecc.
- Partecipanti: monitoraggio digitale delle registrazioni, degli elenchi delle presenze e dei dati dell'appello.
- Attività sociali: un calendario di tutte le attività sociali organizzate dai club e dall'Ufficio Affari Studenteschi (SKS).
- Notifiche e annunci: gestione di annunci, promemoria e informazioni sugli eventi.
- Richieste di eventi, allestimento stand e processi di approvazione delle richieste di stand.
- Registri delle attività del club collegati alle decisioni del Consiglio di amministrazione.
- Annunci e premi del club: annunci interni e generali del club, registri dei premi ricevuti e dei risultati ottenuti.
- Soci del Club: domande di iscrizione, procedure di approvazione, stato di iscrizione attiva/passiva.
- Orario di lavoro e partecipazione: orari di lavoro settimanali/mensili e registrazioni della partecipazione ai workshop.
- Richieste di documenti: gestione di richieste quali certificati di iscrizione a club, certificati di assegnazione e certificati di partecipazione.
- Tipologie di camere: sale conferenze, palestre, sale riunioni, sale club.
- Descrizione dell'attrezzatura: proiettore, impianto audio, attrezzatura sportiva e altri dispositivi.
- Assegnazione delle sale: orari di utilizzo delle sale per eventi, sessioni di formazione e riunioni.
- Definizioni di certificati e documenti di partecipazione: modelli di documenti per eventi, campi, corsi di formazione e programmi di club.
- Coloro che hanno ricevuto: elenco degli studenti e del personale che hanno avuto diritto a ricevere i certificati.
- Annunci del club, programma di allenamento e gestione dei premi.
- Iscrizioni al club, domande di iscrizione e stati di iscrizione.
- Gestione delle risorse: monitoraggio delle risorse fisse e delle attrezzature consegnate ai club.
- Club degli studenti e del personale; elenchi dei membri e descrizioni dei ruoli.
Ciclo di vita del club e delle attività
Tutti i processi, dalla fondazione del club alla gestione di eventi e attività, sono gestiti in modo chiaro, tracciabile e rendicontabile.
1. Domanda di istituzione del club
Il modulo di domanda di ammissione al club è compilato; vengono definiti lo scopo, gli obiettivi, il consulente accademico e la struttura gestionale da istituire.
2. Approvazione e identificazione
Dopo l'approvazione del Consiglio di Amministrazione, il club verrà attivato nel sistema; verranno assegnati i profili del club e gli utenti autorizzati.
3. Iscrizione e orario di lavoro
Vengono ricevute le domande di iscrizione, viene definito il calendario di lavoro del club e vengono creati i piani per riunioni e attività.
4. Richieste di eventi e sedi
I moduli per gli eventi del club, le richieste di assegnazione delle sale e degli stand vengono ricevuti digitalmente e avviati al processo di approvazione.
5. Domanda e partecipazione
Vengono svolte le attività; gli elenchi delle presenze, gli appelli e i resoconti delle attività vengono registrati nel sistema.
6. Documenti e certificati
Agli studenti e al personale partecipanti vengono rilasciati certificati/documenti di partecipazione; è possibile produrre documenti di iscrizione al club.
7. Segnalazione e archiviazione
Vengono analizzati i resoconti delle attività svolte dai club, tra cui il numero di eventi e i tassi di partecipazione nel corso degli anni.
Gestione di sale, strutture e attrezzature
Palestre, sale conferenze e aree dedicate ai club possono essere progettate insieme alle loro attrezzature e assegnate in base al principio del fair use.
Descrizione delle camere
Per ogni sala, il sistema definisce la capienza, l'uso previsto (sport, conferenze, riunioni, ecc.) e le attrezzature essenziali.
Hardware e attrezzature
Attrezzature quali proiettori, impianti audio e attrezzature sportive sono associate a palestre e club; vengono tenuti registri di inventario.
Assegnazione e controllo dei conflitti
Le richieste di location basate su data e ora vengono gestite tramite un meccanismo di controllo e approvazione dei conflitti, rendendo la pianificazione più trasparente.
Gestione nutrizionale e piano alimentare mensile
I piani alimentari mensili e i programmi nutrizionali vengono condivisi in modo trasparente con studenti e personale per promuovere una vita universitaria incentrata sulla salute.
Pianificazione mensile
- Definire e pubblicare i menù mensili.
- Menù basato sui pasti, visualizzazione delle informazioni sugli allergeni e sugli ingredienti (facoltativo)
Archivi e trasparenza
- Archivio e accesso per rivedere i menu passati.
- Comunicazione trasparente e tracciabile delle politiche nutrizionali.
Certificati, documenti di partecipazione e documenti del club
Tutti i documenti generati a seguito di eventi, campi estivi, programmi sportivi e attività del club vengono gestiti in una struttura definibile e rendicontabile.
Modelli di documento
È possibile definire modelli aziendali per certificati, attestati di partecipazione e documenti di iscrizione a club.
Coloro che hanno ricevuto i certificati
Gli elenchi di certificati basati sugli eventi possono essere segnalati utilizzando filtri basati sulla data e sul programma.
Richieste di documenti del club
Richieste come i certificati di iscrizione a un club e i certificati di assegnazione di un lavoro possono essere gestite tramite procedure di richiesta e approvazione digitali.
Galleria
Può essere arricchito con immagini campione di eventi del campus, attività dei club, palestre e bacheche SKS (Servizi per gli studenti).
Domande frequenti
Progettato per università, college e unità istituzionali SKS (Student and Cultural Heritage). Offre un ecosistema SKS completo che comprende studenti, personale e club.
Le domande di iscrizione ai club, le iscrizioni, le richieste di eventi, le assegnazioni di sale e stand, insieme ai processi di documentazione e certificazione, vengono registrati digitalmente e rendicontabili dall'inizio alla fine.
Sì. Integrandosi con moduli quali Event Management, Alumni Information System, Student Affairs e Website Community Management, digitalizza l'intero ciclo di vita degli studenti del tuo istituto.