Takvime Bağlı Tam Süreç Yönetimi
Akademik yıl başında onaylanan akademik takvim sisteme tanımlanır; tüm işlemler bu takvime göre otomatik olarak planlanır ve yürütülür.
Student Affairs Automation
Corporate automation that digitizes all student affairs operations on a single platform, from academic calendar to course registration, from exam management to diploma and transcript processes.
%100
Digital Student Process
Live
Note & Absence Tracking
Single Panel
Management & Reporting
Dijital Öğrenci İşleri için Yeni Standart
Öğrenci İşleri Otomasyonu; akademik takvim, birim ve program yapıları, ders–sınav yönetimi, diploma ve belge süreçleri ile tüm öğrenci işlerini uçtan uca dijitalleştirir. Üniversite, fakülte, enstitü ve MYO düzeyinde ölçeklenebilir bir yapı sunar.
Merkezi Öğrenci Veritabanı
YÖK sisteminden gelen verilerle başlayan süreç, kayıt yenileme, ders alma, not ve mezuniyet aşamalarına kadar kesintisiz bir veri akışı sağlar.
Çok Rollü Kullanım
Öğrenciler, akademisyenler, öğrenci işleri personeli ve üniversite yönetimi; kendi rollerine uygun panolarla sisteme erişir.
Raporlanabilir ve Denetlenebilir Yapı
Stratejik plan göstergeleri, kalite süreçleri ve yönetim kurulu raporları için detaylı ve izlenebilir veri üretir.
Akademik Takvim, Birim ve Fiziksel Yapı Yönetimi
Akademik takvimin onayı, birimlerin tanımlanması ve derslik–fiziksel yapıların oluşturulması, tüm öğrenci işleri süreçlerinin temelini oluşturur.
Akademik Takvim Yönetimi
- Akademik yıl ve dönemlerin tanımı (Güz/Bahar/Yaz okulu)
- Kayıt, ders alma, ekle–sil, sınav ve not giriş tarihleri
- Tüm süreçlerin takvimde belirtilen tarihlere bağlı yürütülmesi
Birim ve Program Yapısı
- Yeni açılan akademik ve idari birimlerin sisteme eklenmesi
- Fakülte, bölüm, program, enstitü, MYO hiyerarşisinin oluşturulması
- Reporting with unit-based classroom and physical structure definitions
Müfredat ve Ders Yapısı
- Program temsilcilerinin müfredat oluşturma ve güncelleme süreçleri
- Ders açma, ders planı ve ders programı hazırlama desteği
- Ders–program–öğretim üyesi ilişkilerinin kontrol edilmesi ve raporlanması
Ders Alma, Sınav ve Değerlendirme Süreçleri
Every step, from course taking periods to exam weeks, is managed with a system-controlled and reportable flow.
-
1. Student Registration and Consultancy
Transfer of students who have accepted the university from the YÖK system to the Ubys structure; Automatic updating of the consulting relationship every period.
-
2. Course Taking and Add&Delete Weeks
Automatic control of students' course taking processes by the system according to prerequisites, credits and program rules. and instant reporting.
-
3. Exam Definition and Assignment of Invigilators
Sınav takviminin oluşturulması, sınav salonlarının planlanması, gözetmen atamaları ve sınıf/derslik bazlı öğrenci yerleştirmeleri.
-
4. Grade Entry and Control
Akademisyenlerin not giriş ekranları; eksik not girişlerinin tespiti, uyarılması ve ilgili birimlere raporlanması.
-
5. Repetition, Completion and Objection Processes
Sınav tekrarları, bütünleme süreçleri ve not itirazlarının sistem üzerinden yönetilmesi; tüm sürecin kayıt altına alınması.
Öğrenci Modülü: Kişisel Akademik Kokpit
Students follow their entire academic journey on a single panel: courses, grades, absences, documents and exam processes become transparent.
Not ve Devamsızlık Takibi
Öğrenciler; ders bazlı notlarını, dönem ortalamalarını, devamsızlık durumlarını ve başarı trendlerini anlık görebilir.
Ders Programı ve Sınavlar
Weekly course schedule, exam location and times; It is presented with a calendar view in the student panel.
Anketler ve Geri Bildirim
Ders ve program bazlı anketlere katılım; kalite süreçlerinde öğrenci sesini sistematik hale getirir.
Belge Başvuruları
Öğrenci belgesi, transkript, askerlik belgesi vb. talepler; çevrim içi başvuru ve takip ekranları ile yönetilir.
Akademisyen Modülü: Ders ve Öğrenci Yönetimi
Akademisyenler için ders, sınav, not ve devamsızlık süreçlerini sadeleştiren; aynı zamanda danışmanlık ve raporlama yetenekleri sunan bir yapı.
- Verilen derslerin listesi, sınıf listeleri ve yoklama/katılım ekranları
- Vize, final, bütünleme ve ek sınav not giriş ekranları
- Not giriş hataları ve eksik girişlere yönelik uyarı mekanizmaları
- List of students advised and academic status summaries
- Ders alma onayı, özel durumlar ve danışman notları için alanlar
- Mezuniyet eşiğine yaklaşan öğrencilerin takibi
- Ders bazlı başarı dağılımları, sınıf ortalamaları ve istatistiksel özetler
- Program çıktıları ve öğrenme hedefleri ile ilişkilendirilebilen raporlar
Reporting, Documents and Board of Directors Processes
Yönetim kurulu kararlarından diploma basımına, transkript ve resmi belgelere kadar tüm çıktı süreçleri denetlenebilir hale gelir.
Yönetim Kurulu & Kararlar
- Yönetim kurulu kararlarının sisteme ekleme–silme–güncelleme süreçleri
- Kararların program, öğrenci veya ders bazlı ilişkilendirilmesi
- Denetlenebilir karar arşivi ve raporlamalar
Diploma ve Mezuniyet İşlemleri
- Follow-up of individual and unit-based diploma processes
- Instant implementation of regulations and error-free reporting
- Checking graduation status, missing courses and special circumstances;
Official Document Management
- Transcript, student certificate, military service certificate, etc. production of reports
- Introducing new document types into the system and template management
- Traceability of document request and delivery processes
Integration, Security and Continuity
Student Affairs Automation; It provides an uninterrupted and secure structure by working integrated with other TOKU modules and external systems.
External System Integrations
Data exchange with YÖK, authentication systems and other corporate systems; regular backup and recovery plans against data loss.
Compatibility with the TOKU Ecosystem
Öğrenci İşleri; Eğitim Yönetim Sistemi, Mezun Bilgi Sistemi, Etkinlik Yönetimi ve Sürekli Eğitim Merkezi modülleriyle entegre çalışır.
Kesintisiz Sistem ve Güvenlik
Sistemin kesintisiz ve sorunsuz çalışması için izleme, loglama ve alarm mekanizmaları; erişim ve yetkilendirme güvenliği.
Galeri
Öğrenci, akademisyen ve öğrenci işleri panellerinden; ders programı, sınav takvimi, not giriş ve rapor ekranlarından örnekler.
Sık Sorulan Sorular
Öncelikli olarak üniversite yapısına uygun geliştirilmiştir; ancak fakülte, enstitü, meslek yüksekokulu ve benzeri yapılara sahip tüm kurumlarda kullanılabilecek esnek bir mimariye sahiptir.
Not görüntüleme, ders alma, devamsızlık takibi, anketlere katılım, belge başvurusu, ders programı ve sınav takvimi görüntüleme gibi birçok işlem öğrenci panelinden yapılabilir.
Kayıt ve ders alma istatistikleri, başarı oranları, mezuniyet verileri, ders bazlı ve program bazlı performans raporları, stratejik plan ve kalite süreçleri için gerekli özet ve detay raporlar üretilebilir.