Skip to content

Event Management System

All your events such as summits, congresses, seminars, exhibitions, festivals and graduations; Manage it on a single platform with program calendar, speakers, registration, archive and reports.

Single Panel
All Events
%100
Digital Streaming
Live
Registration & Analysis
4

Etkinlik Yönetim Modülüne Genel Bakış

Etkinlik Yönetim Modülü, kurum içi ve dışı tüm etkinliklerinizi dijital bir platform üzerinden planlamanızı, duyurmanızı, kayıt almanızı ve sonuçlarını arşivlemenizi sağlar. Zirve, kongre, seminer, sergi, organizasyon, çalıştay, bahar şenlikleri, tıp kongreleri ve mezuniyet törenleri gibi çok farklı formatları tek sistemden yönetebilirsiniz.

Uçtan Uca Dijital Süreç

It allows you to manage the entire process from the event idea to the program draft, from the registration process to archive and reporting from a single panel.

Kurumsal Takvim ve Duyurular

Tüm etkinlikler, kurumsal takvim üzerinde listelenir; hedef kitleleriniz detaylara tek tıkla ulaşır, duyurular tutarlı ve güncel kalır.

Güçlü Kayıt & Katılımcı Yönetimi

Çevrim içi kayıt, davetiye, katılım onayı, yaka kartı üretimi ve katılımcı listeleri tek bir yapıda toplanır.

Arşiv ve Hafıza Yönetimi

Broşür, katalog, davetiye, kitap ve geçmiş programlar sisteme yüklenerek, etkinlik serileriniz (1., 2., …, 20.) kurumsal hafızaya dönüşür.

Etkinlik Türleri ve Kapsam

Akademik, kültürel, sportif ve kurumsal tüm etkinlik formatlarını aynı çatı altında yönetmek için tasarlandı.

Zirve, Kongre, Konferans

  • Çok oturumlu yapılar, paralel salonlar ve çok günlü programlar
  • Bildiriler, paneller, poster sunumları ve özel oturumlar

Seminer, Çalıştay, Workshop

  • Küçük ve orta ölçekli etkinlikler için hızlı kurulum
  • Katılımcı limitleri, kayıt koşulları ve çalışma grubu yönetimi

Sergi, Fuar, Lansman

  • Stand tahsisi, salon/alan planlaması ve lojistik bilgiler
  • Kurumsal sponsorluklar, alan kullanım planları ve ziyaretçi akışı

Bahar Şenliği & Mezuniyet

  • Bahar şenlikleri, konserler, kampüs etkinlikleri
  • Mezuniyet törenleri, protokol listeleri ve sahne akışı yönetimi

Program, Session and Speaker Management

Tarih, saat, salon, oturum ve konuşmacı detaylarını uçtan uca planlayan detaylı bir program motoru içerir.

  1. 1. Etkinlik Ana Kurgusu

    Etkinlik adı, temasının belirlenmesi, tarih aralığı, hedef kitle ve genel amaçların tanımlanması.

  2. 2. Salon ve Zaman Planlaması

    Salon/oturum odası tanımları, maksimum kapasite ve teknik gereksinimlerin girilmesi.

  3. 3. Oturum & Konuşmacı Ekleme

    Oturum başlıkları, konuşmacılar, panalistler ve moderatörlerin atanması; saat ve sürelerin netleştirilmesi.

  4. 4. Program Takvimi Oluşturma

    Gün/gün, salon/salon ayrıntılı programın otomatik veya yarı otomatik oluşturulması; baskı ve web versiyonlarının üretilmesi.

  5. 5. Son Dakika Değişiklikleri

    Oturum, konuşmacı veya salon değişikliklerinin takvim ve katılımcı kayıt ekranlarına gerçek zamanlı yansıtılması.

Kayıt, Katılımcı ve Davetiye Yönetimi

Tüm etkinlikler için çevrim içi kayıt alır, katılımcıları segmente eder ve davetiye süreçlerini otomatik hale getirir.

  • Etkinliklere göre özelleştirilebilir kayıt formları
  • Participation type (student, academician, guest, sponsor, etc.) fields
  • Onay kutuları (aydınlatma metni, KVKK, fotoğraf/video izni vb.)
  • Email invitations and digital invitation links
  • Onay/Reddet butonları ile katılım durumunun net takibi
  • Name badge, participation list, session-based participant lists
  • Post-event satisfaction and session-based evaluation surveys
  • Speaker, content, organization and venue evaluation areas
  • Anket sonuçlarını raporlar ve etkinlik serileriyle ilişkilendirme

Etkinlik Arşivi, Broşür ve Yayın Yönetimi

Her etkinliğin tüm çıktıları tek bir arşivde toplanır; gelecekteki organizasyonlar için güçlü bir kurumsal hafıza oluşturur.

Broşür, Davetiye, Katalog

Etkinlik broşürleri, davetiyeler, program kitapçıkları ve kataloglar PDF olarak sisteme yüklenir; geçmiş etkinlik sayfasında erişilebilir hale gelir.

Tekrarlayan Etkinlik Serileri

“1. Ulusal Kongre”, “2. Ulusal Kongre” … “20. Ulusal Kongre” gibi seri etkinlikler; aynı ağaç altında versiyonlanarak arşivlenir.

Sunumlar ve Bildiriler

Oturumlara ait sunumlar, bildiriler ve kitap bölümleri ilgili oturumlara bağlanır; yetkiye göre katılımcılarla paylaşılabilir.

Fotoğraf & Video Galerisi

Etkinlik fotoğrafları ve videoları için albüm yapısı; yıl, etkinlik, lokasyon bazlı filtrelenebilir galeri ekranları.

Analitik, Raporlama ve Stratejik Bakış

Etkinliklerinize ilişkin katılımcı, dağılım, geri bildirim ve etki analizlerini tek yerden görebileceğiniz panolar sunar.

Katılımcı Profili

  • Katılımcı sayısı, rol dağılımı (öğrenci, akademisyen, sektör temsilcisi vb.)
  • Şehir, ülke, kurum bazlı katılım istatistikleri

Etkinlik Performansı

  • Kayıt–katılım oranları, salon doluluk oranları
  • Most popular sessions, speakers and themes

Geri Bildirim Analizi

  • Anket sonuçları, memnuniyet skorları, NPS gibi metrikler
  • Sonraki etkinlikler için öneri ve aksiyon listeleri

Seri Etkinlik Karşılaştırmaları

  • “1. – 5. – 10. Kongre” gibi seriler arasında katılım ve etki karşılaştırmaları
  • Zaman içindeki trendler ve büyüme grafikleri

TOKU Ekosistemi ile Entegrasyon

Etkinlik Yönetim Sistemi, TOKU platformundaki diğer modüllerle doğal olarak entegre çalışarak uçtan uca bir deneyim sunar.

Web Siteleri Topluluğu Yönetimi

Etkinlikler, çoklu web sitelerine (fakülte, bölüm, merkez, kulüp vb.) otomatik olarak dağıtılır; takvimler ve kayıt linkleri senkronize edilir.

Öğrenci İşleri & Mezun Bilgi Sistemi

Öğrenci ve mezunlara özel etkinlikler; öğrenci işleri ve mezun bilgi sistemleri ile entegre çalışarak hedefli davet listeleri oluşturur.

Sürekli Eğitim & Eğitim Yönetimi

Eğitim ve kurs temelli etkinlikler, Educatum360 ve Kursiyer Sistemi ile birlikte çalışarak sınav, sertifika ve devam süreçlerini kapsar.

Turnuva ve Spor Organizasyonları

Sports organizations are integrated with the Tournament Management System to view fixtures and results. and ensures that award ceremonies are managed under the same event roof.

Galeri

Etkinlik takvimi, program sayfaları, kayıt formları ve rapor panolarından örnek ekran görüntüleri.

3 sonoturumlar etkinlik ogr3

Sık Sorulan Sorular

Evet. Zirve, kongre, seminer, sergi, bahar şenliği, mezuniyet ve tıp kongreleri gibi çok farklı formatlar; aynı çekirdek yapı üzerinde farklı şablon ve akışlarla yönetilebilir.

Etkinlik detay sayfasından ilgili PDF, katalog, kitap ve broşürleri dosya olarak sisteme yüklersiniz. Bu dosyalar hem etkinlik arşivinde hem de ilgili yıl/seri altında listelenir.

Hayır. Bir etkinliği “seri” olarak tanımlayıp, bir sonraki yıl için kopyalayabilir; sadece tarih, oturum ve konuşmacı değişikliklerini yaparak dakikalar içinde yeni etkinlik versiyonunu oluşturabilirsiniz.