Vollständiger Prozess basierend auf Zeitplanmanagement
Der zu Beginn des akademischen Jahres genehmigte akademische Kalender ist im System definiert; Alle Vorgänge werden automatisch nach diesem Kalender geplant und ausgeführt.
Automatisierung studentischer Angelegenheiten
Akademik takvimden ders kaydına, sınav yönetiminden diploma ve transkript süreçlerine kadar tüm öğrenci işleri operasyonunu tek platformda dijitalleştiren kurumsal otomasyon.
%100
Dijital Öğrenci Süreci
Live
Not & Devamsızlık Takibi
Tek Panel
Yönetim & Raporlama
Der neue Standard für digitale Studierendenangelegenheiten
Automatisierung studentischer Angelegenheiten; Es digitalisiert alle studentischen Angelegenheiten durchgängig, einschließlich des akademischen Kalenders, der Einheiten- und Programmstrukturen, der Kurs- und Prüfungsverwaltung sowie der Diplom- und Dokumentenprozesse. üUniversität, Fakultät, Institutü und bietet eine skalierbare Struktur auf Berufsschulebene.
Zentrale Studierendendatenbank
Der Prozess, der mit den Daten aus dem YÖK-System beginnt, sorgt für einen ununterbrochenen Datenfluss von der Erneuerung der Registrierung, der Kursteilnahme, den Noten und den Abschlussphasen.
Mehrfachnutzung
Studierende, Lehrkräfte, Mitarbeiter für studentische Angelegenheiten und Universitätsverwaltung; Sie greifen über Dashboards entsprechend ihrer Rolle auf das System zu.
Berichtsfähige und überprüfbare Struktur
Es erzeugt detaillierte und nachvollziehbare Daten für strategische Planindikatoren, Qualitätsprozesse und Vorstandsberichte.
Akademischer Kalender, Einheiten- und physisches Strukturmanagement
Die Genehmigung des akademischen Kalenders, die Festlegung von Einheiten und die Schaffung von Klassenzimmern und physischen Strukturen bilden die Grundlage aller studentischen Angelegenheiten.
Akademisches Kalendermanagement
- Akademik yıl ve dönemlerin tanımı (Güz/Bahar/Yaz okulu)
- Kayıt, ders alma, ekle–sil, sınav ve not giriş tarihleri
- Durchführung aller Prozesse gemäß den im Kalender angegebenen Terminen
Einheits- und Programmstruktur
- Yeni açılan akademik ve idari birimlerin sisteme eklenmesi
- Fakülte, bölüm, program, enstitü, MYO hiyerarşisinin oluşturulması
- Birim tabanlı derslik ve fiziki yapı tanımları ile raporlama
Müfredat ve Ders Yapısı
- Program temsilcilerinin müfredat oluşturma ve güncelleme süreçleri
- Ders açma, ders planı ve ders programı hazırlama desteği
- Ders–program–öğretim üyesi ilişkilerinin kontrol edilmesi ve raporlanması
Ders Alma, Sınav ve Değerlendirme Süreçleri
Ders alma dönemlerinden sınav haftalarına kadar her adım, sistem tarafından kontrol edilen ve raporlanabilen bir akışla yönetilir.
-
1. Öğrenci Kayıt ve Danışmanlık
Üniversiteyi kazanan öğrencilerin YÖK sisteminden Ubys yapısına aktarılması; her dönem danışmanlık ilişkisinin otomatik güncellenmesi.
-
2. Ders Alma ve Ekle–Sil Haftaları
Öğrencilerin ders alma işlemlerinin sistem tarafından önkoşul, krediler ve program kurallarına göre otomatik kontrolü ve anlık raporlanması.
-
3. Sınav Tanımlama ve Gözetmen Atama
Sınav takviminin oluşturulması, sınav salonlarının planlanması, gözetmen atamaları ve sınıf/derslik bazlı öğrenci yerleştirmeleri.
-
4. Not Girişi ve Kontrol
Akademisyenlerin not giriş ekranları; eksik not girişlerinin tespiti, uyarılması ve ilgili birimlere raporlanması.
-
5. Tekrar, Bütünleme ve İtiraz Süreçleri
Sınav tekrarları, bütünleme süreçleri ve not itirazlarının sistem üzerinden yönetilmesi; tüm sürecin kayıt altına alınması.
Öğrenci Modülü: Kişisel Akademik Kokpit
Öğrenciler, tüm akademik yolculuklarını tek panel üzerinden takip eder: ders, not, devamsızlık, belge ve sınav süreçleri şeffaf hale gelir.
Not ve Devamsızlık Takibi
Öğrenciler; ders bazlı notlarını, dönem ortalamalarını, devamsızlık durumlarını ve başarı trendlerini anlık görebilir.
Ders Programı ve Sınavlar
Haftalık ders programı, sınav yeri ve zamanları; öğrenci panelinde takvim görünümüyle sunulur.
Anketler ve Geri Bildirim
Ders ve program bazlı anketlere katılım; kalite süreçlerinde öğrenci sesini sistematik hale getirir.
Belge Başvuruları
Öğrenci belgesi, transkript, askerlik belgesi vb. talepler; çevrim içi başvuru ve takip ekranları ile yönetilir.
Akademisyen Modülü: Ders ve Öğrenci Yönetimi
Akademisyenler için ders, sınav, not ve devamsızlık süreçlerini sadeleştiren; aynı zamanda danışmanlık ve raporlama yetenekleri sunan bir yapı.
- Verilen derslerin listesi, sınıf listeleri ve yoklama/katılım ekranları
- Vize, final, bütünleme ve ek sınav not giriş ekranları
- Not giriş hataları ve eksik girişlere yönelik uyarı mekanizmaları
- Danışmanlık verilen öğrencilerin listesi ve akademik durum özetleri
- Ders alma onayı, özel durumlar ve danışman notları için alanlar
- Mezuniyet eşiğine yaklaşan öğrencilerin takibi
- Ders bazlı başarı dağılımları, sınıf ortalamaları ve istatistiksel özetler
- Program çıktıları ve öğrenme hedefleri ile ilişkilendirilebilen raporlar
Raporlama, Belgeler ve Yönetim Kurulu Süreçleri
Yönetim kurulu kararlarından diploma basımına, transkript ve resmi belgelere kadar tüm çıktı süreçleri denetlenebilir hale gelir.
Yönetim Kurulu & Kararlar
- Yönetim kurulu kararlarının sisteme ekleme–silme–güncelleme süreçleri
- Kararların program, öğrenci veya ders bazlı ilişkilendirilmesi
- Denetlenebilir karar arşivi ve raporlamalar
Diploma ve Mezuniyet İşlemleri
- Bireysel ve birim tabanlı diploma süreçlerinin takibi
- Sofortige Umsetzung von Vorschriften und fehlerfreies Reporting
- Mezuniyet statüsü, eksik dersler ve özel durumların kontrolü
Offizielle Dokumentenverwaltung
- Zeugnis, Studienzeugnis, Wehrdienstzeugnis etc. Erstellung von Berichten
- Einführung neuer Dokumenttypen in das System und Vorlagenverwaltung
- Nachverfolgbarkeit von Dokumentenanforderungs- und Lieferprozessen
Integration, Sicherheit und Kontinuität
Automatisierung studentischer Angelegenheiten; Durch die Integration mit anderen TOKU-Modulen und externen Systemen bietet es eine unterbrechungsfreie und sichere Struktur.
Externe Systemintegrationen
Datenaustausch mit YÖK, Authentifizierungssystemen und anderen Unternehmenssystemen; regelmäßige Backup- und Wiederherstellungspläne gegen Datenverlust.
Kompatibilität mit dem TOKU-Ökosystem
Studentenangelegenheiten; Es arbeitet integriert mit den Modulen Education Management System, Alumni Information System, Event Management und Continuing Education Center.
Ununterbrochenes System und Sicherheit
Überwachungs-, Protokollierungs- und Alarmmechanismen für einen unterbrechungsfreien und störungsfreien Betrieb des Systems; Zugriffs- und Berechtigungssicherheit.
Galerie
Von Studenten-, Akademiker- und Studentenangelegenheitsgremien; Beispiele für Kursplan, Prüfungskalender, Noteneingabe und Berichtsbildschirme.
Sık Sorulan Sorular
Öncelikli olarak üniversite yapısına uygun geliştirilmiştir; ancak fakülte, enstitü, meslek yüksekokulu ve benzeri yapılara sahip tüm kurumlarda kullanılabilecek esnek bir mimariye sahiptir.
Not görüntüleme, ders alma, devamsızlık takibi, anketlere katılım, belge başvurusu, ders programı ve sınav takvimi görüntüleme gibi birçok işlem öğrenci panelinden yapılabilir.
Kayıt ve ders alma istatistikleri, başarı oranları, mezuniyet verileri, ders bazlı ve program bazlı performans raporları, stratejik plan ve kalite süreçleri için gerekli özet ve detay raporlar üretilebilir.