Uçtan Uca Etkinlik & Kurul Planlama
Konferans, zirve, yönetim kurulu, eğitim kampı, ödül töreni ve ürün lansmanları için görev kırılım yapısı (WBS), milestonelar ve dakika bazlı akış senaryosu oluşturur.
KURUMSAL ORGANİZASYON · KONGRE & KURUL · BÜTÇE & ROI
QR AKREDİTASYON & KAYNAK ALOKASYONU
Kurumsal Organizasyon, Kurul ve Etkinlik Yönetim Sistemi
Ulusal ve uluslararası zirveler, yönetim kurulu toplantıları, bayi/ürün lansmanları, eğitim organizasyonları ve kurumsal etkinlik süreçlerini; davet/LCV, QR akreditasyon, salon ve kaynak planlama, tedarikçi/bütçe kontrolü ve canlı ROI analitiğiyle uçtan uca tek platformda yönetin.
360°
Organizasyon Kontrolü
QR & LCV
Akıllı Katılımcı Akreditasyonu
Bütçe & ROI
Anlık Maliyet ve Sapma Takibi
Canlı Pano
Kaynak & Zaman Çizelgesi
Dağınık LCV Listeleri ve Bütçe Tabloları Yerine Tek Merkezli Organizasyon Komuta Paneli
Kurumsal organizasyonlarda en büyük risk; son dakika program değişiklikleri, çakışan salon/ekipman tahsisleri, kontrolsüz tedarikçi harcamaları ve kayıt masası kuyruklarıdır. TOKU Organizasyon Yönetimi tüm paydaşları tek gerçek zamanlı akışta buluşturur.
Dijital Davet, LCV & QR Akreditasyon
Özel kayıt sayfaları, VIP/Protokol kontenjan yönetimi, kişiye özel QR biniş/giriş kartları ve yaka kartı basımı ile saniyeler içinde saha check-in işlemi yapar.
Akıllı Kaynak & Salon Alokasyonu
Toplantı salonları, simultane tercüme/AV ekipmanları, konaklama kontenjanları, transfer araçları ve görevli personelin çakışmasız tahsisini sağlar.
Bütçe, Sözleşme & ROI Kontrolü
Planlanan bütçe, tedarikçi teklifleri, gerçekleşen harcamalar, sponsorluk gelirleri ve kişi başı birim maliyeti anlık karşılaştırarak bütçe aşımını önler.
Ortak Çekirdek: Birim, Kurul, Protokol ve Doküman Yönetimiyle Entegre
TOKU kurumsal uygulama ailesinin ortak çekirdeği üzerinde çalışır; insan kaynakları, satınalma, finans ve kurumsal iletişim birimleriyle veri tekrarını ortadan kaldırır.
Protokol & Oturma Düzeni Motoru
- Devlet protokolü, yönetim kurulu ve VIP konuklar için kıdem bazlı otomatik masa ve koltuk yerleşim planı
- Refakatçi, diyet/hassasiyet ve özel karşılama notlarının saha ekibi ekranlarına anlık yansıması
Çok Kanallı İletişim & Bildirim
- Katılımcı segmentine göre kurumsal e-posta, SMS ve takvim (.ics) daveti gönderimi
- Salon veya saat değişikliğinde yalnızca ilgili oturum katılımcılarına anlık bildirim
Konaklama, Ulaşım & Lojistik
- Otel oda blokajları (rooming list), uçuş/transfer eşleştirmeleri ve karşılama masası çizelgeleri
- Konuşmacı sunum dosyalarının ve sahne teknik gereksinimlerinin merkezi toplanması
Kurul Kararları & Aksiyon Takibi
- Toplantı ve çalıştaylarda alınan kararların sorumlu kişilere ve termin tarihlerine bağlanması
- Organizasyon sonrası dijital katılım sertifikası ve memnuniyet anketi otomasyonu
Fiziksel, Hibrit ve Dijital Tüm Kurumsal Etkinlik Türleri İçin Tek Altyapı
20 kişilik yönetim kurulu strateji toplantısından 5.000 kişilik uluslararası kongre ve fuar organizasyonuna kadar ölçeklenir.
Kongre, Zirve & Seminer Yönetimi
Paralel salon oturumları, konuşmacı özgeçmişleri, bildiri/sunum yönetimi, sponsor stant alanları ve oturum bazlı QR yoklama takibi.
Yönetim Kurulu & İcra Toplantıları
Gizlilik dereceli gündem yönetimi, güvenli doküman paylaşımı, oylama/imza tutanakları ve alınan kararların icra takibi.
Bayi Toplantıları & Ürün Lansmanları
B2B ikili iş görüşmeleri (matchmaking) randevu takvimi, gala gecesi masa planı ve lansman sipariş/geri bildirim toplama.
Akademi & Kurumsal Eğitim Organizasyonları
Sınıf kapasiteleri, eğitmen takvimi, sınav/değerlendirme ve barkodlu sertifika doğrulama süreçleri.
Akıllı Kaynak Alokasyonu ve Maliyet / Bütçe Disiplini
Mekan, teknik prodüksiyon, ikram, konaklama ve ajans kalemlerini bütçe kodlarıyla yönetin.
Kaynak Alokasyon Matrisi
- İnsan kaynağı (%92), teknik ekipman (%88), mekan kapasitesi (%95) ve lojistik araçların saatlik doluluk ve verimlilik takibi
- Çakışan görev veya salon tahsislerinde otomatik erken uyarı
Çok Kalemli Bütçe & Tedarikçi Hakedişi
- Tahmini bütçe, revize bütçe ve fiili fatura/harcama tutarlarının kalem bazında karşılaştırılması
- Sponsorluk paketleri, kayıt gelirleri ve net organizasyon maliyeti konsolidasyonu
Gerçek Zamanlı Organizasyon Analitiği ve ROI Ölçümü
Organizasyon sırasında ve sonrasında üst yönetime veriye dayalı etki raporu sunun.
Canlı Check-In & Doluluk
Davetli sayısı, LCV onay oranı, fiili giriş yapan katılımcı (No-Show oranı) ve salon bazlı anlık yoğunluk grafikleri.
Kişi Başı Birim Maliyet
Toplam harcamanın fiili katılımcı sayısına ve kazanılan iş fırsatlarına (Lead/Pipeline) bölünmesiyle net ROI hesabı.
Oturum & Konuşmacı Puanlama
Katılımcıların mobil üzerinden verdiği anlık oylamalarla en çok ilgi gören konuların ve konuşmacıların analizi.
Kurumsal Hafıza Arşivi
Geçmiş yıllardaki organizasyon bütçeleri, tedarikçi performans puanları ve katılımcı geçmişinin sonraki etkinliklere baz oluşturması.
Platform Ekranlarından Örnekler
Organizasyon kontrol merkezi, kaynak alokasyonu ve bütçe analitik ekranları.
Sık Sorulan Sorular
Evet. TOKU uygulama ekosistemindeki Etkinlik Yönetimi, Turnuva Yönetimi, Eğitim Yönetim Sistemi ve TOKUVA ERP bütçe/satınalma modülleriyle aynı veri mimarisini paylaşır; katılımcı, tesis ve bütçe verilerini tekrar girmenize gerek kalmaz.
Hayır. Herhangi bir akıllı telefon, tablet veya standart el tipi barkod/QR okuyucu ile karşılama bankosunda saniyeler içinde giriş doğrulaması ve yaka kartı basımı yapılabilir.
Evet. Rol bazlı yetkilendirme sayesinde ulaşım acentesi yalnızca transfer listesini, karşılama ekibi yalnızca check-in ekranını, finans ekibi ise bütçe ve hakediş tablolarını görür.