Etkinlik Yönetim Sistemi
Zirve, kongre, seminer, sergi, şenlik ve mezuniyet gibi tüm etkinliklerinizi; program takvimi, konuşmacılar, kayıt, arşiv ve raporlarla birlikte tek platformda yönetin.
Etkinlik Yönetim Modülüne Genel Bakış
Etkinlik Yönetim Modülü, kurum içi ve dışı tüm etkinliklerinizi dijital bir platform üzerinden planlamanızı, duyurmanızı, kayıt almanızı ve sonuçlarını arşivlemenizi sağlar. Zirve, kongre, seminer, sergi, organizasyon, çalıştay, bahar şenlikleri, tıp kongreleri ve mezuniyet törenleri gibi çok farklı formatları tek sistemden yönetebilirsiniz.
Uçtan Uca Dijital Süreç
Etkinlik fikrinden program taslağına, kayıt sürecinden arşiv ve raporlamaya kadar tüm süreci tek panelden yönetmenizi sağlar.
Kurumsal Takvim ve Duyurular
Tüm etkinlikler, kurumsal takvim üzerinde listelenir; hedef kitleleriniz detaylara tek tıkla ulaşır, duyurular tutarlı ve güncel kalır.
Güçlü Kayıt & Katılımcı Yönetimi
Çevrim içi kayıt, davetiye, katılım onayı, yaka kartı üretimi ve katılımcı listeleri tek bir yapıda toplanır.
Arşiv ve Hafıza Yönetimi
Broşür, katalog, davetiye, kitap ve geçmiş programlar sisteme yüklenerek, etkinlik serileriniz (1., 2., …, 20.) kurumsal hafızaya dönüşür.
Etkinlik Türleri ve Kapsam
Akademik, kültürel, sportif ve kurumsal tüm etkinlik formatlarını aynı çatı altında yönetmek için tasarlandı.
Zirve, Kongre, Konferans
- Çok oturumlu yapılar, paralel salonlar ve çok günlü programlar
- Bildiriler, paneller, poster sunumları ve özel oturumlar
Seminer, Çalıştay, Workshop
- Küçük ve orta ölçekli etkinlikler için hızlı kurulum
- Katılımcı limitleri, kayıt koşulları ve çalışma grubu yönetimi
Sergi, Fuar, Lansman
- Stand tahsisi, salon/alan planlaması ve lojistik bilgiler
- Kurumsal sponsorluklar, alan kullanım planları ve ziyaretçi akışı
Bahar Şenliği & Mezuniyet
- Bahar şenlikleri, konserler, kampüs etkinlikleri
- Mezuniyet törenleri, protokol listeleri ve sahne akışı yönetimi
Program, Oturum ve Konuşmacı Yönetimi
Tarih, saat, salon, oturum ve konuşmacı detaylarını uçtan uca planlayan detaylı bir program motoru içerir.
-
1. Etkinlik Ana Kurgusu
Etkinlik adı, temasının belirlenmesi, tarih aralığı, hedef kitle ve genel amaçların tanımlanması.
-
2. Salon ve Zaman Planlaması
Salon/oturum odası tanımları, maksimum kapasite ve teknik gereksinimlerin girilmesi.
-
3. Oturum & Konuşmacı Ekleme
Oturum başlıkları, konuşmacılar, panalistler ve moderatörlerin atanması; saat ve sürelerin netleştirilmesi.
-
4. Program Takvimi Oluşturma
Gün/gün, salon/salon ayrıntılı programın otomatik veya yarı otomatik oluşturulması; baskı ve web versiyonlarının üretilmesi.
-
5. Son Dakika Değişiklikleri
Oturum, konuşmacı veya salon değişikliklerinin takvim ve katılımcı kayıt ekranlarına gerçek zamanlı yansıtılması.
Kayıt, Katılımcı ve Davetiye Yönetimi
Tüm etkinlikler için çevrim içi kayıt alır, katılımcıları segmente eder ve davetiye süreçlerini otomatik hale getirir.
- Etkinliklere göre özelleştirilebilir kayıt formları
- Katılım türü (öğrenci, akademisyen, davetli, sponsor vb.) alanları
- Onay kutuları (aydınlatma metni, KVKK, fotoğraf/video izni vb.)
- E-posta davetiyeleri ve dijital davetiye linkleri
- Onay/Reddet butonları ile katılım durumunun net takibi
- Yaka kartı, katılım listesi, oturum bazlı katılımcı listeleri
- Etkinlik sonrası memnuniyet ve oturum bazlı değerlendirme anketleri
- Konuşmacı, içerik, organizasyon ve mekan değerlendirme alanları
- Anket sonuçlarını raporlar ve etkinlik serileriyle ilişkilendirme
Etkinlik Arşivi, Broşür ve Yayın Yönetimi
Her etkinliğin tüm çıktıları tek bir arşivde toplanır; gelecekteki organizasyonlar için güçlü bir kurumsal hafıza oluşturur.
Broşür, Davetiye, Katalog
Etkinlik broşürleri, davetiyeler, program kitapçıkları ve kataloglar PDF olarak sisteme yüklenir; geçmiş etkinlik sayfasında erişilebilir hale gelir.
Tekrarlayan Etkinlik Serileri
“1. Ulusal Kongre”, “2. Ulusal Kongre” … “20. Ulusal Kongre” gibi seri etkinlikler; aynı ağaç altında versiyonlanarak arşivlenir.
Sunumlar ve Bildiriler
Oturumlara ait sunumlar, bildiriler ve kitap bölümleri ilgili oturumlara bağlanır; yetkiye göre katılımcılarla paylaşılabilir.
Fotoğraf & Video Galerisi
Etkinlik fotoğrafları ve videoları için albüm yapısı; yıl, etkinlik, lokasyon bazlı filtrelenebilir galeri ekranları.
Analitik, Raporlama ve Stratejik Bakış
Etkinliklerinize ilişkin katılımcı, dağılım, geri bildirim ve etki analizlerini tek yerden görebileceğiniz panolar sunar.
Katılımcı Profili
- Katılımcı sayısı, rol dağılımı (öğrenci, akademisyen, sektör temsilcisi vb.)
- Şehir, ülke, kurum bazlı katılım istatistikleri
Etkinlik Performansı
- Kayıt–katılım oranları, salon doluluk oranları
- En çok ilgi gören oturumlar, konuşmacılar ve temalar
Geri Bildirim Analizi
- Anket sonuçları, memnuniyet skorları, NPS gibi metrikler
- Sonraki etkinlikler için öneri ve aksiyon listeleri
Seri Etkinlik Karşılaştırmaları
- “1. – 5. – 10. Kongre” gibi seriler arasında katılım ve etki karşılaştırmaları
- Zaman içindeki trendler ve büyüme grafikleri
TOKU Ekosistemi ile Entegrasyon
Etkinlik Yönetim Sistemi, TOKU platformundaki diğer modüllerle doğal olarak entegre çalışarak uçtan uca bir deneyim sunar.
Web Siteleri Topluluğu Yönetimi
Etkinlikler, çoklu web sitelerine (fakülte, bölüm, merkez, kulüp vb.) otomatik olarak dağıtılır; takvimler ve kayıt linkleri senkronize edilir.
Öğrenci İşleri & Mezun Bilgi Sistemi
Öğrenci ve mezunlara özel etkinlikler; öğrenci işleri ve mezun bilgi sistemleri ile entegre çalışarak hedefli davet listeleri oluşturur.
Sürekli Eğitim & Eğitim Yönetimi
Eğitim ve kurs temelli etkinlikler, Educatum360 ve Kursiyer Sistemi ile birlikte çalışarak sınav, sertifika ve devam süreçlerini kapsar.
Turnuva ve Spor Organizasyonları
Spor organizasyonları, Turnuva Yönetim Sistemi ile entegre edilerek fikstür, sonuç ve ödül törenlerinin aynı etkinlik çatısı altında yönetilmesini sağlar.
Galeri
Etkinlik takvimi, program sayfaları, kayıt formları ve rapor panolarından örnek ekran görüntüleri.
Sık Sorulan Sorular
Evet. Zirve, kongre, seminer, sergi, bahar şenliği, mezuniyet ve tıp kongreleri gibi çok farklı formatlar; aynı çekirdek yapı üzerinde farklı şablon ve akışlarla yönetilebilir.
Etkinlik detay sayfasından ilgili PDF, katalog, kitap ve broşürleri dosya olarak sisteme yüklersiniz. Bu dosyalar hem etkinlik arşivinde hem de ilgili yıl/seri altında listelenir.
Hayır. Bir etkinliği “seri” olarak tanımlayıp, bir sonraki yıl için kopyalayabilir; sadece tarih, oturum ve konuşmacı değişikliklerini yaparak dakikalar içinde yeni etkinlik versiyonunu oluşturabilirsiniz.