Formularios de solicitud digitales
Las solicitudes de clubes, las solicitudes de eventos, las asignaciones de vehículos y salones y las solicitudes de instalación de stands se gestionan a través de un único panel con flujos de trabajo de aprobación.
Sistema de Gestión de Salud, Cultura y Deporte
Una solución integrada que gestiona clubes, eventos, instalaciones, planes de nutrición y certificaciones en una única plataforma; digitalizando todos los procesos de SKS para estudiantes, personal y clubes.
360°
Gestión de clubes y eventos
100%
Solicitud y seguimiento digital
Panel único
Operaciones de SKS
Ecosistema de salud, cultura y deporte centrado en el estudiante
El Sistema de Gestión de Salud, Cultura y Deporte digitaliza todas las operaciones de SKS (Salud, Cultura y Deporte), desde los formularios de solicitud y las actividades de los clubes hasta la asignación de salas y los procesos de certificación. Permite gestionar la interacción entre estudiantes, personal académico y administrativo, y los clubes desde un único centro.
Gestión de clubes y eventos
Creando una vida universitaria vibrante con anuncios del club, horarios, premios, actividades e información de inscripción.
Planificación de salas e instalaciones
Digitalizar las definiciones de salas, el inventario de equipos y los procesos de asignación para garantizar una planificación de uso justa y transparente.
Nutrición y plan de comidas mensual
La publicación de planes de comidas mensuales de manera transparente y accesible respalda el enfoque de SKS centrado en una vida saludable.
Common Core: SKS integrado con administración del sistema
El módulo de Salud, Cultura y Deportes trabaja en conjunto con el núcleo de Gestión del Sistema TOKU. La unidad, el personal, la junta directiva y la estructura regulatoria conforman la infraestructura para todos los procesos de SKS.
Infraestructura de unidades y clubes
- Jerarquía de la institución, facultad, departamento y Dirección de Asuntos Estudiantiles
- Gestión de las unidades a las que están afiliados los clubes de estudiantes y personal.
Gestión de personal y tareas
- Personal de SKS, coordinadores, académicos consultores
- Las asignaciones, los horarios de trabajo y la gestión de activos están integrados en la estructura.
Junta Directiva y Reglamento
- Decisiones de la junta directiva sobre la apertura y actividades del club.
- Pautas, reglamento del club, normas de montaje de eventos y stands.
Estructura del módulo y mapa de funciones
Todos los módulos, desde los formularios de solicitud hasta los procesos del club social, están diseñados dentro de una estructura única, consistente y reportable.
- Formulario de Solicitud de Club: Solicitudes de creación de un nuevo club, asesor académico, descripción de objetivos y áreas de actividad.
- Formulario de eventos del club: para enviar información sobre las fechas, ubicaciones, presupuesto y contenido de los eventos que organizará el club.
- Formulario de Asignación de Vehículos: Solicitud digital para solicitudes de vehículos para viajes, torneos o eventos.
- Formulario de asignación de salones: solicitudes de salones e instalaciones para conferencias, seminarios y reuniones de clubes.
- Formulario de solicitud de permiso de stand: proceso para obtener permiso para instalar un stand con fines de promoción, registro de miembros o responsabilidad social.
- Menú de comidas mensual: Preparación y publicación centralizada de menús de comidas mensuales para estudiantes y personal.
- Archivo de contenido nutricional; permitiendo una revisión retrospectiva periódica.
- Grupos de invitación: Definición de grupos de estudiantes, ex alumnos, personal, patrocinadores y partes interesadas.
- Solicitudes de eventos: gestión de solicitudes de eventos como cumbres, conferencias, seminarios, exposiciones, festivales de primavera, ceremonias de graduación, etc.
- Participantes: Seguimiento digital de inscripciones, listas de asistencia y datos de lista de asistencia.
- Actividades Sociales: Un calendario de todas las actividades sociales organizadas por los clubes y la Oficina de Asuntos Estudiantiles (SKS).
- Notificaciones y anuncios: gestión de anuncios, recordatorios e información sobre eventos.
- Procesos de solicitud de eventos, configuración de stands y aprobación de solicitudes de stands.
- Registros de actividades del club vinculados a decisiones de la Junta Directiva.
- Anuncios y premios del club: anuncios internos y generales del club, registros de premios recibidos y logros.
- Miembros del Club: Solicitudes de membresía, procesos de aprobación, estado de membresía activa/pasiva.
- Horario de trabajo y participación: Horarios de trabajo semanales/mensuales y registros de participación en talleres.
- Solicitudes de documentos: gestionar solicitudes como certificados de membresía del club, certificados de asignación y certificados de asistencia.
- Tipos de habitaciones: Salas de conferencias, gimnasios, salas de reuniones, salas de club.
- Descripción del equipo: Proyector, sistema de sonido, equipo deportivo y otros accesorios.
- Asignación de salones: horarios para el uso de salones para eventos, sesiones de capacitación y reuniones.
- Definiciones de documentos de certificado y participación: Plantillas de documentos para eventos, campamentos, cursos de capacitación y programas de clubes.
- Los recibidos: Listado de estudiantes y personal que calificaron para recibir certificados.
- Anuncios del club, calendario de entrenamientos y gestión de premios.
- Membresías de clubes, solicitudes de membresía y estados de membresía.
- Gestión de activos: Seguimiento de activos fijos y equipos entregados a los clubes.
- Clubes de estudiantes y personal; listas de miembros y descripciones de funciones.
Ciclo de vida de clubes y actividades
Todos los procesos, desde la creación del club hasta la gestión de eventos y actividades, se gestionan de forma clara, rastreable y reportable.
1. Solicitud de creación del club
Se completa el formulario de solicitud del club, se define el propósito, los objetivos, el asesor académico y la estructura de gestión que se establecerá.
2. Aprobación e identificación
Luego de la aprobación de la Junta Directiva, el club quedará activado en el sistema, se asignarán los perfiles del club y los usuarios autorizados.
3. Membresía y horario de trabajo
Se reciben solicitudes de membresía, se define el calendario de trabajo del club y se crean planes de reuniones y actividades.
4. Solicitudes de eventos y lugares
Los formularios de eventos del club, la asignación de salones y las solicitudes de stands se reciben digitalmente e ingresan al proceso de aprobación.
5. Solicitud y participación
Se realizan actividades; se registran en el sistema listas de asistencia, listas de asistencia e informes de actividades.
6. Documentos y certificados
Se emiten certificados/documentos de asistencia a los estudiantes y al personal participantes; se pueden producir documentos de membresía del club.
7. Informes y archivo
Se analizan los informes de actividades del club, incluido el número de eventos y las tasas de participación a lo largo de los años.
Gestión de salas, instalaciones y equipos
Se pueden planificar gimnasios, salas de conferencias y áreas de clubes junto con su equipamiento y asignarlos según un principio de uso justo.
Descripciones de las habitaciones
Para cada sala se define en el sistema la capacidad, el uso previsto (deportes, congresos, reuniones, etc.) y el equipamiento esencial.
Hardware y equipo
Los equipos como proyectores, sistemas de sonido y equipos deportivos están asociados a gimnasios y clubes; se mantienen registros de inventario.
Asignación y control de conflictos
Las solicitudes de lugar basadas en fecha y hora se gestionan a través de un mecanismo de control y aprobación de conflictos, lo que hace que la planificación sea más transparente.
Gestión nutricional y plan de comidas mensual
Los planes de comidas mensuales y los programas de nutrición se comparten de forma transparente con los estudiantes y el personal para promover una vida en el campus centrada en la salud.
Planificación mensual
- Definir y publicar menús de comidas mensuales.
- Menú basado en comidas, visualización de información sobre alérgenos e ingredientes (opcional)
Archivos y Transparencia
- Archivo y acceso para revisar menús anteriores.
- Comunicación transparente y trazable de las políticas nutricionales.
Certificados, Documentos de Participación y Documentos del Club
Todos los documentos generados como resultado de eventos, campamentos, programas deportivos y actividades del club se gestionan en una estructura definible y reportable.
Plantillas de documentos
Se pueden definir plantillas corporativas para certificados, certificados de participación y documentos de membresía de clubes.
Los que recibieron certificados
Las listas de certificados basadas en eventos se pueden informar utilizando filtros basados en fecha y programa.
Solicitudes de documentos del club
Solicitudes como certificados de membresía de clubes y certificados de asignación de trabajo se pueden gestionar a través de procesos de solicitud y aprobación digitales.
Galería
Se puede enriquecer con imágenes de muestra de eventos del campus, actividades de clubes, gimnasios y tablones de anuncios de SKS (Servicios Estudiantiles).
Preguntas frecuentes
Diseñado para universidades, colegios y unidades institucionales de SKS (Estudiantes y Patrimonio Cultural). Ofrece un ecosistema SKS completo que abarca a estudiantes, personal y clubes.
Las solicitudes de clubes, las membresías, las solicitudes de eventos, las asignaciones de salones y stands, junto con los procesos de documentos y certificación, se registran digitalmente y se pueden informar de principio a fin.
Sí. Al integrarse con módulos como Gestión de Eventos, Sistema de Información de Exalumnos, Asuntos Estudiantiles y Gestión de la Comunidad del Sitio Web, digitaliza todo el ciclo de vida estudiantil de su institución.